e-İrsaliye Başvurusu Yapma Adımları
e-İrsaliye başvurusu yapmak isteyen işletmelerin öncelikle e-Fatura sistemine kayıtlı olmaları gerekir. Çünkü e-İrsaliye uygulaması, e-Fatura sistemiyle entegre çalışır ve bu sistemin altyapısını kullanır. e-Fatura kullanıcıları, aşağıdaki adımları izleyerek e-İrsaliye başvurusunu birkaç dakika içinde tamamlayabilir:
- e-Fatura sisteminde aktif kullanıcı olun: Eğer henüz e-Fatura sistemine dahil değilseniz, e-Fatura programı rehberine göz atarak dakikalar içinde kayıt olabilirsiniz. Bu adım zorunludur çünkü e-İrsaliye yalnızca e-Fatura kullanıcıları tarafından kullanılabilir.
- GİB Portalına Giriş Yapın: portal.efatura.gov.tr adresinden kullanıcı bilgilerinizi girerek sisteme giriş yapın.
- “Araçlar” Menüsünden “Kullanıcı Bilgileri” Sekmesine Geçin: Sisteme giriş yaptıktan sonra sol menüde yer alan “Araçlar” sekmesine tıklayın. Buradan “Kullanıcı Bilgileri” alanına geçiş yapın.
- “e-İrsaliye Kullanmak İstiyorum” Seçeneğini İşaretleyin: Açılan sayfada yer alan “e-İrsaliye kullanmak istiyorum” kutucuğunu işaretleyerek başvurunuzu tamamlayın. Bu işlem sonrasında sistem sizi otomatik olarak e-İrsaliye kullanıcıları arasına alır.
e-İrsaliye Nedir?
e-İrsaliye, malın sevk edilmesiyle ilgili detayların yer aldığı ve tamamen dijital ortamda düzenlenen bir resmi belgedir. Kağıt ortamda hazırlanan sevk irsaliyesiyle aynı hukuki değere sahip olan e-İrsaliye, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından çıkarılan tebliğler kapsamında düzenlenmektedir.
e-İrsaliye'nin en önemli avantajı, sevkiyat sürecinin hızını ve doğruluğunu artırmasıdır. Belgelerin kaybolma riski ortadan kalkar, veriler anlık olarak karşı tarafa iletilir ve muhafaza edilir. Kağıt tüketimi ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırarak firmalara ekonomik ve çevresel avantaj sağlar. Lojistik, üretim ve dağıtım gibi sektörlerde yoğun şekilde kullanılan bu belge türü, teknolojik dönüşümün en işlevsel örneklerinden biridir.
Kimler e-İrsaliye Uygulamasına Geçebilir?
e-İrsaliye uygulamasına geçmek isteyen her e-Fatura mükellefi bu sisteme dahil olabilir. Ancak bazı işletme türleri için gönüllü geçiş mümkünken, bazıları için zorunludur. Gönüllü geçiş yapabilecek işletmeler arasında üretim tesisleri, dağıtım firmaları, çok şubeli perakende zincirleri, e-ticaret firmaları ve lojistik şirketleri öne çıkar.
e-İrsaliye sistemi, sadece müşteri sevkiyatlarında değil; bir firmanın kendi içindeki, örneğin depo transferlerinde de kullanılabilir. İş akışlarını dijitalleştirmek isteyen firmalar, bu uygulama ile sevkiyat kayıtlarını merkezi bir sistemden yöneterek operasyonlarını şeffaflaştırabilir.
e-İrsaliye Kullanımı Zorunlu Mu?
2025 yılı itibarıyla Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğe göre, brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan tüm mükelleflerin e-İrsaliye uygulamasına geçmesi zorunludur. Bu limit önceki yıllara göre artırılmış olup, kapsamlı bir mükellef kitlesini ilgilendirmektedir.
Zorunlu geçiş kapsamında olan bir diğer grup ise belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükelleflerdir. Akaryakıt dağıtımı yapan firmalar, maden işletmeleri, tarım ve gıda toptancıları, şeker üreticileri, gübre satıcıları, çelik ve hurda alım-satım yapan işletmeler gibi belli sektörlerde faaliyet gösteren firmalar için ciro sınırına bakılmaksızın geçiş zorunluluğu bulunmaktadır. Zorunlu olmayan ancak e-İrsaliye'nin avantajlarından yararlanmak isteyen işletmeler ise gönüllü olarak sisteme dahil olabilir.
