2026 Yılı e-Fatura ve e-Arşiv Kullanımı Kimlere Zorunludur?

2025 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL’ye ulaşan ya da bu tutarı aşan işletmeler ile gayrimenkul, araç alım satımı ve e-ticaret yapan 500 bin TL üzeri cirolu firmalar 2026’da e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçmek zorundadır. Konaklama ruhsatı olan oteller ile EPDK lisanslı akaryakıt bayilerinde ise ciroya bakılmaz; işe başlama takvimiyle birlikte sisteme dahil olunur.

Hazine ve Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ve devamındaki düzenlemelerle kâğıt faturayı büyük ölçüde devre dışı bıraktı. Bilanço esasına göre defter tutan işletmeler 1 Ocak 2026'dan itibaren tutarı ne olursa olsun kâğıt fatura düzenleyemez; işletme hesabı ve basit usuldeki mükellefler ise 31 Aralık 2026'ya kadar vergiler dâhil 3.000 TL altındaki işlemlerde kâğıt fatura kullanmaya devam edebilir.

Kime e-Fatura, Kime e-Arşiv Kesilir?

İkisi de aynı faturadır; tek fark alıcının sistemde kayıtlı olup olmamasıdır:

• Müşteriniz de e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse belge GİB sunucuları üzerinden doğrudan onun muhasebe ekranına düşer; buna e-Fatura denir.
• Müşteriniz nihai tüketiciyse ya da henüz e-Fatura kullanmayan bir işletmeyse belgeyi [e-Arşiv](/e-arsiv) Fatura olarak düzenlersiniz. Belgeyi e-posta veya SMS ile iletir, talep edilirse kâğıt çıktısını teslim edebilirsiniz.

Faturaları GİB Portal'dan tek tek kesebilir ya da KolayBi'de Faturalar > Satış Faturaları ekranından oluşturup alıcısına gönderebilirsiniz.

Hangi İşletmeler e-Faturaya Geçmek Zorunda?

Kapsama girip girmediğinizi yıllık cironuz ve yaptığınız iş belirler. Takvim yılındaki cirosu belirlenen eşiği aşan mükellefler, izleyen yılın 1 Temmuz gününe kadar geçiş başvurularını tamamlar.

Toptan gıda ticareti yaptığınızı ve 2025 yılı brüt satış hasılatınızın 3.400.000 TL olarak kapandığını varsayalım; genel haddi aştığınız için en geç 1 Temmuz 2026 tarihine kadar e-Fatura sistemine geçmiş olmanız gerekir. 2026 yılı hesap döneminde bu ciroyu aşacak işletmeler ise 1 Temmuz 2027'de sisteme dahil olacaktır.

E-Ticaret, Gayrimenkul ve Araç Sektöründe 500 Bin TL Sınırı

Genel sektörler için uygulanan 3 milyon TL sınırı dijital satış, gayrimenkul ve motorlu araç sektörlerinde geçerli değildir; bu alanlarda faaliyet gösterenler için geçiş eşiği 500 bin TL olarak uygulanır.

Kendi e-ticaret sitenizden ya da Trendyol, Hepsiburada, Amazon ve Pazarama gibi pazaryerlerinden mal veya hizmet satıyorsanız, yıllık brüt satış hasılatınız 500 bin TL'ye ulaştığı anda takip eden 1 Temmuz'da e-Faturaya geçersiniz. Siparişleri tek tek elle girmek yerine ön muhasebe yazılımınız üzerinden doğrudan cari karta bağlayıp faturaya dönüştürebilirsiniz.

Oto galeri faaliyeti yürütenler, rent a car işletmeleri ve emlak ofisleri de 500 bin TL ciro sınırına tabidir. Bu sınır sadece işletme adına araç veya mülk alıp satanlar için değil; alım-satım ve kiralama işlemlerine komisyon karşılığı aracılık eden işletmeler için de geçerlidir.

Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ya da işletme belgesi alarak konaklama hizmeti veren otel, motel ve pansiyonlarda ise hasılat tutarı aranmaz. Ruhsatı veya turizm belgesini aldığınız ayı izleyen dördüncü ayın başında e-Faturaya geçmiş olmanız gerekir.

Defter Türüne Göre e-Arşiv Fatura Düzenleme Kuralları

Henüz e-Fatura zorunluluk kapsamına girmeyen işletmelerin kâğıt fatura kesip kesemeyeceği tuttukları yasal defter türüne bağlıdır:

1. Bilanço esasına göre defter tutuyorsanız tutar ne olursa olsun kâğıt fatura kesemezsiniz; tüm satışları e-Arşiv fatura olarak düzenlemeniz gerekir.
2. İşletme hesabı tutuyorsanız ya da basit usule tabiyseniz 31 Aralık 2026'ya kadar kâğıt fatura kesmeye devam edebilirsiniz. Aynı gün içinde aynı müşteriye kesilen faturaların KDV dâhil toplamı 3.000 TL ve üzerine çıktığı anda işlem kâğıt yapılamaz; GİB Portalı ya da özel entegratör üzerinden e-Arşiv Fatura kesilir. 1 Ocak 2027'den itibaren bu mükellefler için de tutar sınırı tamamen kalkacaktır.

Aynı gün aynı kişiye veya firmaya yapılan satışları bölerek 3.000 TL sınırının altında göstermeye çalışmayın. GİB sistemleri aynı mükellefe kesilen belgeleri gün bazında birleştirir; toplam 3.000 TL'yi aştığında kâğıt düzenlenen her fatura için geçersizlik ve usulsüzlük cezası uygulanır.

e-Deftere Ne Zaman Geçilir?

Zorunlu olarak e-Fatura uygulamasına dahil edilen işletmeler, e-Faturaya geçtikleri takvim yılını takip eden yılın ilk gününde e-Defter tutmaya başlar. 1 Temmuz 2025'te e-Faturaya geçenler 1 Ocak 2026'da e-Deftere başladı. 1 Temmuz 2026'da geçecek olanlar ise 1 Ocak 2027'de e-Defter tutmaya başlayacak.

Zorunluluğa Uymamanın Cezası

Elektronik ortamda düzenlenmesi gerekirken kâğıt olarak kesilen ya da süresinde hiç düzenlenmeyen faturalar için 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezası kesilir.

Ceza, fatura üzerinde yer alması gereken toplam meblağın %10'u oranında hesaplansa da her belge için kanunda belirlenen asgari taban tutarın altına inemez; bir yılda kesilebilecek toplam cezanın da yasal bir üst sınırı vardır.

Başvuru ve Geçiş Adımları

Şirketler Kamu SM'den Mali Mühür, şahıs firmaları ise e-İmza alarak başvuru yapar. Sertifikanız gelince GİB portalından ya da çalıştığınız entegratörden hesabınızı hemen açabilirsiniz.

Hangi grupta olduğunuzdan emin değilseniz Dijital Vergi Dairesi'ndeki sicil kaydınıza bakın; cezaya girmemek için mali müşavirinizle geçiş tarihini netleştirin.