Yazar kasa pos kullanma mecburiyeti işletmelerin perakende tahsilatlarını mevzuata uygun şekilde belgelendirmesi için getirilen bir yükümlülüktür. Uygulamada ÖKC / Yazar Kasa Pos zorunluluğu olarak da bilinen sistem; satışların yeni nesil yazar kasa POS cihazlarıyla veya entegrasyonlu yazılımlarla kayıt altına alınmasını, fiş ve/veya e-belge düzenlenmesini sağlar. Aşağıda kimlerin muaf olduğu, kimlerin ise mutlaka cihaz kullanması gerektiği; yazar kasa POS kimler muaf sorusuna net yanıtlar ve hızlı satış ekranı entegrasyonu ile pratik çözümlerle birlikte anlatılmıştır.
https://ynokc.gib.gov.tr/Home/SSS
DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER
- 01.07.2024 Tarihi itibariyle tüm eski nesil yazar kasa poslar yürürlükten kaldırılmıştır, bu tarih itibariyle yeni nesil yazar kasa poslar kullanılacaktır.
- Yeni Nesil Yazar Kasa Pos kullananlar en az bir banka veya ödeme kuruluşuyla entegre olmak zorundadır.
Kaç Tür Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz Bulunmaktadır?
Bünyesinde banka POS’u barındıran “EFT-POS Özellikli YN ÖKC’ler” , bünyesinde banka POS’u barındırmayıp haricen POS cihazı bağlanabilen “Basit / Bilgisayar Bağlantılı YN ÖKC’ler” olmak üzere iki tür YN ÖKC bulunmaktadır.
YN ÖKC Modelleri Arasındaki Temel Farklar Nelerdir?
EFT-POS özellikli YN ÖKC’ler; bünyesinde banka vb. kuruluşlara ait EFT-POS’u da barındıran bütünleşik yazarkasalardır. Basit/bilgisayar bağlantılı YN ÖKC’ler ise; bünyesinde banka vb. kuruluşlara ait POS bulunmamakta olup mükelleflerin istemesi halinde haricen banka vb. kuruluşlara ait POS’un bağlanabildiği yazarkasalardır. Bütün YN ÖKC’lerin ortak noktaları ise bilgisayar tabanlı olması ve internet yoluyla GİB Bilgi Sistemleri ile iletișim kurabilme özelliklerinin bulunmasıdır.
YN ÖKC’lerde bir Ödeme Uygulaması bulunması zorunlu mudur?
YN ÖKC kullanma mecburiyeti kapsamında olan mükellefler, 1/7/2024 tarihinden itibaren en az bir banka veya diğer kuruluş ya da ödeme hizmet sağlayıcısı ile üye iş yeri anlaşması yapmak ve her bir YN ÖKC’den banka/kredi kartları ile ödeme taleplerini kabul etmek zorundadırlar.
ÖKC / Yazar Kasa POS Nedir?
Ödeme Kaydedici Cihaz (ÖKC), perakende nitelikteki mal ve hizmet satışlarında tahsilatı ve belge düzenini kayıt altına alan, banka POS’u ile birlikte çalışabilen yeni nesil yazar kasa POS cihazıdır. Modern modeller; e-fatura/e-arşiv altyapılarıyla konuşur, kartlı-nakit-temassız tüm tahsilatları tek noktadan yönetir ve hızlı satış ekranı entegrasyonu sayesinde kasada bekleme süresini kısaltır. Böylece e-fatura & perakende satış fişi ilişkisi doğru kurgulanır ve yazar kasa pos kullanma mecburiyeti kapsamındaki işletmelerin günlük operasyonları hızlanır. Saha ekipleri için kapıda ödeme POS, taşınabilir POS çözümleriyle birlikte çalışan yeni nesil yazar kasa POS kurulumları, mobil tahsilat ve anlık belge üretimini mümkün kılar.
ÖKC / Yazar Kasa POS Zorunluluğunun Kapsamı
ÖKC zorunluluğu, perakende satışın belgelendirilmesi ve verinin güvenle saklanması amacıyla getirilmiş bir düzenlemedir. Kural basittir: Perakende satış varsa, kural olarak yazar kasa pos kullanma mecburiyeti vardır. Aşağıda kimlerin kapsama girdiğini ve belge türlerinin nasıl ayrıştığını, pratik örneklerle özetliyoruz.
Kimler ÖKC / Yazar Kasa POS kullanmak zorundadır?
