10 Soruda e-Fatura ve e-Arşiv Arasındaki Farklar

Ertuğrul Karakaş

KolayBi' İçerik Yazarı

e-arşiv
2.1.2023
0 dk okunma süresi

E-Fatura Nedir?

Dijitalleşmenin hayatımıza girmesiyle birlikte klasik kağıt faturaların yerini artık dijital faturalar almaya başladı. Alışveriş platformları dahil olmak üzere internet üzerinden ticaretini sürdüren birçok firma, dijital faturalar sayesinde iş akışlarını kolay bir şekilde yürütmenin avantajını yakaladı. İşletmelerin müşterilerine anında ulaştırabildikleri faturalar ile güvenli alışverişin de yolu açıldı.

E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenen; klasik bir faturada yer alması gereken tüm bilgileri içeren elektronik bir belgedir. Fiziksel faturadan hiçbir farkı bulunmayan e-Fatura; internet üzerinden yapılan alışverişler dahil olmak üzere tüm alışverişlerinizde kolaylık imkanı sunar.

5 Mart 2010 tarihinde hayatımıza girmeye başlayan e-Fatura; 397 sıra numaralı VUK kararına sahiptir. VUK kararı doğrultusunda işleve konulan elektronik belge, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onayı alınan resmi ve güvenilir bir nitelik taşımaktadır.  

E-Fatura hizmetiyle birlikte klasik faturalardaki gibi alışveriş sonucunda oluşabilecek olumsuz durumlara itiraz edebilirsiniz. Tüm bunların yanı sıra bir işletme veya firma sahibi olarak; e-Fatura ile birlikte zamandan tasarruf edebildiğiniz gibi kağıt tasarrufu da sağlayabilirsiniz.

E-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura, klasik kağıt faturalar ile eşdeğer nitelik taşıyan elektronik bir belgedir. E-Arşiv fatura ile birlikte e-Fatura hizmetine kayıtlı olmayan firmalara da fatura gönderebilmek mümkün olmaktadır. Zamandan tasarruf etmenize olanak sağlayan e-Arşiv fatura; tahsilatları bekletmeden anında yapabilmenize olanak tanır. Mürekkep, kağıt, postalama ve kargo ücreti gibi birçok masrafın oluşmasını da önler. Böylelikle iş yükünüzü de azaltabilir.

E-Arşiv faturanın en büyük avantajlarından biri de müşterinize sorunsuz bir şekilde iletilmesidir. Müşteriniz, yapılan alışveriş sonucunda anında faturaya ulaşım sağlar. Böylelikle kaybolma gibi sorunların oluşması da engellenir. Ayrıca kesilen tüm e-Arşiv faturalarını güvenli bir şekilde saklayabilir ve gelecekte oluşabilecek sorunlara karşı da önleminizi alabilirsiniz.

E-Fatura kimlere kesilir ve iletilir?

İnternet üzerinden sağlanan ticaretin artmasıyla birlikte e-Faturalar da oldukça tercih edilmeye başladı. İnternet üzerinden satışlarını gerçekleştiren işletmelere e-Fatura zorunluluğu da getirildi. Her işletme, gerçekleştirdiği ticareti belgeleyen e-Faturayı kesmeli ve ilgili müşteriye iletimini sağlamalıdır. E-Fatura hizmetiyle birlikte her işlem sonrası hızlı ve sorunsuz bir şekilde faturanızı kesebilirsiniz.

e-Fatura hizmetinden, sadece e-Fatura sistemine kayıtlı olan kullanıcılar yararlanabilir. Yapılacak olan alışveriş veya tahsilat işlemi sonrasında e-Fatura kesmek istediğinizde; faturayı kesecek olduğunuz firma ya da kişinin de e-Fatura mükellefi olması gerekmektedir. Eğer e-Fatura kaydı bulunmuyorsa; e-Arşiv faturası kesilebilir.

e-Arşiv Fatura kimlere kesilir ve iletilir?

