Kişisel Verilerin Korunması

ENKO TEKNOLOJİ A.Ş.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

1. TANIMLAR

2. AMAÇ

Bu politikanın amacı Enko’nun mevcut müşterileri, potansiyel müşterileri, iş ortakları, pay sahipleri, şirket yöneticileri, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, çalışan ve çalışan adayları, işbirliği içinde bulunulan kurum çalışanları ve yetkilileri ile ilgili üçüncü kişilere ait kişisel verilerin işlenmesini ve korunmasını sağlamak için izlenecek yöntem ve ilkeleri düzenlemektir.

3. KAPSAM

Bu politika, Şirket tarafından yönetilen, tüm kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır.

Bu politika; ortaklarımızın, yetkililerimizin, müşterilerimizin çalışanlarının, ortaklarının, yetkililerinin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının, hissedarlarının, yetkililerinin ve üçüncü kişilerin işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

4. POLİTİKANIN UYGULANMASI

Bu Politika, Şirket uygulamalarının ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kurallara göre düzenlenmesinden oluşturulmuştur. Mevzuat hükümleri ile Politika hükümleri arasında çelişki bulunması halinde, güncel mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

Veri sorumlusu sıfatıyla Şirketimiz;

a) Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
b) Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
c) Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak,

amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ PRENSİPLERİ

Şirketimiz süreçlerinde kullanılan veriler yasada öngörüldüğü şekilde kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veri olarak sınıflandırılmaktadır, aşağıdaki prensiplere göre işlenmekte, güvenli bir şekilde muhafaza edilmekte ve üçüncü taraflara aktarılmaktadır.

5.1 Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma

Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Enko, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamaktadır.

5.2 Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma

Şirketimiz kişisel verileri, tam ve doğru bir şekilde muhafaza etmekte ve gerektiğinde güncellenmektedir. Şirket, kişisel verilerin doğru veya güncel olmaması halinde söz konusu verilerin düzeltilmesi, değiştirilmesi, güncellenmesi veya silinmesini tespit etmek amacıyla gerekli düzenlemeleri yapmaktadır.

5.3 Belirlilik ve Şeffaflık

Şirket, kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlarla işler ve ilgili kişiye şeffaf kıldığı veri toplama ve işleme amaçları haricinde, başkaca amaçlarla veri işlememektedir. Amacın meşru olması, Şirket’in işlediği verilerin, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelmektedir.

5.4 İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirket tarafından işlenen kişisel veriler, yalnızca belirtilen amaç ile tutarlı olacak şekilde ve bu bağlamda makul bir sınırlama yapılarak işlenmektedir. İleride söz konusu olabilecek olası veri işleme amaçları için kişisel veri toplanmayacağı gibi, kişisel verilerin elde edilme amacına uygun olmayan hiçbir şekilde bu veriler kullanılmamakta, işlenmemekte ve aktarılmamaktadır.

“En az” veri ilkesi uyarınca kişisel veriler, elde edilme amacıyla sınırlı ve ölçülü tutulmakta olup, bu amaç kapsamında gereksinim olmayan veriler tutulmamaktadır.

5.5 Sınırlı Süre

Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren esas amacın ortadan kalkması ve artık bu verilere ihtiyaç duyulmaması hâlinde söz konusu kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Kanunlarda verilerin tutulmasına ilişkin sürelerin öngörülmesi hâlinde ise bu veriler, ilgili mevzuatta öngörülen sürelere uygun olacak şekilde muhafaza edilmekte; mevzuatta öngörülen sürenin dolmasından sonra ise bu veriler Şirketimiz tarafından işbu Politika’nın 10. Maddesine uygun olarak, belirli aralıklarla kontrol edilerek, verilerin saklandığı sistemlerden/cihazlardan veya fiziksel olarak bulunduğu ortamlardan silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

5.6 İlgilinin Onayı

Şirketimiz kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili olarak veri sahibini tam ve gereği gibi bilgilendirmekte/aydınlatmaktadır. Gereken durumlarda, veri sahibinin söz konusu işleme ile ilgili olarak onayını almakta, vermiş olduğu onayı dilediğinde geri çekme veya verileri ile ilgili talepte bulunma seçeneği sunmaktadır. Şirketimiz, ilgili veri sahibi kişi onayını geri aldıktan sonra, ilgili kişiye ait kişisel verileri işbu Politika’ da belirtilen diğer prensipler dâhilinde ele almaktadır.

6. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
• Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
  • Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
  • Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

7. KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME AMAÇLARI

Şirketimiz, KVKK’nın 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında ilgili kişileri aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişilerin KVKK madde 11 kapsamında sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır.