Mağaza, market, restoran, kafe, kuaför, butik, teknik servis gibi perakende nitelikte mal veya hizmet sunan işletmelerin tamamı kural olarak ÖKC zorunluluğu kapsamındadır. Varlığı giderek artan fiziksel teslimli e-ticaret modellerinde de kasa/kiosk veya saha tahsilatı söz konusuysa yeni nesil yazar kasa POS kullanımı beklenir. Yedek parça satışı yapan oto servisler, atölyeler, perakende satış yapan üretim yerleri bu kapsama örnektir. ÖKC kimler kullanmak zorunda 2025 sorusunun güncel ve pratik cevabı şudur: Perakende satış yapan ve muafiyet şartlarını taşımayan tüm işletmeler. Bu bağlamda yazar kasa POS muaf olanlar dışındaki herkes için yazar kasa pos kullanma mecburiyeti devam eder. Gelir İdaresi başkanlığına göre ökc / yazar kasa postan muaf tutulanların detaylı listesine aşağıdaki link üzerinden ulaşabilirsiniz
https://ynokc.gib.gov.tr/UploadedFiles/Files/okckullanimindanmuaftutulanlar.pdf
E-belge, fatura ve perakende satış fişi ilişkisi
E-fatura & perakende satış fişi ilişkisi satışın türüne ve alıcının durumuna göre belirlenir: nihai tüketiciye satışlarda perakende satış fişi/ÖKC fişi; vergi mükelleflerine satışlarda ise fatura (e-fatura/e-arşiv) düzenlenir. POS ve ÖKC entegrasyonu sağlandığında kartla tahsil edilen bir işlem aynı akışta fişe ve gerekiyorsa e-belgeye dönüşür; hata riski ve tekrar işleri azalır. Mağazadan teslim, tıkla–gel al, saha servislerinde taşınabilir POS kullanıp anında belge üretmek mümkün olur. Bu senaryolarda hızlı satış ekranı entegrasyonu stok–fiyat–kampanya–belge döngüsünü tek panelde toplar, yeni nesil yazar kasa POS ile mevzuata tam uyum sağlar.
Muafiyet Kapsamı: ÖKC Kullanmayanlar
Muafiyetler istisnadır ve resmi düzenlemelerde ayrıntılı biçimde sayılır. yazar kasa POS kimler muaf sorusunun yanıtı, ilgili tebliğlerde listelenen faaliyetlerin münhasıran şartı ile yapılıyor olmasına bağlıdır. Aşağıdaki başlıklarda yer alan alanlar, ÖKC muaf olanlar listesi içinde sık rastlanan örneklerdir; ancak işletmenizin ek faaliyetleri varsa bu listeyi tekrar kontrol etmeniz gerekir. Unutmayın: yazar kasa POS muaf olanlar listesine dahil olsanız bile yan faaliyet eklerseniz muafiyetiniz ortadan kalkabilir.
Finans, sigorta, posta ve kamu hizmetleri
Bankacılık ve sigortacılık hizmetleri, PTT işlemleri, elektrik–su–doğalgaz gibi kamu niteliğindeki altyapı hizmetleri ile döviz yetkili müesseseler ve sigorta acenteleri genellikle muafiyet kapsamında değerlendirilir. Spor-Toto, Milli Piyango, at yarışı bayileri ve diğer müşterek bahis/talih oyunları da kendi özel düzenlemeleri gereği ÖKC kullanma mecburiyetinden muaftır. Bu alanlarda tahsilatlar kendi özel mevzuatlarına göre belgelendirilir; dolayısıyla yazar kasa pos kullanma mecburiyeti doğmaz. Yine de karma faaliyet riski bulunan noktalarda ÖKC muaf olanlar listesi güncellemeleri yakından izlenmelidir.
Ulaşım, biletli etkinlik ve kültür-sanat
Kara/hava/deniz/demiryolu yolcu-yük taşımacılığı, müze–ören yeri–konser–tiyatro gibi biletli girişlerle verilen hizmetler ve belirli yayıncılık faaliyetleri, bilet veya özel belge düzenleri üzerinden ilerlediği için çoğunlukla ÖKC’den muaftır. Gazete, dergi ve benzeri periyodik yayın satışı yapan bayiler ile ilan yayınlama hakkı kazanmış gazeteler ve bunların matbaaları da yalnızca bu faaliyetle sınırlı olmak kaydıyla muafiyet kapsamındadır. Sanat galerileri tarafından yapılan sanat eseri satışları da ÖKC zorunluluğuna tabi değildir. Bilet ve hizmet entegrasyonları ile e-fatura & perakende satış fişi ilişkisi farklı bir akışta yönetilir; bu nedenle klasik kasa kullanımına ihtiyaç kalmayabilir.
