E-Arşiv Fatura, şahıs ve işletmelerin elektronik ortamda fatura kesmelerini sağlayan bir sistemdir. E-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığının yayınladığı Vergi Usul Kanunu uyarınca belirtilen standartlara uygun şekilde, elektronik ortamda oluşturulan faturanın elektronik ortamda muhafazası ve raporlanmasını kapsayan uygulamadır. Vergi Usul Kanunu hüküm ve standartlarına göre elektronik ortamda kesilen e-arşiv faturanın ilk nüshası aslı olarak nitelendirilirken, yine elektronik ortamda muhafaza edilen nüshası ise ikinci nüsha hükmündedir.
e-Arşiv Fatura Kullanım Zorunluluğu Nedir?
e-Arşiv Fatura konusunda kullanıcılar tarafından sıkça sorulan e-arşiv sistemine geçiş zorunluluğum var mı sorusudur. 2022 yılı itibari ile e-arşiv fatura kullanımı kapsamında yapılan değişiklikler neticesinde vergi mükellefi olmayanlara kağıt fatura düzenleme sınırı 30.000 TL’den 5.000 TL’ye düşürüldü. 5Bin - 30Bin TL olan e-Arşiv Fatura düzenleme zorunluluğu 2022 yılı itibariyle 4.400 TL 5.000 TL ciro haddi ile değiştirilmiş oldu.
Şimdi kimlerin e-arşiv fatura kullanmak zorunda olduğuna bakalım:
• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerin e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve gerektiği durumlarda ibraz etmeye zorunludurlar
• Aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayanlara düzenlenecek e-arşiv faturaların, vergilerle birlikte toplam tutarının 5 Bin TL’yi aşması durumunda,
• Aynı gün içerisinde vergi mükelleflerine düzenlenecek e-arşiv faturaların, vergiler dahil edilerek hesaplanan tutarı 4.400Bin TL’yi aşması durumunda uygulanır.
e-Arşiv Fatura Uygulamasının Avantajları Nelerdir?
Yaygınlaşan e-dönüşüm uygulamalarından olan e-Arşiv Fatura, internet olgusu sayesinde hız kazanmış ve devlet düzenlemeleri ile ciro limitleri alt sınırlara çekilerek birçok iş kolu için zorunlu kılınmıştır. Genellikle, e-fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumların karşılıklı kestikleri veya son kullanıcıya gönderilen e-arşiv ile birlikte;
• İşletmeler, faturalandırma işlemlerini elektronik ortama taşıyacağı için kağıt fatura saklama, gönderme ve üretme gibi koçan masraflarından tasarruf sağlayabilmektedirler.
• Kağıt tüketimi e-arşiv fatura kullanımı ile birlikte azalmaktadır. Dolayısıyla e-arşiv fatura çevreci bir çözümdür.
• Kağıt faturalarda, manuel fatura oluşturma işlemlerinden kaynaklanan hatalar e-arşiv fatura ile en aza indirgenmektedir.
• İşletmeler, bulut sistemlerinin verdiği güvenli ağlarda yasal korunaklarla saklanan e-arşiv faturalarına diledikleri zaman ulaşabileceklerdir.
•E-Arşiv fatura uygulamasıyla birlikte, ilgili belgeler güvenli web ağlarında saklanacağı için faturaların saklanacağı ve biriktirileceği alandan tasarruf sağlanabilmektedir.
• Kağıt faturaların kaybolma veya fiziksel olarak zarar görmesi, e-arşiv fatura ile ortadan kalkmaktadır.
e-Arşiv Fatura Kullanmanın Maliyeti Nedir?
e-Arşiv Portal üzerinden keseceğiniz faturalar için ücret zorunluluğu aranmazken, seçeceğiniz özel entegratör yoluyla e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kesebilmek için belirli bir entegrasyon ücreti ödemeniz gerekmektedir. KolayBi' ile 7 gün boyunca ücretsiz bir şekilde e-Arşiv Fatura kesebilirsiniz. E-Arşiv fatura uygulamasına KolayBi’ üzerinden başvurduğunuz takdirde, tekrardan Gelir İdaresi Başkanlığında herhangi bir başvuru yapmanıza gerek kalmadan fatura sistemlerinizi dijital ortama kolaylıkla taşıyabilirsiniz.
