Özel Entegratör Nedir? GİB Portal mı Özel Entegratör mü?

e-Dönüşüm kapsamının genişlemesi ve ciro limitlerinin düşürülmesiyle birlikte şirketler; fatura ve irsaliye gibi belgeleri düzenlerken verilerini güvenle saklamak, kolayca raporlamak ve kesintisiz teknik destek almak için özel entegratörleri tercih ediyor.

Özel entegratör ise, Gelir İdaresi Başkanlığınca yetkilendirilen, kayıtlı mükellefi için e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye vb. e-belge türlerini oluşturmalarına aracılık eden kurumlardır.

Özel entegratör Gelir İdaresi Başkanlığına bağlı olarak çalışmalarını yürütmektedir. İş tanımı olarak ise özetle Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yetki verdiği ve mükellefi temsilen tüm GİB Portal işlemlerini yürüten köprü vazifesi gören kurumlardır. Entegratörler, başta e-Fatura ve e-Defter olmak üzere tüm elektronik kayıt süreçlerini yürütür.

Ayrıca Özel Entegratörler e-belge oluşturma, gönderme, saklama gibi işlemleri yapan özel kurumlardır. Özel entegratörler, anlaştıkları mükelleflerin dijital belge süreçlerini baştan sona yürütür. En iyi özel entegratör tarafından yapılacak bu işleri ayrıntılı olarak maddelemek gerekirse:

• e-serbest meslek makbuzu çıkarabilir.

• Beyannameleri ve e-Belgeleri düzenleyebilir.

• Mükellefin isteği doğrultusunda bu belgeleri saklama ve paylaşma işlemlerini yürütebilir.

Özel entegratör nedir sorusundan ziyade önemli olan ve çokça sorulardan birisi özel entegratörün ne yaptığıdır. Bu soruya şu maddelerle yanıt verebiliriz:

• Kendi mali mührü vasıtası ile HSM cihazı alma ve imza atma izni vardır.

• Mükelleflerle bağlantıda olurlar ve günün her saatinde sisteme girebilme yetkisi verirler. İnternet üzerinden erişimde kolaylık sunarlar.

• Bilgi işlem, sunucu işlemleri, depolama alanı tarzındaki giderlerin tamamını kendisine alır.

• GİB ile ilgili piyasada çıkan yeni haberler, yasalar, duyurular ve uygulamaya alınan yeni kurallar hakkında mükellefe rapor sunar.

GİB Portal Nedir?

GİB, Gelir İdare Başkanlığı’na bağlı olan bir portal sistemidir. Bu portal üzerinden e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları doğrudan internetten kullanılır. Ayrıca bu iki uygulamaya ek olarak mükellef olanların mobil cihazlar üzerinden kullanabilecekleri diğer uygulamalardan bazılarını şu şekilde sıralayabiliriz: e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu ve e-Bilet.

e-dönüşüm uygulamaları olarak geçen bu tarz işlemleri dijital ortamda konforlu bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Fatura oluşturma ve onaylama adımlarını GİB Portalı'ndaki karmaşık adımlarla uğraşmadan doğrudan internet üzerinden dakikalar içinde bitirirsiniz.

GİB Portal Kullanımının Avantajları Nelerdir?

GİB Portalda işlemlerin tamamı internet üzerinden gerçekleştiğinden; faturaların fiziksel bir hazırlanma süreci olmamaktadır. Dolayısı ile bu işlemlerin internet üzerinden tamamlanabiliyor olması büyük bir kâğıt tasarrufu sağlamaktadır. Böylece binlerce kâğıttan tasarruf edilir. Bu durum da ağaç kesilmelerinin azalması yönünde olumlu bir etki yapar.

Kağıt, zarf ve mürekkep gibi kırtasiye masrafları tamamen biter. Faturada yapılan hatalarda yeniden kağıt ve baskı harcanmadığı için gereksiz masrafların önüne geçilir.

e-Arşiv faturaları GİB Portalı üzerinden kesmek, faturalama süresini kısaltarak muhasebeye ayrılan zamanı azaltır.

Faturalama vb. sonrası ortaya çıkacak dosyaların saklama işlemleri için ayrılan materyal ve mekanlardan tasarruf yapılır. Böylece GİB Portal kullanımı hem materyal hem de insan gücü konusunda büyük bir tasarruf sağlar.

e-Fatura ve e-Arşiv Keserken Özel Entegratörü mü GİB Portalı mı tercih etmeliyim?

Düzenlemek istediğiniz e-belgelerde özel entegratör kullanımı zorunlu değildir. Ancak özel entegratörler, diğer iki e-belge düzenleme seçeneği olan entegrasyon ve GİB Portaldan daha avantajlıdır.

GİB ve Entegrasyon seçeneklerinde mükellef, işlediği elektronik belgeleri kendisi saklamak zorundadır. Özellikle e-Fatura e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye gibi saklanması ve gerektiğinde raporlanması gereken belgelerin güvenli ağlarda saklanması ve korunması önemli bir etmendir. Özel entegratörler ise belge saklama, raporlama ve hız tarafında işletmelere somut kolaylıklar sağlar.