Eğitim, sağlık ve mesleki hizmetler
Özel eğitim kurumları, kreşler, belli sağlık hizmetleri ve bazı serbest/mesleki hizmetler muafiyet kapsamında sayılabilir. Şirket veya ortaklık şeklinde teşkilatlanan tabipler (örneğin diş, KBB, göz doktoru klinikleri) yalnızca sağlık hizmeti sundukları takdirde ÖKC kullanma zorunluluğundan muaftır. Muafiyetin geçerli sayılması için hizmetin münhasıran şartı kapsamında sunulması gerekir. Örneğin yalnızca hizmet sağlayan bir klinikte ÖKC aranmayabilir; mağaza bölümü açılıp perakende satış başlayınca ÖKC zorunluluğu gündeme gelir.
İnşaat, emlak ve aracılık faaliyetleri
İnşaat müteahhitliği, emlak komisyonculuğu, nakliye–oto komisyonculuğu gibi aracılık temelli iş modelleri çoğu zaman muafiyet kapsamındadır. Emlak ofisi ÖKC muaf mı sorusunun kısa cevabı şudur: Sadece aracılık yapılıyorsa genellikle evet; yanına aksesuar, eşya, anahtar teslim ürün satışı gibi perakende faaliyet eklenirse hayır. Nakliye komisyoncuları ve oto komisyoncuları da yalnızca aracılık faaliyeti yürüttüklerinde ÖKC’den muaftır. Bu gibi karma modellerde ÖKC muaf olanlar listesi ve yazar kasa POS muaf olanlar kriterleri dikkatle incelenmelidir.
Sanayi/atölye işleri (yedek parça satışı olmayan)
Demirci, kaynakçı, alüminyum doğramacı, kaporta–boya gibi atölye tipinde hizmet veren işletmeler yalnızca hizmet sunuyorsa çoğu kez muaf sayılır. Fakat oto servisi yazar kasa pos zorunlu mu sorusunda kırılma noktası yedek parça satışıdır: Parça satışı başladığı an yazar kasa pos kullanma mecburiyeti doğar. Bu nedenle iş modelinizi kurarken münhasıran şartını gözetmek kritik önem taşır. Marangozlar (mobilyacılık yapmamak şartıyla), mermerciler (süs eşyası hariç), yorgancılar ve hallaçlar (alım satım yapmayan), plastik doğramacılar, mobilyacılar (yalnızca üretim ve satış faaliyetinde bulunanlar) muafiyet kapsamındadır.
Ulaşım, biletli etkinlik ve kültür-sanat
Kara/hava/deniz/demiryolu yolcu-yük taşımacılığı, müze–ören yeri–konser–tiyatro gibi biletli girişlerle verilen hizmetler ve belirli yayıncılık faaliyetleri, bilet veya özel belge düzenleri üzerinden ilerlediği için çoğunlukla ÖKC’den muaftır. Gazete, dergi ve benzeri periyodik yayın satışı yapan bayiler ile ilan yayınlama hakkı kazanmış gazeteler ve bunların matbaaları da yalnızca bu faaliyetle sınırlı olmak kaydıyla muafiyet kapsamındadır. Sanat galerileri tarafından yapılan sanat eseri satışları da ÖKC zorunluluğuna tabi değildir. Bilet ve hizmet entegrasyonları ile e-fatura & perakende satış fişi ilişkisi farklı bir akışta yönetilir; bu nedenle klasik kasa kullanımına ihtiyaç kalmayabilir.
Kahvehane/çay ocağı gibi özel durumlar
Kahvehane ve çay ocaklarında, yerleşik belge düzenlerine göre fiş veya fatura tipleri farklılaşabilir; yerel uygulamalara bağlı istisnalar söz konusu olabilir. Bazı durumlarda adisyon benzeri belgeler veya dip koçanlı fişlerle süreç yürütülür. Kahvehaneler satışlarını “adisyon tipi perakende satış fişi” ile, çay ocakları ise satışlarını “fatura” veya “dip koçanlı perakende satış fişi” ile belgelendirebilir. Kahvehanelerde sipariş bazında fiş yerine toplam hesapta fiş düzenlenmesine izin verilmektedir. Çay ocaklarında “marka” karşılığı yapılan satışlarda toplu fatura düzenlenmesi mümkündür. İşletme modeliniz değişiyorsa örneğin paket servis veya saha tahsilatı ekliyorsanız taşınabilir POS ihtiyacı doğar ve buna paralel POS ve ÖKC entegrasyonu kurgulanmalıdır.
