GİB Portaldan ücretsiz e-arşiv fatura nasıl kesilir?

GİB Portal üzerinden e-Arşiv Fatura oluşturmak isteyen kişilerin sıklıkla sorduğu ''Nasıl ücretsiz e-Arşiv Fatura kesebilirim?''sorusu ve daha fazlası KolayBi' Blog'da!

İçerik Üreticisi
Ahmet Karadeniz
Tahmini Okuma Süresi
{Reading Time}
 dakika

Gelir İdaresi Başlanlığı (GİB) e-belge uygulamalarını aldığı yeni kararlar ile günden güne yaygınlaştırarak zorunlu hale getirmektedir.. E-Belge uygulamalarında yaygınlık sağlamak adına en son aldığı karar ile 5Bin TL ve 30Bin TL olan e-Arşiv Fatura kullanım zorunluluğunu 2Bin - 5Bin TL işlem hacmine indirerek, günlük alış satışlarda kağıt fatura kullanımı yerine, e-arşiv fatura kullanımını teşvik etmektedir.

Günlük satış hacmi 2 Bin TL ve 5Bin TL olan tüm işletmelerin, ilgili ticari kazançları belgelendirmeleri için e-arşiv fatura kullanımının zorunlu olduğunu belirten tebliğin yayınlanmasıyla, e-arşiv faturasının nasıl kesildiği, işletme sahipleri tarafından meraka sorulan bir soru haline geldi.

GİB portal üzerinden ücretsiz e-arşiv fatura kesilebileceği gibi, öncelikle sistemin tanınması ve uygulama adımlarının bilinmesi gerekir. Öncelikle GİB portalı girişinin yapılması ve e-arşiv faturasına ait alt ve üst limitlerinin bilinmesi gerekir. İçeriğimiz ile birlikte, GİB Portal üzerinden nasıl ücretsiz e-arşiv fatura kesebileceğinizi öğrenirken, e-arşiv fatura kullanımına zorunluluk ve kapsamları hakkında ayrıntılı bilgi sahibi olabilirsiniz.

GİB portaldan ücretsiz e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

GİB Portal üzerinden ücretsiz e-arşiv fatura kesmek isteyen mükellefler, kestikleri e-arşiv faturanın Gelir İdaresi Başkanlığı'nın zorunlu prosedürleri takip etmek zorundadırlar. Bu adımların ardından, çıktısını aldığınız e-arşiv faturayı, ilgili yerlere iletebilirsiniz. Bu adımları sırasıyla ele alırsak;

1) GİB portalı üzerinde e-arşiv fatura kesmek isteyen kullanıcılar ilk olarak test portalına giriş yapmalıdır.

2) Bu portal üzerinden test aşamasının belirtilen adımlarını takip ederek mevcut test hesabı oluşturulur.

3)Kullanıcılar test hesabını oluşturduktan sonra e-arşiv fatura kesme işlemlerini gerçekleştirebilirler.

4)E-Arşiv oluşturmak için sisteme giriş yapıldıktan sonra sayfanın sol üst köşesinde bulunan modül seç sekmesinden “e-arşiv portal” seçeneği seçilir.

4) Açılan sayfanın yan kısmındaki menüler aracılığı ile gerekli fatura bilgileri girilir.

5) E-arşiv fatura oluşturma sayfasını kullanan kişiler fatura kesme zorunluluğu olan tutarları göz önünde bulundurmaları gerekir. 2.000TL ile 5.000 arasındaki tutarlara e-arşiv fatura kesme zorunlulukları bulunur.

e-Arşiv Fatura Kullanım Zorunluluğu Nedir?

2022 yılıyla beraber ile e-arşiv fatura kullanımında getirilen değişikliklerle beraber vergi mükellefi olmayanlara kağıt fatura düzenleme sınırı 30.000 TL’den 5.000 TL’ye düşürüldü. 5Bin & 30Bin TL olan e-Arşiv Fatura düzenleme zorunluluğu 2022 yılı itibariyle 2Bin TL 5Bin TL işlem sınırı ile değiştirilmiş oldu.

• e-Arşiv Fatura kullanım zorunluluğu değişikliği ile,  1 gün içerisinde vergi mükellefi olmayanlara kesilecek e-arşiv faturanın, toplam tutarının 5 Bin TL’yi aşması durumunda,

• Yine aynı gün içerisinde vergi mükelleflerine düzenlenecek e-arşiv faturaların, vergiler dahil dahil toplam tutarının  2 Bin TL’yi aşması durumunda e-arşiv fatura düzenlenmesi zorunludur.