Fatura mükellefi olmayan şahıs ya da şirketlere e-arşiv fatura kesilebilir. Daha sonrasında bu belgeler, yapılan alışverişin resmileşmesi için Gelir İdaresi Başkanlığını gönderilir. e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki fark tam da bu noktada ortaya çıkmaktadır. E-Fatura direkt olarak müşteriyle iletilirken, e-Arşiv nüsha olarak gerekli portallara iletilerek saklanır.

e-Fatura ve e-arşiv fatura arasındaki format farkı nedir?

E-Fatura ve e-Arşiv arasındaki fark format şekillerinde de bulunmaktadır. Faturaların üzerinde hangi türe aitse o ibarenin bulunması zorunludur. Yani e-Fatura ya da e-Arşiv ibaresi yer almalıdır. E-Arşivde format zorunluluğu yokken, e-faturada UBL-TR format zorunluluğu vardır. UBL (Universial Business Language) evrensel iş dili anlamına gelmektedir.  UBL-TR ise, UBL formatının Türkiye’ye uygun olarak düzenlenmiş halidir.

E-Fatura ve e-arşiv fatura nasıl kesilir?

E-Fatura, birkaç farklı yöntemle kesilebilmektedir. Bunlardan en çok tercih edileni GİB Portal ve Özel Entegratördür. Mali mühür temini ya da e-imza emin edildikten sonra, kullanılacak e-fatura düzenleme kanalı seçilerek ilgili yerlere e-fatura kesilebilmektedir. GİB Potral üzerinden fatura kesmek isteyen işletmelerin bilmesi gereken en önemli bilgi; burada aylık sadece beş yüz adet e-fatura kesilebileceğidir. Eğer çok fazla fatura kesen bir işletme sahibiyseniz, özel entegratör yolu tercih edilmelidir. Özel entegratör yoluyla kestiğiniz faturalar, sistemde 10 yıl süreyle saklanmaktadır.

E-Arşiv Nasıl Kesilir sorusu ise, sıklıkla sorulan sorular arasındadır. E-Arşiv GİB Portal üzerinden kesilebileceği gibi, özel entegratörler aracılığıyla da kesilebilmektedir. GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura kesmek için, test hesabı üzerinden belirliten adımları takip ederek mevcut test hesabı oluşturlamıdırlar. E-Arşiv oluşturmak için sisteme giriş yapıldıktan sonra sayfanın sol üst köşesinde bulunan modül seç sekmesinden “e-arşiv portal” seçeneği seçilir. Açılan sayfanın yan kısmındaki menüler aracılığı ile gerekli fatura bilgileri girilir.  Özel entegratör, e-arşiv fatura kesmek için de bir diğer seçenektedir. GİB Portala gitmeden, interaktif vergi adiresi kullanıcı bilgilerinizi KolayBi’ye bağlayarak 2Bin 5-Bin e-Arşiv faturalarınızı KolayBi’ Ön Muhasebe Programı üzerinden rahatlıkla düzenleyebilirsiniz.

Her iki fatura türünde de mali mühür ve zaman damgası kullanımı gerekli mi?

E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından resmi olarak düzenlenmesi zorunlu kılınan belgeler arasında yer alır. Bu sebeple işletmelerin bu belgeleri resmi bir şekilde düzenleyerek mali mühür kullanılmalıdır. E-Arşiv faturada ise mali mühürle imzalanabilir. Ancak, böyle bir zorunluluk yoktur. Zaman damgasında ise durum tam tersidir. E-Arşiv faturada zaman damgası kullanılır ancak e-Faturada zaman damgası kullanım zorunluluğu yoktur.

e-Fatura ve e-arşiv faturanın kullanım zorunlulukları ve kapsamları nelerdir?

