Özel Entegratör Nedir? GİB Portal mı Özel Entegratör mü?

Özel Entegratör Nedir? Hangi özel entegratörü seçmeliyim? Seçerken nelere dikkat etmeliyim? Özel entegratör ile ilgili merak edilen bütün cevaplar blog içeriğimizde..

İçerik Üreticisi
Ahmet Karadeniz
Tahmini Okuma Süresi
{Reading Time}
 dakika

Özel Entegratör Nedir? GİB mi Özel Entegratör mü?

E-Dönüşüm sistemlerinin yaygınlaşması ve hatta birçok sektör için zorunlu tutulmasıyla birlikte, e-fatura geçiş zorunluğu kapsamında ciro limitlerinin alt sınırlara çekilmesi sonucunda işletmeler e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye gibi belgeleri düzenlerken aynı zamanda bunları güvenli ağlarda saklamak, gerektiğinde raporlamak ve ihtiyaçları doğrultusunda kesintisiz destek alabilmek için özel entegrasyonlar ile e-belge türlerini düzenlemek istemektedirler.

Özel entegratör ise, Gelir İdaresi Başkanlığınca yetkilendirilen, kayıtlı mükellefi için e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İsaliye vb. e-belge türlerini oluşturmalarına aracılık eden kurumlardır. Özel entegratör Gelir İdaresi Başkanlığına bağlı olarak çalışmalarını yürütmektedir. İş tanımı olarak ise özetle Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yetki verdiği ve mükellefi temsilen tüm GİP portal işlemlerini yürüten köprü vazifesi gören kurumlardır. Görev aldığı işler arasında; e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye gibi elektronik kayıtlar yer almaktadır. Ayrıca Özel Entegratörler e-belge oluşturma, gönderme, saklama gibi işlemleri yapan özel kurumlardır. Özel entegratörler iş aldıkları mükellefler için birçok işlemi yapmaktadırlar. En iyi özel entegratör tarafından yapılacak bu işleri ayrıntılı olarak maddelemek gerekirse:

• E-serbest meslek makbuzu çıkarabilir.

• Çeşitli beyanname ve e-Belge belgeleri düzenleyebilir.

• Mükellefin isteği doğrultusunda bu belgeleri saklama ve paylaşma işlemlerini yürütebilir.

Özel entegratör nedir sorusundan ziyade önemli olan ve çokça sorulardan birisi özel entegratörün ne yaptığıdır. Bu soruya şu maddelerle yanıt verebiliriz:

• Kendi mali mührü vasıtası ile HSM cihazı alma ve imza atma izni vardır.

• Mükelleflerle bağlantıda olurlar ve günün her saatinde sisteme girebilme yetkisi verirler. İnternet üzerinden erişimde kolaylık sunarlar.

• Bilgi işlem, sunucu işlemleri, depolama alanı tarzındaki giderlerin tamamını kendisine alır.

• GİB ile ilgili piyasada çıkan yeni haberler, yasalar, duyurular ve uygulamaya alınan yeni kurallar hakkında mükellefe rapor sunar.

KolayBi'yi 14 Gün Boyunca Ücretsiz Deneyin!

GİB Portal Nedir?

GİB, Gelir İdare Başkanlığı’na bağlı olan bir portal sistemidir. Bu portal sayesinde e-Fatura ve e-Arşiv Fatura gibi çeşitli uygulamalar internet üzerinden rahat bir şekilde kullanılabilmektedir. Ayrıca bu iki uygulamaya ek olarak mükellef olanların mobil cihazlar üzerinden kullanabilecekleri diğer uygulamalardan bazılarını şu şekilde sıralayabiliriz: e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu ve e-Bilet. E-dönüşüm uygulamaları olarak geçen bu tarz işlemleri dijital ortamda konforlu bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Böylece GİB portalı üzerinden; fatura oluşturm a, ya da fatura kesme gibi işleri uzun işlemlerle yapmanıza gerek kalmadan gelişen teknoloji sistemi sayesinde internet üzerinden kısa ve hızlı bir şekilde tamamlama fırsatı bulursunuz.

GİB Portal Kullanımının Avantajları Nelerdir?

GİB Portalda işlemlerin tamamı internet üzerinden gerçekleştiğinden; faturaların fiziksel bir hazırlanma süreci olmamaktadır. Dolayısı ile bu işlemlerin internet üzerinden tamamlanabiliyor olması büyük bir kâğıt tasarrufu sağlamaktadır. Böylece binlerce kâğıttan tasarruf edilir. Bu durum da ağaç kesilmelerinin azalması yönünde olumlu bir etki yapar.

