e-Arşiv Nedir? e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

Ön muhasebe süreçlerinin internet ortamına taşınması ile birlikte e-arşiv sıklıkla duyduğumuz bir kavram haline geldi. Peki e-Arşiv nedir? e-Arşiv fatura nasıl kesilir? Bütün detayları ile içeriğimizde

İçerik Üreticisi
Ahmet Karadeniz
Tahmini Okuma Süresi
{Reading Time}
 dakika

e-Arşiv Nedir?

E-Arşiv Fatura,  şahıs ve işletmelerin elektronik ortamda fatura kesmelerini sağlayan bir sistemdir. E-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığının yayınladığı Vergi Usul Kanunu uyarınca belirtilen standartlara uygun şekilde, elektronik ortamda oluşturulan faturanın elektronik ortamda muhafazası ve raporlanmasını kapsayan uygulamadır. Vergi Usul Kanunu hüküm ve standartlarına göre elektronik ortamda kesilen e-arşiv faturanın ilk nüshası aslı olarak nitelendirilirken, yine elektronik ortamda muhafaza edilen nüshası ise ikinci nüsha hükmündedir.

e-arşiv örnek

e-Arşiv Fatura Kullanım Zorunluluğu Nedir?

2022 yılı itibari ile e-arşiv fatura kullanımı kapsamında yapılan değişiklikler neticesinde vergi mükellefi olmayanlara kağıt fatura düzenleme sınırı 30.000 TL’den 5.000 TL’ye düşürüldü. 5Bin - 30Bin TL olan e-Arşiv Fatura düzenleme zorunluluğu 2022 yılı itibariyle 2Bin TL 5Bin TL ciro haddi ile değiştirilmiş oldu.

Şimdi kimlerin e-arşiv fatura kullanmak zorunda olduğuna bakalım:

• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerin e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve gerektiği durumlarda ibraz etmeye zorunludurlar

• Aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayanlara düzenlenecek e-arşiv faturaların, vergilerle birlikte toplam tutarının 5 Bin TL’yi aşması durumunda,

• Aynı gün içerisinde vergi mükelleflerine düzenlenecek e-arşiv faturaların, vergiler dahil edilerek hesaplanan tutarı 2 Bin TL’yi aşması durumunda uygulanır.

2Bin–5Bin TL e-Arşiv Faturalarınızı GİB Portalına Gitmeden KolayBi’ Üzerinden Kesin!

İnteraktif Vergi Dairesi şifrenizi KolayBi'ye bağlayarak e-Arşiv faturalarınızı oluşturun. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın zorunlu kıldığı 2Bin – 5Bin TL e-Arşiv Faturalarınızı GİB Portalına gitmeden KolayBi ile dakikalar içinde kesin. KolayBi’ ile 2Bin 5Bin e-Arşiv Fatura uygulamamız ile birlikte kolaylıkla GİB Portal e-Arşiv sistemine dahil olabilir, 2Bin 5Bin e-Arşiv faturalarınızı en kolay şekilde düzenleyebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Uygulamasının Avantajları Nelerdir?

Yaygınlaşan e-dönüşüm uygulamalarından olan e-Arşiv Fatura, internet olgusu sayesinde hız kazanmış ve devlet düzenlemeleri ile ciro limitleri alt sınırlara çekilerek birçok iş kolu için zorunlu kılınmıştır.  Genellikle, e-fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumların karşılıklı kestikleri veya son kullanıcıya gönderilen e-arşiv ile birlikte;

• İşletmeler, faturalandırma işlemlerini elektronik ortama taşıyacağı için kağıt fatura saklama, gönderme ve üretme gibi koçan masraflarından tasarruf sağlayabilmektedirler.

• Kağıt tüketimi e-arşiv fatura kullanımı ile birlikte azalmaktadır. Dolayısıyla e-arşiv fatura çevreci bir çözümdür.

• Kağıt faturalarda, manuel fatura oluşturma işlemlerinden kaynaklanan hatalar e-arşiv fatura ile en aza indirgenmektedir.

• İşletmeler, bulut sistemlerinin verdiği güvenli ağlarda yasal korunaklarla saklanan e-arşiv faturalarına diledikleri zaman ulaşabileceklerdir.

•E-Arşiv fatura uygulamasıyla birlikte, ilgili belgeler güvenli web ağlarında saklanacağı için faturaların saklanacağı ve biriktirileceği alandan tasarruf sağlanabilmektedir.

• Kağıt faturaların kaybolma veya fiziksel olarak zarar görmesi, e-arşiv fatura ile ortadan kalkmaktadır.

e-Arşiv Fatura Kullanmanın Maliyeti Nedir?

e-Arşiv Portal üzerinden keseceğiniz faturalar için ücret zorunluluğu aranmazken, seçeceğiniz özel entegratör yoluyla e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kesebilmek için belirli bir entegrasyon ücreti ödemeniz gerekmektedir. KolayBi' ile 14 gün boyunca ücretsiz bir şekilde e-Arşiv Fatura kesebilirsiniz. E-Arşiv fatura uygulamasına KolayBi’ üzerinden başvurduğunuz takdirde, tekrardan Gelir İdaresi Başkanlığında herhangi bir başvuru yapmanıza gerek kalmadan fatura sistemlerinizi dijital ortama kolaylıkla taşıyabilirsiniz.

e-Arşiv İptal Edilebilir mi?

e-Arşiv fatura, tıpkı e-fatura gibi iptal edilebilir veya yeniden düzenlenebilir. E-Arşiv Fatura iptali fatura kesim tarihinden itibaren 7 gün içerisinde gerçekleştirilmelidir. Yedi gün sonra iptal edilmeyen faturalar için iade faturası işlemleri gerçekleştirilmelidir. E-Fatura İptal Portalı Kullanımı içeriğimiz ile beraber konu ile ilgili bilgi sahibi olabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura’nın Temel Özellikleri Nelerdir?

