Faturalandırma, ihracat süreçlerinin en kritik adımlarından biridir. Özellikle yurt dışı ile alım/satım işlemleri gerçekleştirirken konvansiyonel yollar ile faturalandırma süreçlerini yönetmek oldukça zorlu bir hal alabilir. Bu aşamada KolayBi’, e-İhracat Faturası hizmeti ile hem şirket içi harcamalarınızı minimuma indirebilir hem de konvansiyonel yöntemler dahilinde, ihracat aşamasında oldukça meşakkatli ve uzun süreli olan fatura aşamasını oldukça hızlı ve pratik şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Elektronik sistemler aracılığıyla faturanızı kontrol ederek sadece maddi olarak değil, zaman açısından da kazanç sağlarsınız. Özellikle faturaların ulaştırılması aşamasındaki büyük zorlukları bir kenara bırakarak elektronik ortamlar üzerinden hızlı bir şekilde müşterilerinize faturalarınızı yönlendirebilir, bu sayede ise tahsilatlarınızı en hızlı şekilde gerçekleştirme avantajını da elde edebilirsiniz.
Tüm bu işlemler ve daha fazlasını gerçekleştirebileceğiniz e-İhracat faturası portalı aracılığıyla aynı zamanda fatura resmileştirme işlemlerinizi de hızlıca gerçekleştirebilirsiniz. Oluşturduğunuz e-ihracat faturasını portal üzerinden Gümrük ve Ticaret Bakanlığı sistemlerine göndererek resmileştirme işlemlerini ek adımlarla uğraşmadan tamamlayabilirsiniz. Bu ve buna benzer birçok avantajın yanı sıra aynı zamanda gerçekleştireceğiniz her fatura işlemi için kullanılacak kağıt israfının da önüne geçerek doğa dostu bir dönüşüm gerçekleştirebilirsiniz. Kağıt fatura döneminden elektronik sisteme geçiş aşamasında ticaretleriniz boyunca fatura aşamasında oluşacak bilgilerin verimli olarak kullanılması ise çok daha mümkün kılınacaktır. Ayrıca e-ihracat faturası hazırlanışı oldukça kolay olan bu sisteme geçişinizden itibaren faturalarınızın türlerine göre filtrelemeler gerçekleştirebilir, aradığınız işlemlere çok daha hızlı şekilde ulaşabilir ya da portal üzerindeki detaylı raporlama sistemleri ile birlikte iş zekanıza katkıda bulunabilecek birçok veri elde edebilirsiniz.
e-İhracat Faturası Hazırlanışı
Güncel ve ihtiyaca yönelik tasarlanan arayüzü ile kullanıcıların en hızlı şekilde gerekli işlemlerini gerçekleştirebilmeleri için tasarlanan KolayBi’ e-fatura portalı içerisinde faturaların hazırlanması da oldukça kolay. Portal içerisindeki Satış Yönetimi menü yolunu izleyerek “Fatura Oluştur” seçeneğini seçebilir ve hızlıca e-ihracat faturası kesimi işlemlerini başlatabilirsiniz. Form aşamasında sunulan seçenekler sayesinde ise “e-ihracat faturası nasıl kesilir?” sorusunu düşünmenize gerek kalmadan sunulan adımları tek tek takip ederek başarılı bir şekilde formunuzu tamamlayabilir, faturanızı oluşturabilirsiniz. Arayüz içerisinde gelen form ise birkaç yapı içerisinde ayrışıyor. İki ana kategori içerisinde temel bilgiler ve e-fatura bilgileri tanımlanmaktadır. Temel bilgiler içerisinde cari bilgilerinin girilmesi istenilen adres, düzenlenme tarihi, seri no, vade tarihi, para birimi seçimleri ve eğer var ise proje bilgileri gibi ek alanları doldurabilirsiniz. Daha sonrasında ise ürün/hizmet bilgileri başlığı altında ürün ya da hizmet ile alakalı isim, miktar, birim fiyat, KDV oranı ve toplam tutar gibi alanların doldurulması gerekmektedir. Bir sonraki aşamada e-fatura bilgileri aşamasına geçilerek oluşturulacak fatura ile alakalı olan senaryo ve tip seçimi gerçekleştiriliyor. İlgili formun devamında zorunlu olarak tamamlanması gereken eşya bilgileri alanı doldurulmalıdır. Bu aşamada KDV istisna sebebi gibi alanlar otomatik olarak gelmektedir. Form içerisinde GTİP kodu ve ürün özellikleri, detayları alanları doldurularak ürüne ait tüm bilgilerin tamamlanması sağlanmaktadır.
e-İhracat faturası içeriği için doldurulması gereken diğer bir zorunlu alan ise taşıma bilgileridir. Bu alanda taşıma şekli olarak FAS, FDB ya da CFR gibi çeşitli tiplerden uygun olanın seçilmesi ve gönderim şekli alanından ise deniz, demir, kara yolu gibi seçenekler arasından seçim yapılması istenmektedir. Navlun ve sigorta tutarı alanları ise opsiyonel olarak kullanılması için sunulmuştur. Form içerisinde bulunan zorunlu alanların doldurulmasından sonra ise isterseniz ilgili faturayı kaydedebilir ya da kaydetmenin yanı sıra GİB’e gönderme seçeneği ile birlikte faturanızı kaydederken GİB portalına gönderme yolunu tercih edebilirsiniz.