Baskı, zarf, mürekkep gibi materyal kullanımları da ortadan kalkar. Oluşan herhangi bir hatada yinelenen onlarca malzeme kullanımı ve israfı da ortadan kalkacağından ekonomik açıdan kaybı önler.

GİB Portal üzerinden gerçekleştirilen e-arşiv fatura kesmek gibi işlemler muhasebe için harcanan zaman azalır ve faturalama süreçleri  daha hızlı bir şekilde gerçekleştirilir.

Faturalama vb. sonrası ortaya çıkacak dosyaların saklama işlemleri için ayrılan materyal ve mekanlardan tasarruf yapılır. Böylece GİB Portal kullanımı hem materyal hem de insan gücü konusunda büyük bir tasarruf sağlar.

e-Fatura ve e-Arşiv Keserken Özel Entegratörü mü GİB Portalı mı tercih etmeliyim?

Düzenlemek istediğiniz e-belgelerde özel entegratör kullanımı zorunlu değildir. Ancak özel entegratörler, diğer iki e-belge düzenleme seçeneği olan entegrasyon ve GİB Portaldan daha avantajlıdır.

GİB ve Entegrasyon seçeneklerinde mükellef, işlediği elektronik belgeleri kendisi saklamak zorundadır. Özellikle e-Fatura e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye gibi saklanması ve gerektiğinde raporlanması gereken belgelerin güvenli ağlarda saklanması ve korunması önemli bir etmendir. Bu noktada özel entegratör seçeneği, birçok noktada çeşitli avantajlar sunmaktadır.

KolayBi' ile, GİB Portal'a gitmeden e-arşiv fatualarınızı kesebilirsiniz. Hızlı bir şekilde GİB Portal hesabınızı KolayBi'ye entegre ederek ikinci bir işleme gerek kalmadan 2Bin ve 5Bin TL e-Arşiv faturalarınızı anında oluşturabilirsiniz.

KolayBi' ayrıca e-faturaya geçmek isteyen işletmelere 10 Dakikada e-faturaya geçme özgürlüğü sunmaktadır. E-İmza, Mali Mühür ve diğer gerekli adımları, KolayBi'yi arayarak hızlıca gerçekleştirebilirsiniz.

Özel Entegratör seçeneği ile ne gibi avantajlar sağlanır?

Örnek bir senaryo üzerinden giderek Özel Entegratörün faydalarına değinecek olursak, bir e-Arşiv Fatura kestiğimizi düşünelim, bunu GİB Portal aracılığı ile kestiğimizde, sadece masaüstü uygulamasına tabi olarak kesmemiz ve iletmemiz gerekmektedir. Ayrıca GİB üzeriden kesilen faturalar sistemde sadece 6 ay saklanıyor ve aylık 500 e-fatura yüklemesi gerçekleştirilebiliyor.

Özel Entegratör seçeneğinde ise, kestiğimiz faturalar ve hazırladığımız belgeler 10 yıl boyunca bulut teknolojinin sağladığı olanaklarla güvenli olarak saklanmaktadır. Ayrıca fatura kesebilmek için masaüstü programlara tabii değilizdir. Çünkü birçok özel entegratör geliştirdiği mobil uygulamalar ile kullanıcılarına mobil cihazlarından, internet bağlatışı olan her yerden işlem yapma seçeneği sunmaktadır.

Özel Entegratörlerle çalışmak çok kolay ve avantajlı olduğundan herkes tarafından tercih edilmektedir. Bunun sebebi ise özel entegratörlerle çalışıldığında; e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye tarzındaki önemli tüm işlemleri bir uzamanın yönetimine bırakmanın rahatlığını yaşarsınız. Pratik ve güvenli yöntem sayesinde işlemlerinizi yaparken herhangi bir hata şüphesi ya da yanlış işlem yapma korkusu yaşamazsınız.

KolayBi ile fatura kesmek, cari hesapları takip etmek veya siparişlerinizi yönetmek gibi birçok özelliği istediğiniz cihazda kullanabilirsiniz. Böylece tüm ön muhasebe işlemleriniz tek bir ekranda kolayca çözülsün, verimliliğiniz artsın. Hizmet sektöründe işlerinizi hızlandırın, üretim sektöründe operasyonlarınızı kolaylaştırın, toptan perakende sektöründe satışa odaklanarak büyüyün.