Kimler e-İrsaliye Kullanmalıdır?
e-İrsaliye kullanması gerekenler, GİB tarafından belirlenen zorunlu mükellefler ve kendi operasyonel verimliliğini artırmak isteyen gönüllü işletmelerdir. Birden fazla noktadan mal sevkiyatı yapan, satıştan önce ya da satış esnasında müşteriye ürün gönderen firmalar için e-İrsaliye büyük kolaylık sağlar.
2025 yılı düzenlemelerine göre, brüt satış hasılatı 10 milyon TL’nin üzerinde olan tüm işletmeler, e-İrsaliye sistemine geçiş yapmak zorundadır. GİB vergiye uyum düzeyi düşük olan veya denetimlerde uygunsuzluk tespit edilen firmaları cirodan bağımsız şekilde sisteme dahil etme yetkisine sahiptir. Bu da mükelleflerin önlem alarak geçişlerini gönüllü şekilde yapmalarını daha cazip hale getirir.
e-İrsaliye Başvuru Yöntemleri
GİB Portal
GİB Portalı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ücretsiz olarak sunulan temel e-belge sistemlerinden biridir. e-Fatura kullanıcılarının sisteme giriş yaparak e-İrsaliye başvurusunu gerçekleştirmesine olanak tanır. Portal üzerinden irsaliye oluşturma, gönderme ve alıcı yanıtlarını görüntüleme gibi temel işlemler yapılabilir. Bu yöntem, düşük hacimli sevkiyat gerçekleştiren küçük ölçekli işletmeler için uygun bir seçenektir. Ancak kapsamlı fatura trafiği olan, çoklu sevkiyat yapan ya da ERP ile uyumlu çalışmak isteyen işletmeler için GİB Portal işlevsel sınırları olan bir çözümdür. Veri yönetimi, belge arşivleme, raporlama ve eşzamanlı kullanıcı desteği gibi ileri düzey ihtiyaçlar için özel yazılım çözümleri gereklidir.
Entegrasyon
e-İrsaliye sistemine doğrudan entegrasyon yöntemi, teknik altyapısı güçlü, bilgi işlem departmanı olan büyük ölçekli firmalar için geliştirilmiş bir seçenektir. Bu yöntemde işletme kendi yazılım sistemini GİB sistemine entegre ederek doğrudan e-İrsaliye gönderimi yapabilir. Ancak sistemin geliştirilmesi, test edilmesi, güvenlik açıklarının kapatılması ve güncellemelerinin yapılması tamamen işletmenin sorumluluğundadır. Yazılım geliştirme maliyeti ve mevzuata uyum sürecinin karmaşıklığı, bu yöntemi teknik olmayan işletmeler için zorlaştırır. e-Ticaret, üretim, dağıtım gibi dinamik sektörlerde faaliyet gösteren işletmelerin daha esnek ve kullanıcı dostu çözümlere yönelmesi önerilir.
Özel Entegrasyon
GİB onaylı özel entegratörler aracılığıyla yapılan geçişler, teknik bilgi gerektirmez ve süreci büyük ölçüde kolaylaştırır. KolayBi; e-İrsaliye oluşturma, gönderme, izleme ve arşivleme işlemlerini tek bir panel üzerinden sunar. Sistemin bulut tabanlı olması sayesinde tüm belgelerinize internet bağlantısı olan her cihazdan erişebilirsiniz. KolayBi’nin sunduğu avantajlar arasında; anlık bildirim sistemi, pazaryeri entegrasyonları, kullanıcı dostu arayüz ve kesintisiz destek hizmeti yer alır. Bu nedenle özel entegrasyon yöntemi, en hızlı, güvenli ve sürdürülebilir çözüm olarak öne çıkar.
e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-İrsaliye başvurusu, üç farklı yöntemle yapılabilir: GİB portalı, doğrudan entegrasyon veya özel entegratörler aracılığıyla. Her üç yöntem için de temel şart, işletmenin e-Fatura sistemine kayıtlı olmasıdır. GİB portalı üzerinden yapılacak başvurularda kullanıcı kendi işlemlerini manuel olarak gerçekleştirirken, entegrasyon ve özel entegrasyon yöntemleri teknik altyapı gerektirir. En kolay ve zahmetsiz yol, KolayBi’nin e-İrsaliye Programı ile başvuru yapmaktır. KolayBi, işletmenizin e-Fatura ve e-İrsaliye sistemlerine entegre edilmesini sizin adınıza yürütür ve belge süreçlerini hızla başlatır. Sisteme giriş yaptıktan sonra saniyeler içinde e-İrsaliye gönderimi yapılabilir hale gelirsiniz.
e-İrsaliye Düzenlememe Cezası Nedir?