• E-Fatura zorunluluğu ise yılında getirildiği için 2021 yılının yıl içerisindeki cirosunun 4Milyon TL’yi aşmış olması gerekir. 2022 Yılı için bu tutar, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 3Milyon TL ve üzeri gelir elde edenler için zorunlu tutulmuştur.

• 2022’nin Temmuz ayından itibaren e-arşiv ve e-fatura sistemlerini kullanmaya başlayan mükelleflerin, 1 Ocak 2023 itibariyle e-DEfter uygulamasına geçmeleri gerekmektedir.

İlgili içerik: e-Fatura Nedir? Nasıl Kesilir? (A'dan Z'ye e-Fatura Rehberi)

e-Arşiv Portal ile fatura kesmek için mali mühür/e-imza gerekli mi?

Elektronik ortamda fatura düzenleme yükümlülüğü olmayan işletmelerde bazı durumlarda e-arşiv düzenleme zorunluluğu getirildi. 2022 yılının başından yayınlanan yeni tebliğ ile belirli çerçeveler esas alınarak işletmeler e-arşiv düzenlemesi gerekmektedir. Peki, Gelir İdare Başkanlığı üzerinden ücretsiz e-arşiv fatura nasıl oluşturulur?

E-arşiv portalını kullanmak için yeniden şifre ya da kayıt oluşturmanıza gerek yoktur. İnternet Vergi Dairesi bilgilerinizi kullanarak sisteme giriş sağlayabilirsiniz. E-arşiv ortalı için mali mühür zorunluluğu da bulunmamaktadır. Ücretsiz e-arşiv fatura kesme işlemini onaylamak için “GİB İmza” seçeceğini kullanabilirsiniz. Bu seçenek tercih edildiğinde sayfada şifre talep etmeniz için bir buton bulunacak. Kayıtlı telefon numaranıza gönderilen 6 haneli şifre ile fatura imzalama işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

İlgili içerik: e-Arşiv Nedir? E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

GİB üzerinden oluşturduğum faturayı müşteriye nasıl iletebilirim?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portalı üzerinden oluşturduğunuz elektronik faturaları müşterinize iletmek için belirli aşamalar vardır. Bu aşamalardan ilki, portal üzerinden oluşturduğunuz faturanın SMS aracılığı ile oyanlanmasıdır. Daha sonra fatura belgelerini ZIP dosyası olarak mevcut bilgisayarınıza indirmelisiniz. Bu dosya içerisinde bulunan HTML uzantılı dosyayı açarak tarayıcıda yazdır seçeneğini seçiniz. Burada isterseniz kağıt çıktısını alarak müşterilerinize iletebilir isterseniz de PDF formatında kaydederek iletebilirsiniz. Gönderdiğiniz ürün içerisine e-arşiv faturasını ilave edebileceğiniz gibi müşterilerin e-posta adresleri üzerinden de fatura detaylarını iletebilirsiniz. Dilerseniz WhatsApp ya da SMS yolu ile e-arşiv faturasının bulunduğu linkleri müşterilerinize iletmeniz de mümkündür.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Nedir? Farkları nelerdir?

Günlük yaşantıda sıkça duyduğunuz e-fatura ve ve e-arşiv genellikle birbiri ile karıştırılan fakat aralarında temel farklılıkları bulunan bir kavramdır. Kavramlar arasındaki farklılıklara geçmeden önce bu iki kavramın tanımları üzerinde durulmalıdır. E-Fatura, Türkiye’de 397 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren ve 2010 yılından itibaren uygulanan bir faturalandırma sistemidir. Yürürlüğe girdiği kanun gereği faturada belirtilmesi gereken tüm bilgilerin yer aldığı bir belgedir. Bu belge üzerinde hem satıcı hem de alıcı bilgilerine ulaşabilir, satın alınan mal ve hizmetin KDV, ÖTV gibi ücretlendirme ayrıntılarını görebilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenen bu belge genel fatura ile benzerlik gösterirken elektronik ortam üzerinden düzenlenmesi ve gönderilmesi bakımından ufak bir farklılığa sahiptir.

E-Arşiv ise, Vergi Usul Kanunu gerekliliğinde düzenlenmesi gereken ve düzenlenen kişilere iletilmesi ve bu kişiler tarafından da saklanması zorunlu olan faturaların gerekli yönergeler çerçevesinde elektronik ortam üzerinden ikinci kopyalarının oluşturulmasıdır. Elektronik ortamda düzenlenen bu faturaların saklanması ve ibraz edilmesi zorunludur.