Şirketimiz, KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu amaçlar ve koşullar;

• Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin şirketimizin ilgili faaliyette bulunmasının Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
• Kişisel verilerinizin işlenmesinin Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verilerinizin sizler tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; sizlerin alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Enko tarafından işlenmesi,
• Kişisel verilerinizin Enko tarafından işlenmesinin Şirketimizin veya sizlerin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
• Enko tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da kişisel veri sahibinin fiili veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması.

Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVKK kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak Şirket tarafından açık rızanız talep edilecektir.

8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

8.1 Yurtiçinde Kişisel Verilerin Aktarımı

Şirketimiz, kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK’da öngörülen ve KVK Kurulu tarafından alınan karar ve ilgili düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmek sorumluluğu altındadır.

Şirket tarafından ilgililere ait kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan başka gerçek kişilere veya tüzel kişilere aktarılamaz. Şu kadar ki, KVKK ve diğer Kanunların zorunlu kıldığı durumlarda ilgilinin açık rızası olmadan da veriler mevzuatta öngörülen şekilde ve sınırlarla bağlı olarak yetkili kılınan idari veya adli kurum veya kuruluşa aktarılabilir. Ayrıca, Kanunun 5. ve 6. maddelerinde öngörülen durumlarda ilgilinin rızası olmaksızın da aktarım mümkündür. Şirket, kişisel verileri Kanunda ve ilgili diğer mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak ve mevzuatta belirtilen tüm güvenlik önlemlerini alarak şayet veri sahibi kişi ile imzalı mevcut bir sözleşme var ise, söz konusu sözleşmede ve Kanun veya ilgili diğer mevzuatta aksi düzenlenmediği sürece Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere aktarabilir.

8.2 Yurtdışına Kişisel Verilerin Aktarımı

Şirket, kişisel verileri Türkiye’de üçüncü kişilere aktarabileceği gibi, Türkiye’de işlenerek veya Türkiye dışında işlenip muhafaza edilmek üzere, dış kaynak kullanımı dâhil yukarıda da yer verildiği gibi Kanunda ve ilgili diğer mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak ve mevzuatta belirtilen tüm güvenlik önlemlerini alarak şayet veri sahibi kişi ile imzalı mevcut bir sözleşme var ise, söz konusu sözleşmede ve Kanun veya ilgili diğer mevzuatta aksi düzenlenmediği sürece yurt dışına da aktarabilir. KVKK’da belirtilen kişisel verilerin aktarımına ilişkin açık rızanın aranmadığı istisnai durumlarda, rızasız işlenme ve aktarma şartlarına ek olarak, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması şartı aranmaktadır.

Yeterli korumanın sağlanıp sağlanmadığını Kişisel Verileri Koruma Kurulu belirleyecek olup; yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise, hem Türkiye’deki hem de ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulunun izninin bulunması gerekmektedir.

9. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASI

9.1 Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9.2 Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kişisel veri sahipleri, KVKK’nın 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVKK kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda yukarıda belirtilen haklarını ileri süremezler:

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

KVKK’nın 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, yukarıda sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

9.3 Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Yukarıda belirtilen hakları kullanmak ile ilgili taleplerin aşağıdaki usule uygun olarak yapılması gerekmektedir.

• Başvuru Türkçe yapılmalıdır.
• Başvuru yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Veri Sorumlusuna daha önce bildirilen ve Veri Sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Veri Sorumlusuna iletilmelidir.
• Başvuru Şirket’in Fatih Sultan Mehmet Mah., Şiir Sk., No: 10/55 Ümraniye/İstanbul adresine bizzat ya da iadeli taahhütlü posta yoluyla iletilebilir.
• Başvuruda;
  a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
  b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
  c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
  ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
  d) Talep konusu,
  bulunması zorunludur.
• Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenmelidir.

Kişisel veri sahibinin talep ettiği işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Veri Sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez. Başvurunun Veri Sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

9.4 Başvurunun Enko Tarafından Değerlendirilmesi

Başvuruyu alan Veri Sorumlusu; başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandıracaktır. Şirket, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Enko, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

Enko, başvuruyu kabul edecek veya gerekçesini açıklayarak reddedecektir.

İlgili Kişinin talebinin kabul edilmesi hâlinde, Veri Sorumlusunca talebin gereği en kısa sürede yerine getirilir ve İlgili Kişiye bilgi verilir.

Veri Sorumlusu, cevabını İlgili Kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirecektir.