Elektronik olarak düzenlenen faturaların kullanma zorunlulukları, 2022 Ocak ayında yapılan değişiklerle birlikte kapsamları genişlemiştir. Faturaların kullanım zorunlulukları, elde edilen gelirlere göre farklılık göstermektedir. 2021 ve sonrası satış hasılatı 3 milyonu geçen işletmelerin, 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-Fatura sistemine geçmeleri gerekiyordu. Ayrıca e-Defter uygulamalarına geçiş tarihleri olarak ise 1 Ocak 2023 tarihi belirlenmiştir. Ayrıca, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-fatura kullanması zorunlu kılınan spesifik işletmeler de mevcuttur. 2021 sonrası satış hasılatı 500 Bin TL ve üzeri olan aşağıdaki işletmelerin e-fatura kullanması zorunldur;

• Emlak – Gayrimenkul işletmeleri

• E-Ticaret ile uğraşan işletmeler

• Turizm ve Otel işletmeleri

• Oto alım-satım ve kiralama işi yapanlar

e-Arşiv kullanım zorunluğu ise 2022 yılı itibari ile e-arşiv düzenleme limiti 5Bin - 30Bin TL'den 2022 yılı itibariyle 2Bin - 5Bin TL rakamlarıyla ile değiştirildi. Karara göre;  

• Aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayanlara kesilecek e-arşiv faturaların, toplam tutarının 5 Bin Bin TL’yi aşması durumunda,

• Aynı gün içerisinde vergi mükelleflerine düzenlenecek e-arşiv faturaların, toplamda 2 Bin TL’yi aşması durumunda e-arşiv kullanım zorunluğu getirilmiştir.

Özel entegratör ile kesilen e-fatura sistemde ne kadar süre saklanmaktadır?

Faturaların kesilme şekillerine göre saklanma sürelerinde de farklılıkları gözlemlenebilir. Özel entegratör ile kesilen faturaların, kanunların belirlediği sürelerle birlikte saklanma işlemi gerçekleştirilebilir. Vergi kanuna göre faturalar en az 5; Türk Ticaret Kanunu’na göre ise 10 yıla kadar saklanmalıdır. Eğer faturalar saklanmak isteniyorsa, XML formatında bulunan haliyle saklanmalıdır. Oldukça kullanışlı bir yöntem olan özel entegratör; çok sayıda e-Fatura ihtiyacı olan işletmeler için en uygun seçeneklerden biridir. Büyük işletmelerin, sürekli olarak ticaret faaliyetlerinin aktif olmasıyla birlikte fatura ihtiyacı da bir o kadar artmaktadır. Sınırlı sayıda kesim olanağı gerçekleşen fatura seçenekleri, iş akışının bozulmasına sebep olabilir. Bu sebeple büyük ölçekli işletmeler, belirli bir sınır koyulmaksızın; özel entegratör sistemiyle fatura kesim işlemini tamamlayabilir. Sonrasında ise faturalarını 10 yıla kadar dilediği ortamda saklayabilir.

GİB Portal üzerinden kesilen e-Arşiv fatura sistemde ne süreyle saklanmaktadır?

Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden kesilen e-Arşiv faturalar, belirli sayıda basım imkanı sunar. Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden en fazla 500 adete kadar e-Fatura kesimi yapabilirsiniz. Bu sınırın yanı sıra faturaların saklanma süreleri de kurum tarafından belirlenmiştir. Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden kesilen faturalar, en az 6 ay süreyle saklanmalıdır. Eğer işletme sahibi isterse faturaları Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden indirebilir ve istediği bulut uygulaması üzerinden saklama işlemini gerçekleştirebilir.

e-Faturadan e-Arşiv faturaya, e-ihracat faturasından e-irsaliyeye, bütün e-belge süreçlerinizi kolaylıkla yönetebileceğiniz KolayBi' Ön Muhasebe Programı ile, engellere takılmadan bütün faturalama işlemlerinizi rahatça ve yerinizden kalkmadan halledebilirsiniz.

Bu içeriklerimiz de ilginizi çekebilir;

• Özel Entegratör Nedir? GİB Portal mı Özel Entegratör mü?

• e-Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

• e-Arşiv Nedir? e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

10 Soruda e-Fatura ve e-Arşiv Arasındaki Farklar

Ertuğrul Karakaş

KolayBi' İçerik Yazarı