e-Arşiv Nasıl İptal Edilir?
e-Arşiv fatura, tıpkı e-fatura gibi iptal edilebilir veya yeniden düzenlenebilir. E-Arşiv Fatura iptali fatura kesim tarihinden itibaren 7 gün içerisinde gerçekleştirilmelidir. Yedi gün sonra iptal edilmeyen faturalar için iade faturası işlemleri gerçekleştirilmelidir. Kesilmiş olan e-Arşiv faturaların, çeşitli gerekçeler ile iptal edilmesi gereken durumlarda e-Arşiv portal fatura iptali alanına fatura bilgileri eklenir. İptali istenen e-Arşiv faturanın Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderimi sağlanır. E-Fatura İptal Portalı Kullanımı içeriğimiz ile beraber konu ile ilgili bilgi sahibi olabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura’nın Temel Özellikleri Nelerdir?
Geleneksel faturalar içerisinde yer alan bütün bilgiler, e-arşiv fatura içerisinde de yer almakta ve aynı hukuki geçerliliğe sahip olmaktadır. E-Arşiv Fatura, mükellefi tarafından saklanması ve Gelir İdaresi Başkanlığına ibraz edilmesi zorunlu kılınan fatura türüdür.
•E-Arşiv Fatura e-fatura mükellefi olmayan kurum ve kişilere kesilebilen bir fatura türüdür.
•İnternet erişimi olan her yerden e-arşiv faturalarınıza erişebilir, zaman ve mekândan bağımsız şekilde işlem yapabilirsiniz.
•E-Arşiv Fatura elektronik ortamda oluşturulan ve ilgili kuruma iletilen e-arşiv faturanın ikinci nüshası, elektronik ortamda saklanmaktadır.
e-Arşiv Fatura Kesmek için e-Fatura Mükellefi Olmak Zorunlu mu?
Daha önceden e-arşiv kullanıcısı olabilmek için e-fatura mükellefi olmak gerekmekteydi. Ancak 2021 yılında Gelir İdaresi Başkanlığınca alınan kara doğrultusunda, bu zorunluluk ortadan kaldırıldı. Bu düzenlemeye göre işletmeler ve firma sahipleri, GİB Portal üzerinden ya da GİB ile anlaşmalı özel entegratörler aracılığıyla e-Arşiv Fatura kesilebilmektedir.
e-Arşiv Fatura Kimlere Gönderilir?
e-Arşiv, e-fatura mükellefi olmayan işletmelerin kestikleri veya son kullanıcıya gönderdikleri fatura türüdür. e-Arşiv Fatura doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden kesilebileceği gibi, GİB ile anlaşmalı özel entegratörler aracılığıyla da düzenlenebilmektedir. E-Fatura sistemine geçtikten sonra e-Fatura kullanıcısı olmayan kurum, kişi ve işletmelere e-Arşiv Fatura gönderebilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Sorgusu Nasıl Yapılır?
e-Arşiv Fatura sorgulama işlemi Gelir İdaresi başkanlığı Üzerinden yapılmaktadır. Ancak GİB'in de burada önemle hatırlattığı üzere, bir sorgulama yapmadan önce faturanın e-Arşiv Fatura uygulaması üzerinden düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmak gerekmektedir. Aynı zamanda fatura üzerinde yer alan fatura numarasının doğru bir şekilde girildiğinden emin olunmalıdır. Sorgulama işlemini Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Arşiv Fatura Sorgulama alanından gerçekleştirilebilmektedir.
e-Arşiv ve e-Fatura Uygulamasına Başvurusu Nasıl Yapılmaktadır?
e-Arşiv başvurusu için tercih edebileceğiniz iki yol bulunmaktadır. GİB portal yöntemi için Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapabilirsiniz. Özel entegratör uygulaması için ise çalışmak istediğiniz entegratöre ulaşarak, detaylar hakkında bilgi alabilirsiniz. Hızlı ve kolay bir e-fatura geçiş deneyimi sunan KolayBi’ ile dakikalar içinde e-fatura sistemine dahil olabilirsiniz.
e-Fatura uygulamasına geçmek isteyen şahıs şirketleri e-imza yoluyla e-Fatura mükellefi olabilirken, Tüzel kişiler, e-fatura uygulamasına erişim sağlayabilmek için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden(KAMUSM) mali mühür almalıdırlar.
