Elektronik fatura, işletmelerin iş akışları içerisindeki gerçekleşen birçok işlemde muhasebe süreçlerinin ayrılmaz bir parçası haline geldi. Bu sayede e-fatura ve e-arşiv sorgulama ve doğrulama işlemleri, e-Fatura mükellefler tarafından sıklıkla sorulan sorular arasında yerini aldı. Bu yazımızda, mükelleflerinin merak ettiği e-fatura ve e-arşiv sorgulama ve doğrulama işlemlerini nasıl yürüteceklerini ele alacağız.
e-Fatura ve e-Arşiv sorgulama işlemleri; satıcı ve alıcı açısından büyük önem taşır. Yanlış kesilen, alıcıya ulaşmayan veya teknik bir sebeple GİB sistemi tarafından reddedilen faturalar; KDV, gelir/kurumlar vergisi, BA–BS mutabakatları ve stok/maliyet kayıtlarınızı doğrudan etkiler.
e-Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?
GİB tarafından uygulamaya geçilen e-Fatura portalı ile e-Fatura kullanıcısı olan mükellefler, efatura.gov.tr adresinden VKN veya TC kimlik numaralarını girerek e-Fatura sorgulama işlemini yapabilir. Adım adım e-Fatura sorgulama (GİB Portal üzerinden):
- 1. Adım: efatura.gov.tr adresine girin.
- 2. Adım: "e-Fatura Portalı" bağlantısını seçerek sisteme giriş yapın.
- 3. Adım: Menüden "Gelen Faturalar" veya "Giden Faturalar" bölümünü seçin.
- 4. Adım: Tarih aralığı, fatura numarası, alıcı/satıcı VKN–TCKN gibi filtreleri doldurarak sorgu çalıştırın.
- 5. Adım: Listelenen faturaların durum sütunundan; "Onaylandı", "Reddedildi", "İletildi" vb. statüleri kontrol edin.
- 6. Adım: İlgili satıra tıklayarak faturayı PDF veya XML formatında indirebilir veya saklayabilirsiniz.
e-Arşiv Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?
e-Arşiv faturalarını sorgulamak ve doğrulamak isteyen mükellfler, GİB e-Arşiv Portalı üzerinden fatura numarası veya firma ismiyle sorgulama işlemlerini hızlıca gerçekleştirebilirler.
Adim adim e-Arşiv sorgulama:
- 1. Adım: GIB e-Arşiv Portalı sayfasına girin.
- 2. Adım: Giriş türünüzü seçerek sisteme giriş yapın.
- 3. Adım: "e-Arşiv Fatura Sorgula" menüsünü açın.
- 4. Adım: Fatura numarası, alıcı/satıcı bilgisi, tarih gibi kriterleri girerek sorgulama yapın.
- 5. Adım: Faturanın sistemde kayıtlı olup olmadığını ve bilgilerinin doğru yansıyıp yansımadığını kontrol edin.
e-Fatura ve e-Arşiv Doğrulama/Sorgulama
e-Fatura doğrulama işlemi sayesinde oluşturulan e-Fatura yanıtı XML imzalarının doğrulanıp doğrulanmadığı teyit edilir. e-Fatura görüntlendikten sonra kullanıcılar doğrulama işlemine geçebilir.
- GİB üzerinden e-fatura görüntleyici dosyasını bilgisayarınıza indirin.
- İndirdiğiniz EFaturaGoruntuleyici.jnlp dosyasına tıklayarak dosyayı .xml formatında açın.
- Açılan alanda e-fatura görüntleme/sorgulama ve doğrulama işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.
e-Fatura doğrulama sonucu 2 seçenek:
- "Mali mühür doğrulandı.": Fatura imzalandıktan sonra üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmadığı anlamına gelir.
- "Mali mühür geçersiz.": Fatura imzalandıktan sonra üzerinde değişiklikler yapıldığı anlamına gelir. Yapılan düzenlemeler sorgulama sonucunda görüntülenir ve söz konusu fatura geçersiz sayılır.
e-Fatura ve e-Arşiv sorgulama yaparken nelere dikkat edilmelidir?
- Sorgulayacağınız faturanın e-Arşiv sistemi kapsamında düzenlendiğinden emin olun.
- Faturanızı düzenleyen mükellefin VKN ve TC kimlik numarası bilgilerini doğru girin.
- Fatura numarası, tutar, tarih, döviz cinsi, vergi oranları gibi bilgiler sipariş ve sözleşmelerinizle uyumlu olmalıdır.
- Yüksek tutarlı veya olağandışı işlemlerde, fatura sorgulamayı mutlaka resmi kanallar (GİB, entegratör yazılım vb.) üzerinden yapın.
- e-Fatura ve e-Arşiv faturalarınızın XML dosyalarını düzenli arşivleyin.
KolayBi' Ön Muhasebe Programının işletmelere sağladığı e-Fatura çözümleri nelerdir?
KolayBi'nin gelişmiş e-fatura görüntleyici programı sayesinde pek çok işleminizi tek bir ekran üzerinden zaman kaybetmeden halledebilirsiniz. E-Fatura görüntleme programı faturanın GİB üzerinden başarıyla geçip geçmediğinin sorgulanması bu program aracılığı ile gerçekleştirilir.
- Her gün gelişen ve yaygınlık kazanan e-fatura ve benzeri e-dönüşüm uygulamalarına entegre olmak firmanız için karlılık sağlayacaktır.
- KolayBi'nin etkin ve kullanışlı ara yüzü sayesinde manuel işlemlerin getirdiği hata payı ortadan kalkacaktır.
- KolayBi'nin güvenilir bulut sistemi ile verilerinizi, mali bilgilerinizi uzun yıllar boyunca güvenle saklayabileceksiniz.
- KolayBi' ile XML üzerinden fatura sorgularınızı gerçekleştirebilirsiniz.
KolayBi ile e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerinizi nasıl kolaylaştırabilirsiniz?
- Gelen ve giden tüm e-Fatura/e-Arşiv faturalarınızı tek panelden takip ederek GİB'e gidip gelmeden hızlı sorgulama yapabilirsiniz.
- Fatura kesildiği anda cari hesap, stok ve KDV kayıtlarınızın otomatik güncellenmesini sağlayarak muhasebe ve ön muhasebe arasındaki kopuklukları azaltırsınız.
- Periyodik olarak faturalarınızı Excel, PDF veya farklı formatlarda dışa aktarıp mali müşavirinizle kolaylıkla paylaşabilirsiniz.
- Filtreleme, raporlama ve geçmişe dönük arama özellikleri sayesinde belirli bir döneme veya müşteriye ait faturaları birkaç tıklama ile bulabilirsiniz.
e-Arşiv faturalarınızı GİB'e gitmeden tek ekrandan sorgulamak ve yönetmek için KolayBi e-Arşiv Programı'na göz atabilirsiniz.