E-Fatura ve e-arşiv kavramlarının farklılıklarına değinildiğinde, e-fatura elektronik ortamda hazırlanmış olsa dahil basılı çıktı alınarak alıcısına iletilebilir. E-fatura hazırlanırken belirli bir format zorunluluğu vardır. Fakat e-arşiv hazırlanırken belirli bir format kullanımı gerekmez. İstenirse e-faturada olduğu gibi Universal Business Language - Evrensel İş Dİli Türkiye (UBL-TR) formatı uygulanabilir. E-Fatura kullanımı, 2022 ve sonraki yıllarda 500Bin TL ve üzerinde ciro haddine ulaşan; turizm & otel işletmeleri, e-ticaret pazaryeri satıcıları, oto alım-satım ve kiralama yapanlar, emlak & gayrimenkul sektörü gibi meslek grupları ve 2022 yılı ve sonrası yıllık geliri 3 Milyon TL ve üzeri olan tüm işletmeler için kullanımı zorunlu hale getirilmiştir. Bunun yanı sıra, e-fatura isteyen her firmanın kullanabileceği bir faturalandırma sistemidir. Firmalar isterse e-fatura ile birlikte e-arşiv de kullanabilir. E-Arşiv kullanan firmalar sadece e-fatura kullanıcılarına değil tüm kullanıcılara elektronik fatura düzenleyebilir.

Aslında e-arşiv fatura, e-fatura sistemine dahil değildir. Bu yüzden e-fatura sistemi bulunmayan kullanıcı ya da şirketlere de e-arşiv düzenlenebilir. İsteyen her firma e-arşiv kullanabilir. Fakat ücretsiz e-fatura kullanabilmesi için sisteme dahil olması zorunludur. E-fatura alıcısına gönderilmeden önce muhakkak Gelir İdaresi Başkanlığına iletilir. E-Arşivde ise oluşturulan faturalar ay sonunda Gelir İdaresi Başkanlığına iletilerek raporlanması sağlanır. Farklılıklarının yanı sıra her iki elektronik faturalandırma sisteminde de Doğrudan Entegrasyon ya da Özel Entegrasyon yöntemleri kullanılabilir.

 İlgili içerik: GİB Portal nedir Nasıl kullanılır?

GİB Portal ve Özel Entegratör Arasındaki Farklar Nelerdir?

GİB portalı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan ve e-fatura veya e-arşiv oluşturmak için kullanılan bir portaldır. GİB Portalı kullanmanın en önemli avantajlarından biri e-imza ya da mali mühür gerekliliğinin olmamasıdır. Ücretsiz bir uygulama olmasının yanı sıra geriye dönük uzun vadede faturaları arşivlenmemesi önemli bir dezavantajdır. GİB portalı üzerinden sadece 6 aylık fatura arşivi sağlayabilirsiniz. Sınırlı sayıda fatura kesme imkanı tanıyan GİB portalı üzerinden arşivleme yapamadığınız için mevcut faturaların kağıt çıktısının bulundurulması gerekir ki bu durum da ekstra bir maliyeti ortaya çıkarır. Fakat, GİB portalının yanı sıra Özel Entegratör sisteminde kesilen faturaların 10 süre ile mümkündür. Oluşturulan e-fatura sayısının sınırsız olması ve ihtiyaç duyduğunuz anda danışabileceğiniz destek ekibinin olması karşılaşabileceğiniz sorunların önüne geçerken muhasebe programları ile entegre olabilmesi büyük kolaylık sağlamaktadır. Özel Entegratörn sağladığı hizmetler ekseninde, dolayı GİB Portalın sağlamış olduğu; sınırlı fatura kesebilme, iletişim noktasında destek sunabilme ve faturaları daha uzun süre saklayabilme noktalarında avantajları bulunmaktadır. Fatura düzeninin sağlanabilmesi, aktivasyon sürecinin bulunması işletmelerin Özel Entegratör sistemini tercih etmesinin nedenlerinden biridir.

İlgili içerik: Özel Entegratör Nedir? GİB Portal mı Özel Entegratör mü?

GİB Portala hiç gitmeden, bilgilerinizi KolayBi'ye entegre ederek 2Bin ve 5Bin e-Arşiv Faturalarınızı oluşturmanın KolayBi' Yolu Var!

İnternet Vergi Dairesi şifrenizi KolayBi' ile entegre ederek e-Arşiv faturalarınızı zahmetsizce oluşturun. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın zorunlu kıldığı 2Bin – 5Bin TL e-Arşiv Faturalarınızı GİB Portalına gitmeden KolayBi ile kısa sürede düzenleyin. KolayBi’ ile 2Bin 5Bin e-Arşiv Fatura uygulamamız ile birlikte kolaylıkla GİB Portal e-Arşiv sistemine dahil olabilir, 2Bin 5Bin e-Arşiv faturalarınızı en kolay şekilde kesebilirsiniz.

Ahmet Karadeniz
Digital Copywriter