KolayBi ile, GİB Portal'a gitmeden e-arşiv fatualarınızı kesebilirsiniz. GİB Portal hesabınızı KolayBi'ye bağlayarak ikinci bir işleme gerek kalmadan e-Arşiv faturalarınızı anında oluşturabilirsiniz.

KolayBi ayrıca e-faturaya geçmek isteyen işletmelere 10 Dakikada e-faturaya geçme özgürlüğü sunmaktadır. e-İmza, Mali Mühür ve diğer gerekli adımları, KolayBi'yi arayarak hızlıca gerçekleştirebilirsiniz.

Özel Entegratör seçeneği ile ne gibi avantajlar sağlanır?

Örnek bir senaryo üzerinden giderek Özel Entegratörün faydalarına değinecek olursak, bir e-Arşiv Fatura kestiğimizi düşünelim, bunu GİB Portal aracılığı ile kestiğimizde, sadece masaüstü uygulamasına tabi olarak kesmemiz ve iletmemiz gerekmektedir. GİB Portal üzerinden düzenlenen faturalar sistemde yalnızca 6 ay tutulur; 6 aydan eski belgeler sistemden silindiği için mükellefin bunları bilgisayarına indirip Vergi Usul Kanunu uyarınca 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl saklaması gerekir.

Özel Entegratör seçeneğinde ise, kestiğimiz faturalar ve hazırladığımız belgeler 10 yıl boyunca bulut teknolojinin sağladığı olanaklarla güvenli olarak saklanmaktadır. Ayrıca fatura kesebilmek için masaüstü programlara tabii değilizdir. Özel entegratörlerin mobil uygulamaları sayesinde internetin olduğu her yerden, telefon veya tabletten fatura kesebilirsiniz.

Özel Entegratörlerle çalışmak çok kolay ve avantajlı olduğundan herkes tarafından tercih edilmektedir. Bunun sebebi ise özel entegratörlerle çalışıldığında; e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye tarzındaki önemli tüm işlemleri bir uzamanın yönetimine bırakmanın rahatlığını yaşarsınız. Pratik ve güvenli yöntem sayesinde işlemlerinizi yaparken herhangi bir hata şüphesi ya da yanlış işlem yapma korkusu yaşamazsınız.

KolayBi ile fatura kesme, cari hesap takibi ve sipariş yönetimi işlemlerinizi dilediğiniz cihazdan yürütürsünüz. Tüm fatura ve hesap işlemlerinizi tek ekrandan yöneterek zamandan kazanırsınız. Hizmet sektöründe işlerinizi hızlandırın, üretim sektöründe operasyonlarınızı kolaylaştırın, toptan perakende sektöründe satışa odaklanarak büyüyün.

• Özel entegratör daha hızlı çözümler sunar,

• Kesintisiz destek ve müşteri hizmetleri ile entegrasyon sorunlarınızı giderir,

• Mevzuatları sisteme otomatik olarak entegre eder, manuel bir işlem yapmak zorunda kalmazsınız

• Yaptığınız işlemleri saklar ve gerektiğinde iletmeniz üzere korur,

• Ayrıca KolayBi ile e-fatura mükellefi olarak 14 gün boyunca uygulamamızı ücretsiz deneyebilir ve kazanacağınız 1000 kontör ile faturalarınızı dilediğinizce kesebilirsiniz.

Özel entegratör seçiminde nelere dikkat edilmelidir?

Entegratör seçiminde dikkat edilmesi gerekenlerin başında alınması gereken belgeler gelmektedir. Özel entegratör ile yapılan çalışmalarda GİB tarafından yetkilendirilmiş kurumlarla iş birliğinde olmak önemlidir. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı’nın şart koştuğu maddeleri taşıması ve belirli belgelere ve gerekliliklere sahip olması gerekmektedir. Entegratörün, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği teknik ve güvenlik testlerini başarıyla tamamlaması gerekir.

Entegratörün e-Fatura ve e-Defter dahil Gelir İdaresi Başkanlığı'nın zorunlu tuttuğu tüm e-belge izinlerine sahip olması gerekir. Sistemin gün boyu devamlı olarak çalışmasını kontrol etmesi ve destek hatlarında bekletme yapmaması gerekmektedir. İyi ve sağlam bir alt yapı hizmetine sahip olması önemlidir. Veri saklama hizmetinin arızasız bir şekilde gerçekleşmesi için alt yapı kalitesine dikkat edilmelidir.

Gerçekleşme ihtimali olan büyük problemler karşısında veri yedeklemesi önleminin yapılmış olması gerekmektedir. Kurumsal bir kimlikle çalışılması ve etki alanının geniş olması için ekonomik anlamda güçlü olması gerekmektedir. Sistemin kullanıcı dostu ve işlevsel bir portal arayüzüne sahip olması şarttır.

Kullanılmakta olan portal; web ve mobil erişim ile uyumlu olmalıdır. e-Dönüşüm sistemlerine dahil olmak ve işletmeleriniz dijitalleştirmek isteyen e-fatura kullanıcıları ve mükellefler, işletmelerine en uygun e-dönüşüm çözümleri aramaktadırlar. Herhangi bir özel entegratörün taşıması gereken özellikleri sizin için derledik;

• Seçeceğimiz entegratör, GİB ile anlaşmalı olmalı ve yine Gelir İdaresi Başkanlığı’nca yetkilendirilmiş olmalıdır.