Mali Mühür ya da e-İmza edinme sürecinin ardından sonra Gelir İaresi Başkanlığı üzerinden başvuru yapabilirler. Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden iki şekilde e-Arşiv uygulamasına başvuru yapılabilir. e-Fatura mükellefi olmayan kullanıcıların GİB Portal üzerinden fatura kesmek için mali mühür veya e-imza şartı bulunmamaktadır .
1) e-Arşiv Uygulamasını Bilgi İşlem Sistemini Entegre Ederek Kullanmak Amacıyla Başvuru
e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanmak isteyen mükellefler, “e-Arşiv Başvuru Kılavuzu” nda belirtilen belgeler ile birlikte “Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla başvurmaları gerekmektedir
2) Özel Entegrasyon Yöntemi ile Başvuru
Özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, Başkanlıktan e-Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. e-Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır.
KolayBi' ile dakikalar içinde e-fatura ve e-arşiv fatura mükellefi olabilir, işletmenize hız ve zaman kazandırabilirsiniz. E-Faturaya geçişinizde hiçbir engel ile karşılaşmadan dakikalar içinde e-fatura mükellefi olarak Gelir İdaresi Başkanlığı'na gitmeden KolayBi'nin kullanışlı ekranı üzerinden e-arşiv faturalarınızı rahatça kesebilirsiniz.
4.400 Bin–5.000 Bin TL e-Arşiv faturalarınızı GİB Portala gitmeden KolayBi’ üzerinden kesin!
İnteraktif Vergi Dairesi şifrenizi KolayBi'ye bağlayarak e-Arşiv faturalarınızı oluşturun. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın zorunlu kıldığı 4.400Bin – 5Bin TL e-Arşiv Faturalarınızı GİB Portalına gitmeden KolayBi ile dakikalar içinde kesin. KolayBi’ ile 2Bin 5Bin e-Arşiv Fatura uygulamamız ile birlikte kolaylıkla GİB Portal e-Arşiv sistemine dahil olabilir, 4.400Bin 5Bin e-Arşiv faturalarınızı en kolay şekilde düzenleyebilirsiniz.
KolayBi' her türlü işletme için diledikleri yerden fatura kesme özgürlüğü sunmaktadır. Şimdi KolayBi'yi 7 Gün boyunca ücretsiz deneyin, KolayBi' e-Fatura e-Arşiv Programı ile zaman ve mekandan bağımsız şekilde e-Arşiv Faturalarınızı anında alıcılarına ulaştırın, hızlıca entegre olun ve dilediğiniz yerden fatura kesin.
e-Arşivin e-Faturadan Farkı Nedir?
e-Fatura ve e-Arşiv fatura, kullanım ve sağladığı avantajlar açısından birbirinden farklı iki uygulamadır. E-Fatura sadece e-fatura mükellefi olan kişilere kesilip iletilirken, e-fatura mükellefi olmayan şahıs ya da şirketlere e-arşiv fatura kesilebilmektedir. Her ne kadar iki fatura türü de elektronik ortamda hazırlansa da, aralarında çeşitli farklılıklar bulunmaktadır. Bunlardan en belirgin olanları ise şu şekildedir;
• e-Fatura yalnızca kendi kapsamında yer alan e-Fatura kullanıcıları için kullanılırken, e-Arşiv fatura ise kapsamı dışında bulunan kullanıcılar için kullanılabilir.
• e-Fatura GİB üzerinden alıcıya ulaştırılırken, e-Arşiv fatura elektronik posta ya da çıktı alınarak kağıt olarak teslim edilebilir.
• Her iki fatura türünde de mali mühür kullanılabilmektedir. Ancak e-arşiv fatura keserken mali mühür kullanımı zorunlu değildir. E-Arşiv faturada zaman damgası kullanılır ancak e-Faturada zaman damgası kullanım zorunluluğu yoktur.
• e-Arşivde fatura türüde zorunluluğu aranmazken, e-faturada ise UBL-TR format zorunluluğu vardır. UBL (Universial Business Language.
e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki farklılıkları tüm detaylarıyla kaleme aldığımız içeriğimizle, konu hakkında detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.
e-Fatura ve e-Arşiv Portalı Nedir?