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

10. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi

10.1 Azami Sürelerin Belirlenmesi ve İmha

Şirket, Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreleri belirlerken Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkındaki Yönetmeliğin usul ve esaslarını dikkate alır.

a) İlgili veri kategorisiyle alakalı olarak işleme amacıyla Şirket’in faaliyet gösterdiği sektörün genel teamül olarak ne kadar süre gerekli olduğu,
b) İlgili veri kategorisinde yer alan kişisel verinin işlenmesini gerekli kılan ilgili kişiyle tesis edilen hukuki ilişkinin ne kadar süre devam edeceği,
c) İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak Şirket’in elde edeceği meşru menfaatin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak ne kadar süre geçerli olacağı,
d) İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak saklanmasının yaratacağı risk, maliyet ve sorumlulukların hukuken ne kadar süre devam edeceği,
e) Belirlenecek azami sürenin ilgili veri kategorisinin doğru ve güncel tutulmasına elverişli olup olmadığı,
f) Şirket’in hukuki yükümlülükleri gereği ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel verileri ne kadar süre saklamak zorunda olduğu,
g) Şirket’in ilgili kişisel veri kategorisinde yer alan kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülmesi için belirlenen zamanaşımı süresinin ne kadar olduğu, dikkate alınır.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

10.2 Kişisel Verilerin Güvenli Saklanmasına ve İmhasına İlişkin Alınan Önlemler

Enko, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerinin hukuka uygun olarak imha edilmesi için teknik ve idari tedbirleri almakta yükümlü olmakla birlikte bu tedbirleri ilgili kişilere duyurmak ve uygulanmasını sağlamakla yükümlüdür.

10.3 Periyodik İmha

Şirket, Kişisel Veri İşleme Envanterine paralel olarak, dijital ortamlarında ve fiziksel ortamlarında tuttuğu kişisel verileri, 6 ayı geçemeyecek şekilde periyodik kontrol edeceğini ve işlendikleri amaç sona erdiğinde söz konusu verileri sileceğini, yok edeceğini veya anonim hale getireceğini taahhüt eder.

Bu kapsamda, açık rızası olan ve olmayan müşteriler için müşteri ile Şirket arasında mevcut ticari ilişkinin sona erdiği tarihten itibaren hukuki süre başlar, hukuki süre dolduktan sonra ilk periyodik silme tarihinde silme işlemi gerçekleştirilir.

Açık rızası olan ve olmayan çalışanlar için iş sözleşmesinin sona erdiği andan itibaren hukuki süre başlar, hukuki süre dolduktan sonra ilk periyodik silme döneminde silme işlemi gerçekleştirilir.

11. Yürürlük ve Gözden Geçirme

Bu Politika dokümanı, Enko Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı andan itibaren yürürlüğe girer. İşbu Politika her halükarda yılda bir kez ve gereken durumlarda gözden geçirilir, gerekli değişiklikler varsa, güncellenir.

Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yürürlükte bulunan mevzuat ile Enko KVK Politikası arasında çelişki bulunması halinde, yürürlükte bulunan mevzuat uygulanacaktır.

ENKO TEKNOLOJİ A.Ş.

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

12. AMAÇ

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın (“Politika”) Enko Teknoloji A.Ş. (“Enko veya Şirket”) mevcut müşterileri, potansiyel müşterileri, tedarikçileri, iş ortakları, pay sahipleri, şirket yöneticileri, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, çalışan ve çalışan adayları, işbirliği içinde bulunulan kurum çalışanları ve yetkilileri ile üçüncü kişilere ait özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesini ve korunmasını sağlamak için izlenecek prensiplerin belirlenmesidir.

13. KAPSAM

Bu politika, Enko tarafından yönetilen, tüm özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır.

Bu politika; ortaklarımızın, yetkililerimizin, müşterilerimizin çalışanlarının, ortaklarının, yetkililerinin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının, hissedarlarının, yetkililerinin ve üçüncü kişilerin işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre özel nitelikli kişisel veri; “Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri” ifade eder.

14. POLİTİKANIN UYGULANMASI ve SORUMLULUKLAR

Bu Politika, Şirket uygulamalarının ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kurallara göre düzenlenmesinden oluşturulmuştur. Mevzuat hükümleri ile Politika hükümleri arasında çelişki bulunması halinde, güncel mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

Çalışanlar

• Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Politikası’na uyumlu davranmak,
• Görev ve sorumluluklarını Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Politikası’nda yer alan talimatlara uygun olarak yerine getirmek,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili soruları olması durumunda KVK Komitesine danışmak ile sorumludurlar.

