e-Fatura mükellefi nedir? Nasıl sorgulanır?

e-Fatura mükellefi, mal veya hizmet satışına ait faturaları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun olarak dijital ortamda düzenleyen, gönderen ve kabul eden vergi mükellefidir. Bu sisteme kayıtlı bir işletme, kayıtlı diğer şirketlere kâğıt fatura veremez; fatura trafiğini bütünüyle elektronik ortamda yönetir.

Kimler e-Fatura kullanmak zorundadır?

509 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, sisteme giriş zorunluluğunu ciro ve faaliyet alanına göre belirler:

• 3 milyon TL genel ciro sınırı: Brüt satış hasılatı ilgili hesap döneminde 3 milyon TL ve üzerine çıkan mükellefler, şartın sağlandığı yılı izleyen takvim yılının 1 Temmuz gününe kadar e-Fatura sistemine geçer.
• Kendi internet sitesinden veya pazaryerlerinden satış yapan, aracı hizmet sağlayan ya da internette ilan yayımlayan işletmelerden yıllık brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzerine çıkanlar zorunluluk kapsamındadır.
• Gayrimenkul veya motorlu taşıt imal eden, alıp satan, kiralayan ya da bu işlemlere aracılık eden mükelleflerden hasılatı 500 bin TL sınırını aşanlar sisteme dahil olur.
• Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden ruhsat alarak konaklama hizmeti veren otel, motel ve tatil köyleri, ciro tutarına bakılmaksızın sisteme kayıt olmak zorundadır.
• ÖTV Kanunu'na ekli I sayılı listedeki mallar için EPDK lisansı alanlar ve III sayılı listedeki içki ile tütün ürünlerini imal ya da ithal eden işletmeler, ciro şartı aranmadan kapsama girer.

Zorunlu olarak e-Fatura kullanmaya başlayan işletmeler, sisteme dahil oldukları yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihinde e-Defter uygulamasına da geçiş yapar. Bu şartları taşımayan işletmeler ise ciro sınırı beklemeden diledikleri tarihte sisteme gönüllü olarak katılabilir.

Bir şirketin e-Fatura mükellefi olduğu nasıl anlaşılır?

Faturayı düzenlemeden önce alıcının sistemde kayıtlı olup olmadığını denetlemek gerekir. Alıcı sisteme kayıtlıysa fatura e-Fatura formatında kesilir; değilse e-Arşiv fatura düzenlenir.

Sorgulama iki farklı yolla yapılır:

1. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge portalındaki (ebelge.gib.gov.tr) "Kayıtlı Kullanıcılar" sayfasına girip firmanın Vergi Kimlik Numarasını (VKN) ya da şahıs şirketiyse T.C. Kimlik Numarasını (TCKN) aratarak sorgulayabilirsiniz; sistem firmanın unvanını, kayıt tarihini ve posta kutusu etiketini (örneğin `defaultpk` veya `urn:mail:defaultpk`) gösterir.
2. Listeyi her faturada elle kontrol etmek yerine KolayBi fatura oluşturma ekranında ya da cari kartta VKN veya TCKN girdiğiniz an sistem GİB veritabanını sorgular; alıcı kayıtlıysa faturayı e-Fatura, değilse e-Arşiv faturaya yönlendirir.

e-Fatura mükellefi kâğıt fatura düzenleyebilir mi?

e-Fatura sistemine kayıtlı iki işletme arasındaki ticari işlemlerde kâğıt fatura kesilemez.

Alıcı da satıcı da sisteme kayıtlıysa faturanın e-Fatura olarak iletilmesi mecburidir. Bu kurala uyulmayıp kâğıt fatura düzenlenirse 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesi devreye girer. Kanuna göre elektronik düzenlenmesi gereken belge kâğıt kesilirse hiç düzenlenmemiş sayılır. Bu durumda hem faturayı düzenleyene hem de alıcıya, belgede yazılı tutarın %10'u oranında özel usulsüzlük cezası uygulanır.

GİB sistemlerinde yaşanan genel teknik aksaklıklar ve idarenin resmî duyuruyla kâğıt fatura kesilmesine izin verdiği durumlar bu cezanın tek istisnasıdır.

Şirket kendi adına fatura kesebilir mi?

Hayır. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 229. maddesi, faturayı "satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika" olarak tanımlar.

Faturanın düzenlenebilmesi için alıcı ve satıcı olmak üzere iki ayrı taraf bulunmalıdır. Bir şirketin kendi tüzel kişiliği ya da şahıs adına satış faturası kesmesi hukuken geçersizdir. Merkezden şubeye mal gönderimi gibi şirket içi malzeme hareketlerinde fatura değil, sevk irsaliyesi düzenlenir.

e-Fatura mükellefi olma adımları

Başvuru ve aktivasyon süreci üç temel aşamadan oluşur:

1. İlk adımda limited ve anonim şirketler TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) üzerinden mali mühür alır; şahıs şirketleri ise mali mühür yerine yetkili elektronik sertifika sağlayıcılarından temin ettikleri e-İmza ile başvuru yapabilir.
2. Sertifikanız elinize ulaştıktan sonra ebelge.gib.gov.tr adresine girerek e-Fatura başvuru formunu doldurur ve e-İmza ya da mali mühür ile onaylarsınız.
3. Faturaları doğrudan GİB Portal üzerinden ücretsiz düzenleyebilir ya da fatura trafiğiniz yoğunsa özel entegratör hesabı açıp yazılımınızı bağlayarak faturaları kota ve manuel arşivleme sınırı olmadan doğrudan ön muhasebe ekranından gönderebilirsiniz.