Vergi Usul Kanunu’na göre e-İrsaliye düzenlememe veya geçersiz belge oluşturma durumlarında işletmelere idari para cezaları uygulanır. 2025 yılında yapılan denetimlerde e-İrsaliye düzenlenmemesi, eksik/hatalı belge oluşturulması gibi durumlarda her bir tespit için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen güncel tutarlarda idari para cezası uygulanabilir. Bu tutar, her yıl yeniden değerleme oranıyla değişmektedir. Belgede yer alması zorunlu unsurların eksikliği de cezaya tabidir.
e-İrsaliye Kullanmanın İşletmeye Faydaları Nelerdir?
Güvenilir ve Anında İrsaliye Akışı
e-İrsaliye, alıcı ve satıcı arasında eş zamanlı ve dijital belge akışı sağlar. Belgeler GİB sistemi üzerinden alıcının hesabına düşer, bu da iletim gecikmesini ve belge kaybını ortadan kaldırır. Süreç otomatik işlendiği için evrak karışıklığı, unutulmuş sevkiyatlar veya yanlış mal çıkışı gibi riskler en aza indirilir.
Yasal Olarak Geçerli ve Güvenli Saklama
Dijital ortamda hazırlanan tüm e-İrsaliyeler, 10 yıl boyunca yasal geçerliliğini koruyacak şekilde elektronik ortamda saklanır. KolayBi gibi özel entegratör sistemlerinde 3DS güvenlik protokolü ve veri yedekleme teknolojileri kullanılır. Bu da belge güvenliğini en üst düzeye çıkarır ve resmi denetimlerde hızlı erişim sağlar.
Doğaya Katkı
e-İrsaliye ile kağıt, baskı ve kargo kullanımına gerek kalmaz. Böylece doğal kaynakların tüketimi azalır ve çevre dostu bir işletme profili çizilir. Karbon ayak izini azaltmak isteyen ve sürdürülebilirlik hedefi olan firmalar için dijital belgeler çevre bilinci açısından önemli bir adımdır.
Marka İmajını Yükseltme
Dijital belge altyapısı kullanan firmalar, müşteriler ve iş ortakları nezdinde teknolojiyi yakından takip eden, çevreye duyarlı ve verimliliğe önem veren kurumlar olarak algılanır. Bu da kurumsal itibarın artmasını sağlar.
Yüksek Operasyonel Verimlilik
e-İrsaliye sistemi, belge oluşturma sürecinde harcanan zamanı azaltır, manuel hataları önler ve insan kaynağını daha verimli kullanmayı mümkün kılar. KolayBi'nin sunduğu panel sayesinde kullanıcılar; anlık bildirim alabilir, belgeleri arşivleyebilir, diledikleri zaman raporlama yapabilir. Bu da daha hızlı karar alma süreçlerine ve yüksek performansa zemin hazırlar.
e-İrsaliye Üzerinde Hangi Bilgiler Bulundurulmalıdır?
- Gönderen Bilgileri: İrsaliyeyi düzenleyen işletmenin ticaret unvanı, vergi dairesi bilgisi, VKN/TCKN numarası ve yasal adresi eksiksiz yer almalıdır.
- Alıcı Bilgileri: Ürün veya hizmetin ulaştırılacağı alıcının ticaret unvanı, VKN/TCKN, vergi dairesi ve açık adresi belirtilmelidir.
- Ürün Detayları: Malın veya ürünün cinsi, miktarı, sevkiyat tarihi ve sevk saati net olarak yazılmalıdır. İsteğe bağlı olarak açıklama bölümleri de eklenebilir.
e-İrsaliye Yanıtları
e-İrsaliye alıcısı, belgeyi teslim aldıktan sonra en geç 7 gün içinde GİB sistemine girerek “kabul”, “red” veya “kısmi kabul” seçeneklerinden birini seçmelidir. Bu sürede hiçbir işlem yapılmazsa belge otomatik olarak kabul edilmiş sayılır. Sevkiyat başlamadan önce red işlemi yapılması gerekir; aksi durumda, sevk sonrası red işlemi belge geçerliliğini yitirebilir. Kısmi kabul durumunda, gönderici yeni bir irsaliye düzenlemeli veya iade prosedürlerini başlatmalıdır.