Döviz büroları ve diğer istisnalar
Yetkili döviz büroları, seyahat acenteleri, bazı ilan–reklam prodüksiyonları ve benzeri alanlar istisna kapsamında yer alabilir. Bu gruplar kendi özel belgeleriyle çalıştığından çoğu senaryoda ÖKC aranmaz. Yine de iş kapsamı genişledikçe ÖKC muaf olanlar listesi güncellik açısından kontrol edilmeli; yazar kasa POS kimler muaf sorusu her yeni faaliyet için yeniden değerlendirilmelidir. Mahrukatçılar (odun-kömür satıcıları), keresteciler, doğramacılar, dülgerler, parkeciler, cilacılar, oymacılar, sepetçiler gibi ağaç işçiliği yapan zanaatkârlar, radyo, televizyon ve ilan/reklam prodüksiyon faaliyetleri, münhasıran günlük müşteri listesine hizmet veren otel, motel, pansiyon işletmecileri, pazar takibi yapanlar, seyahat acenteleri (1618 sayılı Kanuna tabi), sigorta ve reasürans şirketleri ile aracılık yapanlar, tamamen kendi alanlarında faaliyet göstermeleri halinde ÖKC kullanma zorunluluğu dışındadır.
Münhasıran Şartı: Muafiyetin Sınırları
Muafiyetlerin ortak paydası münhasıran şartıdır. Bu şart, listelenen faaliyetin tek başına ve başka perakende satışla karışmadan yürütülmesini ifade eder. Şart bozulduğunda muafiyet düşer, ÖKC zorunluluğu başlar ve çoğu zaman yeni nesil yazar kasa POS ihtiyacı doğar.
Aynı işletmede ürün satışı eklendiğinde muafiyetin durumu
Hizmet odaklı bir işin yanına ürün satışı eklendiğinde denge hızla değişir. Yalnızca tamir yapan oto servisi muaf olabilir; fakat yedek parça satışı başladığında yazar kasa pos kullanma mecburiyeti devreye girer. Benzer şekilde terzi yalnızca dikim yapıyorsa muaf sayılabilir; kumaş, aksesuar gibi ürün satışı eklenirse muafiyet biter. Bu nedenle faaliyet genişletirken münhasıran şartının nasıl etkileneceğini mutlaka inceleyin.
Örnek senaryolar: oto servis–yedek parça, terzi–kumaş, okul–kantin, emlak–ek satış
Okul yalnızca eğitim veriyorsa muaf olabilir; ancak kantin işlettiğinde perakende satış başladığı için ÖKC zorunluluğu gündeme gelir. Emlak ofisi sadece aracılık yaparken muaf olabilir; katalogdan ev eşyası satışı eklenirse ÖKC gerekir. Bu örneklerin tamamında belirleyici olan münhasıran şartıdır; şart bozulduğunda yeni nesil yazar kasa POS kullanımıyla süreçler yeniden yapılandırılmalıdır.
Uyumlu Çözüm: Yeni Nesil Yazar Kasa POS + Hızlı Satış
Mevzuata uyum ile operasyonel verimlilik aynı anda sağlanabilir. Bunun için doğru cihazı seçip yazılım altyapınızla konuşturmak, yani güçlü bir POS ve ÖKC entegrasyonu kurmak gerekir. Aşağıdaki alt başlıklarda hızlı satış ekranı entegrasyonu, belge akışları ve kurulum süreçlerini bir arada ele alıyoruz.
Hızlı Satış ekranı ile tek panelden tahsilat
Yeni nesil yazar kasa POS ile hızlı satış ekranı entegrasyonu birleştiğinde kasiyer, saha personeli veya şube yöneticisi ürün seçimi, indirim, kampanya ve müşteri tanımlama gibi adımları tek panelden yürütür. Mağazada, saha servisinde ve kapıda ödeme POS senaryolarında işlem süresi kısalır; hata oranı düşer. Bu yapı, yazar kasa pos kullanma mecburiyeti olan işletmelerin satış–belge–tahsilat döngüsünü standartlaştırır.
POS–ÖKC entegrasyonu ve fiş/fatura üretimi
POS ve ÖKC entegrasyonu kurulduğunda kartla tahsil edilen her işlem, anında ÖKC fişine ve gerekiyorsa e-belgeye dönüşür. Böylece e-fatura & perakende satış fişi ilişkisi otomatikleşir; iade, iptal ve değişim işlemleri merkezi olarak izlenir. Çok kanallı modellerde (mağaza, saha, online) taşınabilir POS akışları da aynı düzen içinde çalışır; yeni nesil yazar kasa POS ile uyum ve hız birlikte sağlanır.