İşletmelerin, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun şekilde elektronik ortamda fatura oluşturabilmelerine, faturaların; ibraz edilebilmelerine, muhafazalarına ve raporlamalarına imkân sunan resmi portala e-Arşiv Portal denir.
Günümüzde dijitalleşen dünyada, fatura işlemleri açısından büyük kolaylık sağlayan bu sistem, kullanıcılara zaman kazandırmaktadır. Pratik ve hızlı olması nedeni ile oldukça sık tercih edilen bu yöntem, Gelir İdaresi Başkanlığınca alınan kararlar ile pek çok sektör için zorunlu bir hal almıştır. Kazanç elde eden her mükellef için zorunlu olan fatura kesimi, internet ortamında pratik ve hızlı şekilde gerçekleştirebilmektedir.
e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
e-Arşiv fatura kesimi, kullanıcıya zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir uygulama olduğu gibi sunduğu alternatifler ile kendi tercihinizi oluşturma imkanı sunuyor. E-Arşiv portal fatura nasıl kesilir sorunuzun birden fazla cevabı bulunmaktadır.
Dilerseniz, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine giriş yapıp, istenen bilgileri girerek kısa sürede e-Arşiv faturanızı oluşturabilirsiniz. E-Arşiv portal fatura kesmek için kullanıcıların sık ziyaret ettiği bir uygulamadır. İkinci seçenek ise işletmenizin kendi bilgi işlem sistemine entegre ettiğiniz özel bir yazılım hizmeti ile kendi faturalarınızı oluşturma imkanıdır. Bu yazılım sistemi için GİB onayı gerekmektedir. Ya da en zahmetsiz şekilde fatura kesimi yapmak için GİB onaylı, özel entegratörleri seçebilirsiniz. Özel entegratör tercihini yapan mükelleflerin, Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapmalarına gerek kalmadan e-Arşiv uygulamasına erişebilme olanakları bulunmaktadır.
e-Arşiv fatura kesimi farklı şekilde yapılabilmektedir.
•Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden gerekli bilgileri girerek, e-Arşiv faturanızı oluşturabilirsiniz. GİB portal e-arşiv fatura kesimi için sıklıkla kullanılır.
•işletmenize özel entegre ettiğiniz ve GİB tarafından onaylı, kendi bilgi işlem sisteminizi kullanabilirsiniz.
•GİB tarafından onay almış olan özel entegratörlerin sunduğu hazır paketler aracılığıyla, Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapma zorunluluğu olmadan, e-Arşiv uygulaması kullanılabilir. Bu hizmeti alabilmek için fazladan herhangi bir yazılım ya da donanıma ihtiyacınız yoktur.
KolayBi’ e-Arşiv Portal Entegrasyonuyla dilediğiniz yerden e-fatura ve e-arşiv fatura oluşturabilirsiniz. 7Gün Boyunca Ücretsiz Kullanarak, internetin olduğu her yerden anında e-arşiv faturalarınızı oluşturun.
Ayrıntılı işlemsel bilgiye, GİB Portaldan ücretsiz e-arşiv fatura nasıl kesilir? adlı içeriğimizden ulaşabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura’yı Kimler Kullanabilir?
E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olacak şekilde, maliye bakanlığınca yayınlanan vergi usul kanunu ile belirli gelir tutarına sahip olan işletmeler tarafından zorunlu tutulurken, e-arşiv fatura, vergi mükellefi olan bir firmaya, aynı gün içerisinde 4.400TL üzeri bir fatura kesilecekse düzenlenmektedir. Ayrıca, vergi mükellefi olmayan birine aynı gün içerisinde 5000 TL üzerinde fatura oluşturulacaksa e-arşiv fatura türünde düzenlenmesi gerekmektedir.
e-Arşiv Fatura Kapsamı Nedir?
E-Arşiv Fatura kullanım kapsamı, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunduğu standartlara göre belirlenmektedir. GİB tarafından belirtilen esaslara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen e-arşiv fatura; yine elektronik ortadma muhafaza edilmesi, ibraz edilmesi ve gerektiğinde raporlanmasını kapsayan bir sürectir.
e-Fatura kesebilmek için hangi programlara ihtiyaç vardır?