• Özel entegratör daha hızlı çözümler sunar,

• Kesintisiz destek ve müşteri hizmetleri ile entegrasyon sorunlarınızı giderir,

• Mevzuatları sisteme otomatik olarak entegre eder, manuel bir işlem yapmak zorunda kalmazsınız

• Yaptığınız işlemleri saklar ve gerektiğinde iletmeniz üzere korur,

• Ayrıca KolayBi’ ile e-fatura mükellefi olarak 14 gün boyunca uygulamamızı ücretsiz deneyebilir ve kazanacağınız 1000 kontör ile faturalarınızı dilediğinizce kesebilirsiniz.

Özel entegratör seçiminde nelere dikkat edilmelidir?

Entegratör seçiminde dikkat edilmesi gerekenlerin başında alınması gereken belgeler gelmektedir. Özel entegratör ile yapılan çalışmalarda GİB tarafından yetkilendirilmiş kurumlarla iş birliğinde olmak önemlidir. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı’nın şart koştuğu maddeleri taşıması ve belirli belgelere ve gerekliliklere sahip olması gerekmektedir. Bu gereklilikler arasında çeşitli testlerden geçmiş olması da önemlidir.

E-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-SMM, e-MM izinlerine sahip olması gerekmektedir. Sistemin gün boyu devamlı olarak çalışmasını kontrol etmesi ve destek hatlarında bekletme yapmaması gerekmektedir. İyi ve sağlam bir alt yapı hizmetine sahip olması önemlidir. Veri saklama hizmetinin arızasız bir şekilde gerçekleşmesi için alt yapı kalitesine dikkat edilmelidir.

Gerçekleşme ihtimali olan büyük problemler karşısında veri yedeklemesi önleminin yapılmış olması gerekmektedir. Kurumsal bir kimlikle çalışılması ve etki alanının geniş olması için ekonomik anlamda güçlü olması gerekmektedir. Çeşitli fonksiyonlara sahip bir portal ara yüzüne ihtiyaç duyulmaktadır. Kullanılmakta olan portal; web ve mobil erişim ile uyumlu olmalıdır. e-Dönüşüm sistemlerine dahil olmak ve işletmeleriniz dijitalleştirmek isteyen e-fatura kullanıcıları ve mükellefler, işletmelerine en uygun e-dönüşüm çözümleri aramaktadırlar. Herhangi bir özel entegratörün taşıması gereken özellikleri sizin için derledik;

• Seçeceğimiz entegratör, GİB ile anlaşmalı olmalı ve yine Gelir İdaresi Başkanlığı’nca yetkilendirilmiş olmalıdır.

• E-Fatura alanı için özel entegratör ile anlaşıyorsak, e-fatura saklama hizmeti sağladığından emin olmalıyız. Çünkü kestiğimiz e-faturaların beklenmedik bir anda raporlanması gerekebilmektedir. Bunun için güçlü teknolojik altyapı hizmeti sunan bir entegratör ile anlaşılması gerekmektedir.

• Portal ara yüzü kullanıcı tasarımı dikkate alınarak tasarlanmış olmalıdır. E-belgeyi düzenleyen kullanıcının işlemlerini kolaylaştırmayı hedeflemelidir.

• Uygun olduğu düşünülen entegratörün kesintisiz hizmet vermesi gerekmektedir. Her ne kadar e-Belge türlerine aşina olsak da, değişen regülasyonlar ve e-Dönüşüm sistemine geçişte yaşadığımız hızlı geçiş süreci, bir takım yoğunluklara ve entegrasyon sürecinde zorluklara neden olmaktadır. Bu nedenle seçeceğimiz entegratörden 7/24 destek alabilmeli ve işlerimizin ve karşılaşacağımız hataların hızlıca çözüme kavuşacağından emin olmalıyız.

• E-Dönüşüm alanında mevzuatsal değişiklikler ve teknik kılavuzun değişen kurallardan etkilenmesi sonucunda, birtakım sorunlar beraberinde gelebilmektedir. Bu nedenle seçeceğimiz özel entegratörün bu tip değişiklikleri sisteme hızlıca entegre edebilmesi ve aksiyon alabilmesi gerekmektedir. KolayBi’ güçlü ve dinamik ekibi ile e-Fatura, e-Arşiv e-İrsaliye e-SMM ve onlarca e-Belge türünde e-Dönüşüm sorunlarınızı çözerek, mükelleflerinin e-dönüşüm süreçlerinde kesintisiz hizmet sunuyor.

• GİB Portal ve Özel Entegratör uygulamalarının farklarını anlattığımız blog içeriğimizi okuyarak konu hakkında detaylı bilgi sahibi olabilirsiniz.

