e-Arşiv Nedir? e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv, faturaların elektronik ortamda düzenlenmesini, alıcıya dijital veya kâğıt çıktı olarak teslim edilmesini ve ikinci nüshasının elektronik ortamda saklanarak Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) raporlanmasını sağlayan yasal belgedir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) hükümlerine göre düzenlenen e-Arşiv fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.

Sistemin temel amacı, faturanın basım, kargo ve fiziksel arşivleme maliyetlerini düşürmek; ticari belgelerin denetimini doğrudan elektronik kayıtlar üzerinden yürütmektir.

e-Arşiv Fatura Kimlere Kesilir?

e-Arşiv faturanın kesileceği alıcı grubu, muhatabın e-Fatura sisteminde kayıtlı olup olmamasına göre belirlenir:

• Vergi mükellefi olduğu hâlde henüz e-Faturaya geçmemiş şahıs, limited veya anonim şirketlere e-Arşiv fatura kesersiniz.
• Vergi mükellefiyeti bulunmayan bireysel müşterilere yaptığınız satışlarda da faturayı e-Arşiv olarak düzenlersiniz.
• Hizmet ihracı veya mikro ihracat kapsamında yurt dışına kestiğiniz faturalar için de e-Arşiv fatura kullanılır.

Alıcınız e-Fatura mükellefiyse e-Arşiv fatura kesemezsiniz. Bu durumda faturayı doğrudan e-Fatura sisteminden iletmeniz gerekir. e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv fatura düzenlenmesi durumunda VUK 353. madde uyarınca özel usulsüzlük cezası uygulanır.

2026 Yılı e-Arşiv Fatura Zorunluluğu ve Güncel Sınırlar

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ve sonrasında yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ ile faturaların elektronik ortamda düzenlenmesine dair kurallar güncellendi. 2026 yılı itibarıyla mükellef türüne göre geçerli olan uygulama şu şekildedir:

1. Bilanço esasına göre defter tutan mükellefler (1. sınıf tüccarlar): 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren tutar sınırı olmaksızın tüm satış faturalarını e-Arşiv fatura olarak düzenlemek zorundadır. Bu işletmeler için matbu kâğıt fatura dönemi kapandı; 1 TL tutarındaki fatura dahi elektronik ortamda kesilir.
2. İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve basit usul mükellefleri: 31 Aralık 2026 tarihine kadar, vergiler dâhil toplam tutarı 3.000 TL'yi aşan faturalarını e-Arşiv fatura olarak düzenlemek zorundadır. 3.000 TL ve altındaki satışlarda kâğıt fatura kullanımı 2026 sonuna kadar devam eder. 1 Ocak 2027 tarihinden itibaren ise bu gruptaki mükellefler de tutara bakılmaksızın tüm faturalarını e-Arşiv olarak düzenleyecektir.

Bu düzenlemelere uymayarak kâğıt fatura düzenleyen ya da faturayı süresinde kesmeyen mükelleflere, her bir belge için VUK 353. maddede belirlenen tutarda özel usulsüzlük cezası kesilir.

e-Arşiv ile e-Fatura Arasındaki Temel Farklar

İki belge de dijital ortamda hazırlanır ancak alıcı tarafı, iletim kanalı ve yasal onay süreçleri bakımından ayrışır:

İki uygulamanın teknik ve operasyonel ayrımını içeriğimizle ayrıntılı inceleyebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv fatura düzenlemek isteyen işletmeler iki farklı yoldan birini seçer:

1. GİB e-Arşiv Portalı Üzerinden Kullanım

Yalnızca zorunlu limitleri aştığında fatura kesen, fatura sayısı az olan ve henüz e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler GİB Portalı'nı tercih eder. Bu yöntemde GİB'e özel bir başvuru dilekçesi vermeniz gerekmez. İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifrenizle GİB e-Belge Portalı'na giriş yaparak hemen fatura oluşturabilirsiniz. Bu yöntemde şahıs firmaları için e-İmza, tüzel kişiler için mali mühür zorunluluğu aranmaz; faturalar SMS şifresi doğrulamasıyla imzalanır.

2. Özel Entegratör Aracılığıyla Kullanım

Düzenli fatura kesen, faturalarını cari hesap ve stok takibiyle bağlamak isteyen işletmeler özel entegratörleri tercih eder. Bu yöntemde e-Arşiv faturaya geçebilmek için e-Fatura sistemine de dâhil olunur.

• Şahıs şirketleri yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından e-İmza temin eder.
• Anonim ve limited şirketler Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden (Kamu SM) mali mühür alır.
• Sertifika temin edildikten sonra çalışmak istediğiniz GİB onaylı özel entegratör ile sözleşme yaparsınız.