• e-Fatura alanı için özel entegratör ile anlaşıyorsak, e-fatura saklama hizmeti sağladığından emin olmalıyız. Çünkü kestiğimiz e-faturaların beklenmedik bir anda raporlanması gerekebilmektedir. Bunun için güçlü teknolojik altyapı hizmeti sunan bir entegratör ile anlaşılması gerekmektedir.

• Portal ara yüzü kullanıcı tasarımı dikkate alınarak tasarlanmış olmalıdır. e-belgeyi düzenleyen kullanıcının işlemlerini kolaylaştırmayı hedeflemelidir.

• Uygun olduğu düşünülen entegratörün kesintisiz hizmet vermesi gerekmektedir. Her ne kadar e-Belge türlerine aşina olsak da, değişen regülasyonlar ve e-Dönüşüm sistemine geçişte yaşadığımız hızlı geçiş süreci, bir takım yoğunluklara ve entegrasyon sürecinde zorluklara neden olmaktadır. Bu nedenle seçeceğimiz entegratörden 7/24 destek alabilmeli ve işlerimizin ve karşılaşacağımız hataların hızlıca çözüme kavuşacağından emin olmalıyız.

• e-Dönüşüm alanında mevzuatsal değişiklikler ve teknik kılavuzun değişen kurallardan etkilenmesi sonucunda, birtakım sorunlar beraberinde gelebilmektedir. Bu nedenle seçeceğimiz özel entegratörün bu tip değişiklikleri sisteme hızlıca entegre edebilmesi ve aksiyon alabilmesi gerekmektedir. KolayBi güçlü ve dinamik ekibi ile e-Fatura, e-Arşiv e-İrsaliye e-SMM ve onlarca e-Belge türünde e-Dönüşüm sorunlarınızı çözerek, mükelleflerinin e-dönüşüm süreçlerinde kesintisiz hizmet sunuyor.

• GİB Portal ve Özel Entegratör uygulamalarının farklarını anlattığımız blog içeriğimizi okuyarak konu hakkında detaylı bilgi sahibi olabilirsiniz.

Portal ve özel entegratör süreçlerinde yetkilendirmeyi ve denetimi Gelir İdaresi Başkanlığı yürütür. Özel entegratör başvurusu internet üzerinden yapılabilmektedir. Özel entegratörler; işi yalnızca yapmakla değil sürdürmek ve devamlılığını sağlamakla da yükümlüdürler. Hemen her sektöre uyum sağlayan bu entegrasyon altyapısı, şirket işlemlerinizi tek bir ekran üzerinden yürütmenizi sağlar. Bu işlemleri şu şekilde sırlayabiliriz:

• Fatura kesme işlemleri

• Gelir-gider yönetimi

• Stok Takibi

• Cari Hesap Takibi

• Şirket Yönetimi

• Finansal işlemler

İnternete bağlandığınız her yerden KolayBi ile bu adımları birkaç tıkla tamamlarsınız. Ayrıca tüm bu işlemlerinizi IOS ve Android sistemlerini destekleyen tüm mobil cihazlarınız üzerinden de yürütebilirsiniz. Bütün sektörler için önemli bir olgu oan hız kazanmanın en iyi yollarından biri olan dijitalleşme sayesinde iş veriminiz de hızla artacaktır. Hizmet sektörü için sağladığı hız avantajlarının yanı sıra üretim sektöründe de faturalama süreçlerinizde, ofis işlerinizi düzene soskmakta ve finansal takinizde işlem konforu sağlamaktadır.

e-Ticaret & Pazaryeri entegrasyonu sayesinde stok yönetimi gibi önemli işlemleri dahi dilediğiniz cihaz üzerinden yönetebilirsiniz. KolayBi, entegre sanal POS sistemiyle tahsilat sürecini hızlandırır. Mesafe fark etmeksizin sanal POS sistemi sayesinde tahsilatlarınızı çok rahat bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Online banka ve e-imza entegrasyonlarıyla bankalar ve kamu kuruluşlarıyla yürüttüğünüz işlemleri anında tamamlarsınız.

Bu entegrasyonları KolayBi üzerinden kurarak işlemlerinizi dakikalar içinde devreye alabilirsiniz. Nakit akışınızı ve faturalarınızı tek ekrandan takip etmenin KolayBi Yolu Var!

Tek yapmanız gereken bize ulaşmak ve sağ üstte yer alan Ücretsiz Deneyin botu üzerinden dolduracağınız form ile gerekli bilgileri girmek. e-Dönüşüm sürecinde karşılaşacağınız zorlukları güçlü ekibimizle, hep beraber aşalım. Finansal durumunuzu, cari hesaplarınızı ve stok takibinizi birlikte yönetelim. Siz işinizi büyütmeye odaklanın!

Şimdi 14 Gün Boyunca Ücretsiz Deneyin!

‍Konuyla Alakalı Merak Edilen Diğer Sorular‍