Elektronik faturalar, özel entegratörler aracılığıyla kesilebildiği gibi, GİB Portal üzerinden de kesilebilmektedir. Ancak bu işlemi yapabilmek için belirli programlara ihtiyaç duyulmaktadır. E-Fatura portalı, Opera, Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari gibi tarayıcılar ile uyumlu olarak çalışmaktadır. Portalda sağlıklı işlem yapabilmek için fatura oluşturacağınız bilgisayarda JAVA(JRE: Java Run Time)'nin uygun versiyonu bulunması gerekmektedir.
Java ayarlarını yapabilmek için sırasıyla;
• Sol altta yer alan başlat menüsünden denetim masasına girin,
• Denetim masasından Java ikonuna tıklayın ve kontrol panelini açın,
• Java kontrol paneline tıklayın ve Wiev'e tıklayın,
• Açılan pencere üzerinde Runtime Parameters bölümüne gelin ve xmx256m değerlerini girin, parametre ayarlarınızı böylelikle ayarlamış olacaksınız.
GİB Portal ve Özel Entegratörün farkları nelerdir?
• GİB Portal üzerinden keseceğiniz faturalar için mali mühür ya da e-imzaya ihtiyaç duyulmaz. Öze entegratörlerde e-imza ve mali mühür kullanımı gereklidir. Başvuru esnasında da mali mührün bilgisayara takılı ve çalışır vaziyette olması gerekmektedir.
• GİB e-Arşiv Portal üzerinden yapılan işlemler ücretsizken, özel entegratörlerde kontör almanız gerekmektedir. KolayBi’yi 7 gün ücretsiz deneyerek kazanacağınız 1000 kontör ile dilediğinizce fatura kesebilirsiniz.
• E-Arşiv Portal kullanırken, kurulması gereken çeşitli programlar ve teknik detaylar gerekmektedir. Özel entegratör ile herhangi bir zahmete girmeden kolayca e-fatura ve e-arşiv fatura kesebilirsiniz.
• GİB e-Arşiv Portal üzerinden keseceğiniz faturalar e-arşiv sisteminde 6 ay saklanırken, bu süre özel entegratörlerde hukuki teminatlarla beraber 10 yıl olarak belirlenmiştir.
• E-Arşiv Portal üzerinden yapacağınız işlemlerin tümü, masaüstü ve dizüstü bilgisayar cihazlarından yürütülmek zorundadır. Özel Entegratörlerin birçoğu mobil uygulama imkanı sunmaktadır.
e-Arşiv Faturalarınızı KolayBi' ile Zahmetsizce Oluşturun!
KolayBi', özel entegratör hizmeti ile kullanıcılara zahmetsiz ve hızlı bir uygulama deneyimi sunuyor. Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru şartı olmadan, kolay şekilde e-Arşiv portal giriş sistemine dahil olabilirsiniz. Zaman kaybetmeden, e-Arşiv faturalarını düzenleyebilir ve gerektiğinde raporlamak üzere güvenle saklayabilirsiniz. KolayBi’ e-Arşiv portal sistemi, kullanıcıların iş yükünü hafifletiyor. Zamandan, enerjiden ve maliyetten tasarruf sağlayan bu yöntem ile tanışıp, pratik çözümlere ulaşmak için KolayBi’ e-Arşiv Fatura Programına göz atabilir, detaylı bilgi alabilir ve sisteme dahil olabilirsiniz.
GİB e-Arşiv Entegrasyonu ile Faturaları Yönetmenin KolayBi' Yolu Var!
e-Faturaya geçiş yapmak zorunda olmadan ve GİB portalına gitmeden 2 bin 5 bin TL e-Arşiv faturalarınızı KolayBi' üzerinden düzenleyebilirsiniz. 4.400 bin ve 5 bin TL satış faturalarınızı KolayBi’ GİB e-Arşiv Portal Entegrasyonu uygulamamız üzerinden otomatik olarak e-Arşiv portalınıza gönderebilir ek olarak faturalarınızı imzalayabilir, silebilir veya iptal talebi gönderebilirsiniz. KolayBi'nin sunduğu e-Dönüşüm hizmetlerinden şimdi yararlanın.