KVK Komitesi

• Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Politikası’nı yerel kanunlara uygun şekilde oluşturulması ve güncellenmesi,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine yönelik yasal yükümlülüklerin yorumlanması
• Özel nitelikli kişisel veri işleme sürecini bu Politikaya göre düzenlemek ve ilgili iş birimlerince uygulanmasını koordine etmek,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinin KVKK ve ilgili yönetmelikler ile uyumlu olup olmadığı konusunda çalışanlara destek olmak,
• Özel nitelikli kişisel verilerin yönetildiği sistemlerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini korumak için, uygun idari, teknik ve fiziksel güvenlik kontrollerinin geliştirmesinden ve uygulanmasından sorumludur.

Üst Yönetim

KVK Komitesi ile koordinasyonlu bir şekilde, Özel Nitelikli Kişisel Verilerin korunmasına ilişkin çalışmalar teşvik etmek ile sorumludur.

15. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ PRENSİPLERİ

Şirketimiz, özel nitelikli kişisel verilerin gizliliğinin korunmasına önem vermektedir. Bu sebeple;

• Basılı veya elektronik formda olması fark etmeksizin, müşterilere, çalışanlara, iş ortaklarına ve üçüncü şahıslara ait özel nitelikli kişisel verilerin gizliliğini koruyacak,
• Gizli ve güvenli işlenmesini sağlamak için uygun idari ve teknik önlemler alacak,
• Özel nitelikli kişisel verileri güvenli bir şekilde, yasal ve meşru amaçlara uygun olarak ve gerekli özeni göstererek elde edecek ve işleyecektir.

16. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLEME ŞARTLARI

Özel nitelikli kişisel veriler, ancak yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
• Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
  • Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
  • Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

17. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN GÜVENLİK ÖNLEMLERİ

A. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik,

a) Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilecek,
b) Gizlilik sözleşmelerinin yapılacak,
c) Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri açıkça tanımlanacak,
ç) Periyodik olarak yetki kontrollerinin gerçekleştirilecek,
d) Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri derhal kaldırılacak.

B. Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, elektronik ortam ise

a) Veriler kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilecek,
b) Kriptografik anahtarlar güvenli ve farklı ortamlarda tutulacak,
c) Veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtları güvenli olarak loglanacak,
ç) Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerinin sürekli takip edilecek, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılacak ya da yaptırılacak, test sonuçları kayıt altına alınacak,
d) Verilere bir yazılım aracılığı ile erişiliyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılacak, bu yazılımların güvenlik testleri düzenli olarak yapılacak ya da yaptırılacak, test sonuçları kayıt altına alınacak,
e) Verilere uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi sağlanacak,

C. Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, fiziksel ortam ise

a) Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemlerinin (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alındığı teyit edilecek,
b) Bu ortamların fiziksel güvenliğinin sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenecek,

D. Özel nitelikli kişisel veriler aktarılacaksa

a) Veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılacak,
b) Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenecek ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulacak,
c) Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilecek,
ç) Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemlerin alınacak ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilecektir.

18. POLİTİKA İHLALİ

Bu politikanın ihlal edilmesi durumunda Üst Yönetim durumdan derhal haberdar edilmelidir. Şirket, kendi takdirine bağlı olarak, Politika’yı ihlal eden ve kişisel verilerin korunmasına yönelik ilgili diğer gereklilikleri yerine getirmeyen kişiler için disiplin cezası uygulama, iş akitlerini feshetme, askıya alma veya yargı yoluna başvurma hakkını saklı tutar.

19. POLİTİKANIN DAĞITILMASI

Bu politika, Şirket’in tüm çalışanlarının ulaşabileceği bir ortamda yayınlanmalı ve çalışanlar bilgilendirilmelidir.

20. YÜRÜRLÜK VE GÖZDEN GEÇİRME

Bu Politika dokümanı, Enko Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı andan itibaren yürürlüğe girer. İşbu Politika yıllık olarak gereken durumlarda gözden geçirilir, gerekli değişiklikler varsa, güncellenir.

ENKO TEKNOLOJİ A.Ş

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHA POLİTİKASI

21. TANIMLAR

22. AMAÇ

Bu politikanın amacı Şirket’in; şirket yöneticileri, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, çalışan ve çalışan adayları, işbirliği içinde bulunulan kurum çalışanları ve yetkilileri ile ilgili üçüncü kişilere ait kişisel verilerin saklanmasına ve imha edilmesine ilişkin izlenecek yöntem ve ilkeleri düzenlemektir.

23. KAPSAM

Bu politika, Enko tarafından yönetilen, işlenmiş tüm kişisel verilerin saklanmasına ve imha edilmesine yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır.