e-İhracat Faturası Avantajları
Elektronik faturalandırma dönemi ile birlikte birçok aşamada rakiplerinize karşı öne geçebilir, müşterilerinize çok daha hızlı ulaşabilir, arşivleme ve raporlamalarınızı birkaç tıklama ile oluşturabilirsiniz. Geleneksel yöntemlerde gönderici olarak fatura çıktısı almak, damgalamak, postaya vermek gibi birçok zahmetli ve maliyetli aşamadan oluşan faturalandırma süreci sadece bu aşamalarla kalmayarak insan hatası faktörü de göz önünde bulundurulduğunda birçok alanda şirketinizi yavaşlatan unsurlardan biridir. Tüm bu dezavantajlara karşın e-ihracat faturası düzenleme yöntemi sayesinde faturalandırma sürecinde ekstra iş gücüne gerek kalmadan, insan hatalarını minimuma indirerek otomatikleştirme ile birlikte kolayca yönetebilirsiniz. Faturalandırma süreçlerindeki sürekli otomasyon ve aynı zamanda manuel olarak müdahale gereksiniminin ortadan kalkması sayesinde giriş aşamasında yaşanabilecek hatalar en aza indirgenmektedir. Materyal bazında kazanç ve insan hatalarındaki düşüş ile birlikte ortaya çıkan hız sayesinde ilgili işlemler çok daha hızlı şekilde tamamlanarak hızlıca ödemelerinizi almaya başlayabilirsiniz. Geçmişte klasik yöntemler ile oluşturulan fiziksel faturalara karşın e-ihracat faturası örneği ve taslakları ile birlikte hızlıca oluşturabileceğiniz otomatikleştirilmiş dijital formlar sayesinde faturalandırma süreci geçmişe göre hızlı ve sorunsuz şekilde gerçekleştirilebilir. Sonuç olarak faturalarınızın daha hızlı işlenmesi, daha az sorun sayesinde yüksek müşteri memnuniyeti oranlarına ulaşabilir, sadık müşteri sayınızın artmasını sağlayabilirsiniz. Sizler de şirketinizin karbon ayak izini düşürebilecek, müşteri ilişkilerine pozitif etkide bulunabilecek, otomasyonun öne çıktığı ve insan hatasının en aza indirgendiği KolayBi’ e-İhracat Faturası portalı çözümleri ile birlikte işletmenizin faturalandırma maliyetlerini düşürebilir, çok daha müşteri dostu bir faturalandırma süreci gerçekleştirebilirsiniz
e-İhracat Fatura Portalı ile Verimli Arşivleme
Geleneksel yollar ile zaman ve para kaybı yaşamadan faturalandırma yapabileceğiniz e-Fatura sistemlerine geçiş yapmanın işletmeniz için sağlayacağı faydalar oldukça kritiktir. Çok sayıda faturalama gerçekleştiren işletmelerin arşiv yönetimi oldukça zorlu ve zahmetli olabilmektedir. Bu aşamada e-Fatura çözümleri ile arşivlerinizi kolayca yönetebilir ve aynı zamanda belge arama işlemlerinizi oldukça hızlı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Birkaç tık uzağınızda olan arşiv sistemi ile birlikte e-ihracat faturası sorgulama aşamasında belgeleriniz arasında kolayca filtreleme yapabilir, dilediğiniz yerden ihtiyacınız olan faturalarınıza anında ulaşabilirsiniz. Elektronik olarak faturalandırma yapmanın bir diğer avantajını ise faturaların basım işlemlerinden itibaren işletmenize için oluşturduğu mürekkep, kargo ve yazıcı bakım maliyetleri gibi zaman ve para kaybı oluşturabilecek birçok dezavantajın ortadan kalkması ve faturalarınızı kolay, hızlı, güvenilir bir şekilde müşterilerinize ulaştırabilme fırsatını sizlere sunmasıdır. Elektronik ortamda arşivlemenin bir diğer faydası ise gerçekleşecek olası vergi denetimleri için faturaların güvenli bir şekilde arşivleme kolaylığıdır. Geleneksel yöntemlerde yangın, su hasarı veya kullanıcı hatası sebebiyle oluşabilecek fatura hasarlarının aksine dijital ortamda e-ihracat faturası olarak saklanan faturalar ile birlikte arşivlerin bozulmasının önüne kolaylıkla geçilebilmektedir. Dijitalleşen faturalar ile birlikte hızlı kopyalama ve yedekleme seçeneği ile birlikte ek önlemler alınması da oldukça kolaylaşır. Şirket içerisinde azalan kağıt kullanımı ile birlikte doğayı korumak için sizler de bir adım atabilir, kağıt atıkların azalması için e-Fatura sistemlerine geçiş yapabilirsiniz.
%402x.svg)