Özel entegratör yöntemiyle sisteme dâhil olan mükelleflerin GİB'e ayrıca posta ya da dilekçe ile bildirim yapması gerekmez; entegratör aktivasyonu doğrudan sisteme iletir.

e-Arşiv Fatura Kesme Yöntemleri

Faturanızı düzenlerken işletmenizin fatura hacmine göre üç farklı altyapıdan yararlanabilirsiniz:

1. GİB e-Belge Portalı tamamen ücretsizdir; faturayı tarayıcıda elle doldurup SMS koduyla onaylarsınız. Sistem belgeleri 6 ay tuttuğu için geriye dönük aramalarda kayıp yaşamamak adına faturaları bilgisayarınıza indirmeniz gerekir.
2. Özel entegratörler ve ön muhasebe programlarıyla faturanızı bilgisayardan ya da cep telefonundan kesebilirsiniz. Belgeleriniz 10 yıl boyunca bulutta saklanır, ayrıca müşteri bilgileri sistemde kayıtlı olduğu için her defasında unvan ve vergi kimlik numarası girmekle uğraşmazsınız.
3. Fatura trafiği çok yüksek olan büyük ölçekli şirketler, GİB'den teknik yeterlilik onayı alıp kendi sunucularını doğrudan sisteme bağlayarak fatura kesebilir.

Süreçleri kendi sisteminizden yürütmek isterseniz, GİB Portal'dan ücretsiz e-Arşiv fatura nasıl kesilir? başlıklı rehberimizdeki adımları takip edebilirsiniz. KolayBi GİB e-Arşiv Portal Entegrasyonu veya KolayBi e-Arşiv Fatura Programı kullandığınızda, faturayı oluştururken vergi numarasını girdiğiniz an sistem alıcının mükellefiyet durumunu sorgular; alıcı e-Fatura kayıtlısıysa sizi uyararak faturayı yanlış formatta kesmenizi önler.

Hatalı Kesilen e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

e-Arşiv faturada yanlış tutar, eksik ürün veya hatalı alıcı bilgisi yer alıyorsa, faturayı düzenleme tarihinden itibaren 7 gün içinde sistem üzerinden iptal edebilirsiniz. 7 günlük sürenin hesabı faturanın düzenlendiği günü izleyen günden başlar.

• Süre 7 günü aşmadıysa faturayı kestiğiniz portal üzerinden iptal talebi oluşturabilir veya doğrudan iptal edebilirsiniz; GİB Portal kullanıyorsanız işlem portal içindeki iptal menüsünden yürütülür.
• 7 gün dolduktan sonra sistem üzerinden doğrudan iptal yapamazsınız; alıcı vergi mükellefiyse size iade faturası keser, nihai tüketiciyse faturanın çıktısını alıp gider pusulası düzenleyerek bedeli iade edersiniz.

İptal sürecinin teknik adımları ve itiraz şartları için e-Fatura İptal Portalı Kullanımı sayfamızı inceleyebilirsiniz.

e-Arşiv Faturanın Alıcı Tarafından Sorgulanması

Size düzenlenen bir e-Arşiv faturanın sahte olup olmadığını ya da GİB sistemine yansıyıp yansımadığını kontrol edebilirsiniz. GİB'in e-Arşiv Fatura Sorgulama sayfasına girerek faturanın üzerinde bulunan 16 haneli fatura numarasını, satıcının vergi kimlik numarasını ve fatura tutarını girdiğinizde belgenin doğruluğu ekranda görüntülenir.

Özel entegratör üzerinden düzenlenen faturalar ertesi gün GİB sistemine raporlandığı için sorgulama ekranında faturanın görünmesi 24 saati bulabilir.

GİB Portal ile Özel Entegratör Arasındaki Farklar

Fatura işlemlerini nereden yöneteceğinizi seçerken şu temel farkları göz önünde bulundurabilirsiniz:

• GİB Portalı tamamen ücretsizken özel entegratörlerde kestiğiniz fatura başına kontör bedeli ödersiniz.
• GİB Portal belgeleri yalnızca 6 ay sistemde tuttuğundan dosyaları bilgisayarınıza yedeklemeniz gerekir; özel entegratörler ise faturaları yasal zorunluluk gereği 10 yıl boyunca saklar.
• GİB Portal yalnızca fatura belgesi üretir; tahsilat, bakiye ya da stok takibi yapmaz. Ön muhasebe bağlantılı sistemlerde ise faturayı onayladığınız anda tutar müşterinin carisine borç yazılır ve ürün stoğunuz otomatik düşer.
• GİB Portal masaüstü tarayıcılarda çalışır ve işlem sırasında SMS şifresi ister; entegratör uygulamalarında ise faturayı doğrudan cep telefonundan kesip müşteriye e-posta ile gönderebilirsiniz.

Fatura düzeninizi kurarken öncelikle defter türünüze göre zorunluluk kapsamınızı belirleyin; ardından aylık fatura sayınıza uygun portal ya da entegratör yöntemini seçerek işlemlerinizi başlatın.