Bu politika; ortaklarımızın, yetkililerimizin, müşterilerimizin çalışanlarının, ortaklarının, yetkililerinin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının, hissedarlarının, yetkililerinin, ziyaretçilerin ve üçüncü kişilerin işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

24. POLİTİKANIN UYGULANMASI

Bu Politika, Enko uygulamalarının ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kurallara göre düzenlenmesinden oluşturulmuştur. Mevzuat hükümleri ile Politika hükümleri arasında çelişki bulunması halinde, güncel mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

Veri sorumlusu sıfatıyla Şirketimiz;

d) Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
e) Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
f) Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak,
g) Kişisel verilerin mevzuata uygun şekilde imha edilmesini sağlamak,

amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

25. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HALE GETİRİLMESİ

25.1 Azami Sürelerin Belirlenmesi ve İmha

Şirket, Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreleri belirlerken Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkındaki Yönetmeliğin usul ve esaslarını dikkate alır.

a) İlgili veri kategorisiyle alakalı olarak işleme amacıyla Şirket’in faaliyet gösterdiği sektörün genel teamül olarak ne kadar süre gerekli olduğu,
b) İlgili veri kategorisinde yer alan kişisel verinin işlenmesini gerekli kılan ilgili kişiyle tesis edilen hukuki ilişkinin ne kadar süre devam edeceği,
c) İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak Şirket’in elde edeceği meşru menfaatin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak ne kadar süre geçerli olacağı,
d) İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak saklanmasının yaratacağı risk, maliyet ve sorumlulukların hukuken ne kadar süre devam edeceği,
e) Belirlenecek azami sürenin ilgili veri kategorisinin doğru ve güncel tutulmasına elverişli olup olmadığı,
f) Şirket’in hukuki yükümlülükleri gereği ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel verileri ne kadar süre saklamak zorunda olduğu,
g) Şirket’in ilgili kişisel veri kategorisinde yer alan kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülmesi için belirlenen zamanaşımı süresinin ne kadar olduğu, dikkate alınır.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

25.2 Kişisel Verilerin Güvenli Saklanmasına ve İmhasına İlişkin Alınan Önlemler

Enko, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerinin hukuka uygun olarak imha edilmesi için teknik ve idari tedbirleri almakta yükümlü olmakla birlikte bu tedbirleri ilgili kişilere duyurmak ve uygulanmasını sağlamakla yükümlüdür.

25.3 Periyodik İmha

Enko, Kişisel Veri İşleme Envanterine paralel olarak, dijital ortamlarında ve fiziksel ortamlarında tuttuğu kişisel verileri, 6 ayı geçemeyecek şekilde periyodik kontrol edeceğini ve işlendikleri amaç sona erdiğinde söz konusu verileri sileceğini, yok edeceğini veya anonim hale getireceğini taahhüt eder.

Bu kapsamda, açık rızası olan ve olmayan müşteriler için müşteri ile Enko arasında mevcut ticari ilişkinin sona erdiği tarihten itibaren hukuki süre başlar, hukuki süre dolduktan sonra ilk periyodik silme tarihinde silme işlemi gerçekleştirilir.

Açık rızası olan ve olmayan çalışanlar için iş sözleşmesinin sona erdiği andan itibaren hukuki süre başlar, hukuki süre dolduktan sonra ilk periyodik silme döneminde silme işlemi gerçekleştirilir.

25.4 Silme Yöntemleri

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

25.5 Yok Etme Yöntemleri

Enko Teknoloji A.Ş.’de yok etme yöntemlerine ilişkin genel olarak aşağıda yer alan yöntemler uygulnmaktdır.

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

25.6 Anonimleştirme Yöntemleri

Enko Teknoloji A.Ş.’de anonimleştirme yöntemlerine ilişkin genel olarak aşağıda yer alan yöntemler uygulnmaktdır.

25.7 Saklama Süreleri

Enko Teknoloji A.Ş.’de Saklama sürelerine ilişkin genel olarak EK’1 de yer alan süreler uygulnmaktdır.

26. YÜRÜRLÜK VE GÖZDEN GEÇİRME

Bu Politika dokümanı, Enko Teknoloji A.Ş. Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı andan itibaren yürürlüğe girer. İşbu Politika her halükarda yılda bir kez ve gereken durumlarda gözden geçirilir, gerekli değişiklikler varsa, güncellenir.

Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yürürlükte bulunan mevzuat ile Şirket”in KVK Politikası arasında çelişki bulunması halinde, yürürlükte bulunan mevzuat uygulanacaktır.

EK-1:

* Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.