Geleneksel faturalar içerisinde yer alan bütün bilgiler, e-arşiv fatura içerisinde de yer almakta ve aynı hukuki geçerliliğe sahip olmaktadır. E-Arşiv Fatura, mükellefi tarafından saklanması ve Gelir İdaresi Başkanlığına ibraz edilmesi zorunlu kılınan fatura türüdür.

•E-Arşiv Fatura e-fatura mükellefi olmayan kurum ve kişilere kesilebilen bir fatura türüdür. 
•İnternet erişimi olan her yerden e-arşiv faturalarınıza erişebilir, zaman ve mekândan bağımsız şekilde işlem yapabilirsiniz. 
•E-Arşiv Fatura elektronik ortamda oluşturulan ve ilgili kuruma iletilen e-arşiv faturanın ikinci nüshası, elektronik ortamda saklanmaktadır.

KolayBi' e-Arşiv Programını 14 Gün Boyunca Ücretsiz Deneyin!

e-Arşiv Fatura Kesmek için e-Fatura Mükellefi Olmak Zorunlu mu?

Daha önceden e-arşiv kullanıcısı olabilmek için e-fatura mükellefi olmak gerekmekteydi. Ancak 2021 yılında Gelir İdaresi Başkanlığınca alınan kara doğrultusunda, bu zorunluluk ortadan kaldırıldı. Bu düzenlemeye göre işletmeler ve firma sahipleri, GİB Portal üzerinden ya da GİB ile anlaşmalı özel entegratörler aracılığıyla e-Arşiv Fatura kesilebilmektedir.

 e-Arşiv Fatura Kimlere Gönderilir?

e-Arşiv, e-fatura mükellefi olmayan işletmelerin kestikleri veya son kullanıcıya gönderdikleri fatura türüdür. e-Arşiv Fatura doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden kesilebileceği gibi, GİB ile anlaşmalı özel entegratörler aracılığıyla da düzenlenebilmektedir. E-Fatura sistemine geçtikten sonra e-Fatura kullanıcısı olmayan kurum, kişi ve işletmelere e-Arşiv Fatura gönderebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Sorgusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura  sorgulama işlemi Gelir İdaresi başkanlığı Üzerinden yapılmaktadır. Ancak GİB'in de burada önemle hatırlattığı üzere, bir sorgulama yapmadan önce faturanın e-Arşiv Fatura uygulaması üzerinden düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmak gerekmektedir. Aynı zamanda fatura üzerinde yer alan fatura numarasının doğru bir şekilde girildiğinden emin olunmalıdır. Sorgulama işlemini Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Arşiv Fatura Sorgulama alanından gerçekleştirilebilmektedir.

e-Arşiv ve e-Fatura Uygulamasına Başvurusu Nasıl Yapılmaktadır?

e-Fatura uygulamasına geçmek isteyen şahıs şirketleri e-imza yoluyla e-Fatura mükellefi olabilirken, Tüzel kişiler, e-fatura uygulamasına erişim sağlayabilmek için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden(KAMUSM) mali mühür almalıdırlar.

Mali Mühür ya da e-İmza edinme sürecinin ardından  sonra Gelir İaresi Başkanlığı üzerinden başvuru yapabilirler. Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden iki şekilde e-Arşiv uygulamasına başvuru yapılabilir. e-Fatura mükellefi olmayan kullanıcıların GİB Portal üzerinden fatura kesmek için mali mühür veya e-imza şartı bulunmamaktadır .

1e-Arşiv Uygulamasını Bilgi İşlem Sistemini Entegre Ederek Kullanmak Amacıyla Başvuru

 e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanmak isteyen mükellefler, e-Arşiv Başvuru Kılavuzu” nda belirtilen belgeler ile birlikte “Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla başvurmaları gerekmektedir

2) Özel Entegrasyon Yöntemi ile Başvuru

Özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, Başkanlıktan e-Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. e-Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır.

KolayBi' ile dakikalar içinde e-fatura ve e-arşiv fatura mükellefi olabilir, işletmenize hız ve zaman kazandırabilirsiniz. E-Faturaya geçişinizde hiçbir engel ile karşılaşmadan dakikalar içinde e-fatura mükellefi olarak Gelir İdaresi Başkanlığı'na gitmeden KolayBi'nin kullanışlı ekranı üzerinden e-arşiv faturalarınızı rahatça kesebilirsiniz.

KolayBi' her türlü işletme için diledikleri yerden fatura kesme özgürlüğü sunmaktadır. Şimdi KolayBi'yi 14 Gün boyunca ücretsiz deneyin, KolayBi' e-Fatura e-Arşiv Programı ile zaman ve mekandan bağımsız şekilde e-Arşiv Faturalarınızı anında alıcılarına ulaştırın, hızlıca entegre olun ve dilediğiniz yerden fatura kesin.

Ahmet Karadeniz
Digital Copywriter