SGK’ya yapılan mal ve hizmet satışları, kamu kurumlarına yönelik özel e-Fatura düzenleme kurallarına tabidir. 2025 yılı e-Belge standartlarında SGK, zorunlu e-Fatura mükellefi olarak tanımlandığı için tüm firmaların SGK’ya gerçekleştirdiği satışları elektronik fatura (e-Fatura) formatında düzenlemesi gerekmektedir. Bu süreçte fatura tipi ve fatura içerik kalemleri belirli teknik kurallara bağlıdır. SGK’nın satın aldığı tıbbi malzemeler, medikal ürünler, hizmet faturaları ve anlaşma kapsamındaki diğer işlemler; uygun belge türü ve doğru kodlar kullanılarak elektronik ortamda iletilmelidir.
SGK’ya kesilen e-Faturalarda “Kamu Satın Alma” senaryosu, kurumun birim bilgilerinin doğru seçilmesi ve faturanın ilgili sözleşme ya da protokol numarasıyla ilişkilendirilmesi büyük önem taşır. Bu kurallara uyulmadığında SGK tarafından fatura reddedilebilir veya sistemsel hata oluşabilir. Aynı şekilde, SGK’ya gönderilmiş bir e-Faturada hata tespit edilmesi durumunda iptal işlemleri de belirli zaman aralığında ve GİB kurallarına uygun şekilde gerçekleştirilmelidir. Kamu kurumları için geçerli iptal süreçleri, standart ticari e-Fatura iptalinden farklı olarak e-Fatura İtiraz/Ret akışı üzerinden yapılır.
SGK’ya Düzenlenebilecek e-Fatura Grupları
SGK’ya yapılan satış ve hizmetler, kamu kurumlarına özel e-Fatura senaryosu kapsamında belirli gruplar altında toplanır. Her grubun içerik ve belge gereksinimi farklı olduğundan, fatura düzenlerken doğru kategori seçmek fatura reddi riskini azaltır ve sürecin sorunsuz ilerlemesini sağlar. SGK’ya düzenlenebilecek temel e-Fatura grupları şunlardır:
- Tıbbi malzeme ve medikal ürün satışları: Ürün barkodu, karekod bilgisi, stok kodları, ürün açıklaması ve varsa ihale/sözleşme detayları mutlaka eklenmelidir. Hastaneler ve SGK anlaşmalı sağlık kuruluşlarına yapılan satışlar bu gruba girer.
- Hizmet faturaları: Teknik servis, bakım-onarım, yazılım, danışmanlık, laboratuvar hizmetleri gibi profesyonel hizmetler bu kategoriye dahildir. Hizmet açıklaması ve ilgili SGK birim kodu net şekilde belirtilmelidir.
- Genel satın alma faturaları: Ofis malzemeleri, sarf ürünleri, kırtasiye, ekipman ve diğer operasyonel ihtiyaçlar için düzenlenen faturalardır. Teslimat bilgisi ve birim talebi fatura üzerinde yer almalıdır.
- Temizlik, güvenlik ve taşeron hizmet faturaları: SGK’nın dış hizmet alımları kapsamında yapılan düzenli veya proje bazlı işler bu grupta değerlendirilir. Sözleşme numarası veya hizmet kapsamı açıkça yazılmalıdır.
- Bakım, onarım ve teknik destek faturaları: Cihaz bakım sözleşmeleri, teknik servis ziyaretleri, makine/teçhizat onarımları gibi işlemler için kullanılır. Hizmet süresi ve açıklaması detaylandırılmalıdır.
Bu gruplardan doğru olanı seçmek, SGK’nın fatura kabul sürecini hızlandırır; eksik veya hatalı gruplandırma ise faturanın reddine yol açabilir.
Sosyal Güvenlik Kurumu'na e-Fatura Nasıl Kesilir?
SGK, kamu kurumlarına özel e-Fatura senaryosu kullandığı için kuruma kesilecek faturalar, standart ticari e-Faturalardan farklı olarak “Kamu e-Fatura” formatında hazırlanmalıdır. 2025 yılı itibarıyla SGK’ya yapılan tüm mal ve hizmet satışlarında e-Fatura düzenlemek zorunludur. Bu nedenle fatura oluşturulurken kurumun talep ettiği ek bilgiler, birim kodları ve sözleşme detayları doğru şekilde girilmelidir. SGK’ya e-Fatura kesme süreci şu adımlarla gerçekleştirilir:
- Alıcı bilgisi doğru seçilir: e-Fatura sisteminde “Sosyal Güvenlik Kurumu” seçilir ve ilgili SGK birimi belirlenir.