Portal özel entegratör çalışmalarında Gelir İdaresi Bakanlığı işlemleri yürütmektedir. Özel entegratör başvurusu internet üzerinden yapılabilmektedir. Özel entegratörler; işi yalnızca yapmakla değil sürdürmek ve devamlılığını sağlamakla da yükümlüdürler. Hemen her sektöre uyum sağlayabilen bu ön muhasebe programı sayesinde birçok işlemi tek bir ekran üzerinden tamamlama şansı sunar. Bu işlemleri şu şekilde sırlayabiliriz:

• Fatura kesme işlemleri

• Gelir-gider yönetimi

• Stok Takibi

• Cari Hesap Takibi

• Şirket Yönetimi

• Çeşitli Finansal İşlemlerin Tümü

Sadece internete bağlanarak tüm bu işlemleri KolayBi' sayesinde çok pratik ve en hızlı bir şekilde tamamlayabilirsiniz. Ayrıca tüm bu işlemlerinizi IOS ve Android sistemlerini destekleyen tüm mobil cihazlarınız üzerinden de yürütebilirsiniz. Bütün sektörler için önemli bir olgu oan hız kazanmanın en iyi yollarından biri olan dijitalleşme sayesinde iş veriminiz de hızla artacaktır. Hizmet sektörü için sağladığı hız avantajlarının yanı sıra üretim sektöründe de faturalama süreçlerinizde, ofis işlerinizi düzene soskmakta ve finansal takinizde işlem konforu sağlamaktadır.

E-Ticaret & Pazaryeri entegrasyonu sayesinde stok yönetimi gibi önemli işlemleri dahi dilediğiniz cihaz üzerinden yönetebilirsiniz. KolayBi' uygulamasının sağladığı kolaylıklardan bir diğeri de sanal POS sistemidir. Mesafe fark etmeksizin sanal POS sistemi sayesinde tahsilatlarınızı çok rahat bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Online Banka ve e-İmza fırsatları ile birlikte çeşitli kurumlar ve kamu kuruluşları ile olan çalışmalarınızı güncel olarak hızlıca tamamlayabilirsiniz.

Yukarıda bahsedilen entegrasyon süreçlerini KolayBi’ aracılığıyla hızlı bir şekilde gerçekleştirin. Tek bir ekrandan bütün finansal durumunuzu takip ederken, ön muhasebe süreçlerinizi yönetmenin KolayBi’ Yolu Var!

Tek yapmanız gereken bize ulaşmak ve sağ üstte yer alan Hemen Dene botu üzerinden dolduracağınız form ile gerekli bilgileri girmek. E-Dönüşüm sürecinde karşılaşacağınız zorlukları güçlü ekibimizle, hep beraber aşalım. Finansal durumunuzu, cari takibinizi, stok bilgilerinizi, ön muhasebe süreçlerinizi birlikte yönetelim. Siz işinizi büyütmeye odaklanın!

Şimdi 14 Gün Boyunca Ücretsiz Deneyin!
Konuyla Alakalı Merak Edilen Diğer Sorular

e-Fatura kullanmak için Özel Entegratör kullanmak zorunda mıyım?

Hayır, E fatura kullanmak için Özel entegratör kullanma şart koşulmamaktadır. Bu konu ile ilgili mali müşaviriniz ile iletişime geçebilirsiniz.

Bir Özel Entegratör ile çalışıyorum. Farklı bir entegratöre geçiş yapabilir miyim?

Evet, özel entegratör değişimleri yapmanız mümkündür.  Bunun için mevcut entegratörünüzle iletişime geçerek iptal işleminizi başlatmalı, yeni entegratörünüzün ileteceği bağlantı üzerinden gerekli bilgiler doldurulduktan sonra eski entegratörden çıkış işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

GİB Portal ücretsizken, Neden özel entegratöre geçmeliyim?

Özel entegratör, üzerinizdeki iş yükünü hafifleterek işlemlerinizde kolaylık sağlar. Kestiğiniz e-fatura, e-arşiv fatura ve onlarca e-belgeyi yıllarca saklama imkanı sunar.

Özel Entegratörden vazgeçip GİB’e dönebilir miyim?

Evet, özel entegratörle çalışmanıza son vererek GİB ile çalışmaya tekrar dönebilirsiniz. Bunun için entegrasyon testlerini tamamlayıp Gelir İdaresi Bakanlığı’na kaşeli ve imzalı dilekçe ile başvuru yapmanız gerekmektedir.

Özel entegratör hesabımızı birden fazla kişi yönetebilir mi?

Evet, yönetilebilir. Bu konu ile ilgili herhangi bir engel bulunmamaktadır.

Ahmet Karadeniz
Digital Copywriter