- Fatura senaryosu “Kamu” olarak işaretlenir: SGK, kamu senaryosunu zorunlu kıldığı için fatura bu formatta hazırlanmalıdır.
- Birim kodu ve sözleşme bilgileri girilir: SGK’nın talep ettiği Harcama Birimi Kodu, Sözleşme/Protokol Numarası veya İhale Bilgisi varsa mutlaka doldurulmalıdır.
- Ürün veya hizmet bilgileri eklenir: Satılan ürün veya hizmet; açıklama, miktar, birim fiyat ve KDV oranı ile birlikte doğru şekilde yazılır. Tıbbi malzeme satışlarında barkod, karekod, stok kodu gibi alanlar zorunludur.
- Fatura SGK’ya elektronik ortamda gönderilir: Kurum faturayı inceleyip kabul eder veya hata varsa ret yanıtı verir.
- İptal işlemi ret yoluyla yapılır: SGK’ya kesilen e-Faturalarda tek taraflı iptal mümkün değildir; iptal yalnızca SGK’nın “Ret” yanıtı ile gerçekleşir. Ret sonrası doğru bilgilerle yeni bir e-Fatura oluşturulur.
SGK'ya Ait Fatura Bilgilerine Nereden Ulaşılır?
SGK’ya e-Fatura kesebilmek için gerekli olan unvan, vergi numarası, harcama birimi kodu, sözleşme veya protokol bilgileri gibi temel fatura bilgileri, SGK’nın resmî kanallarından ve ilgili birimlerden temin edilebilir. İşletmeler bu bilgilere çoğunlukla SGK’nın resmî internet sitesi, kamu ihale/sözleşme dokümanları, SGK biriminden verilen satın alma yazıları veya kurumla yapılan sözleşme/protokol evrakları üzerinden ulaşır.
E-Fatura sistemi içerisinde SGK alıcısını seçtiğinizde, kurumun temel unvan ve vergi numarası bilgileri otomatik olarak görüntülenir. Fatura için gerekli olan harcama birimi kodu, ihale numarası, hizmet açıklaması veya SGK’nın talep ettiği ek alanlar, ilgili SGK birimi tarafından satıcıya bildirilir ve bu bilgiler faturaya manuel olarak eklenmelidir.
SGK'ya kesilen bir e-Fatura Nasıl İptal Edilir?
SGK’ya kesilen e-Faturaların iptal süreci, ticari firmalara düzenlenen e-Faturalardan farklı olarak tek taraflı iptale izin vermeyen özel bir kamu prosedürüne bağlıdır. SGK bir kamu kurumu olduğu için, gönderilen e-Faturanın iptali ancak kurumun elektronik ortamda verdiği “Ret Yanıtı” ile gerçekleşir. Bu nedenle SGK’ya kesilen bir e-Faturayı satıcı işletmenin kendi başına iptal etmesi mümkün değildir. SGK’ya gönderilmiş e-Faturada bir hata tespit edildiğinde süreç şu şekilde ilerler:
- Satıcı tarafından fatura iptal edilemez. Kamu kurumlarına kesilen e-Faturalarda iptal hakkı sadece alıcı kurumun elindedir.
- SGK faturayı elektronik ortamda “Ret” yanıtı ile geri döndürür. Reddin gerekçesi sistemde görünür; eksik bilgi, hatalı birim kodu, yanlış sözleşme numarası gibi nedenler genellikle ret sebebidir.
- Ret işlemi, iptal hükmündedir. SGK’nın verdiği ret yanıtı, faturanın hukuken iptal edildiği anlamına gelir.
- Satıcı doğru bilgilerle yeni bir e-Fatura düzenler. Ret sonrası, önceki faturanın yerine geçecek yeni bir Kamu e-Faturası oluşturularak SGK’ya yeniden gönderilir.
Bu nedenle SGK ile çalışan firmaların, e-Fatura keserken sözleşme/protokol numarası, SGK birim kodu, tıbbi malzeme barkodları ve hizmet açıklamaları gibi alanları eksiksiz girmesi büyük önem taşır.
