e-Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır? GİB Üzerinden Adım Adım

Gelen bir faturanın deftere işlenmeden önce resmi kayıtlarda yer alıp almadığını teyit etmek, vergi ziyaı ve usulsüzlük cezalarının önüne geçer. Satıcının ilettiği PDF veya kâğıt çıktı tek başına hukuki geçerlilik taşımaz; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu uyarınca elektronik faturanın asıl nüshası GİB sisteminden geçmiş XML verisidir.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Sorgulama Arasındaki Temel Fark

Sorgulama yapacağınız ekran, elinizdeki belgenin türüne göre belirlenir. Tarafların her ikisi de sisteme kayıtlı kullanıcıysa belge e-Fatura senaryosuyla iletilir ve sorgulama doğrudan GİB e-Fatura Portalı veya entegratör gelen kutusu üzerinden yürütülür. Alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcısı değilse satıcı e-Arşiv fatura düzenler. e-Arşiv faturalar alıcıya kapalı devre sistemle değil; e-posta, SMS ya da kâğıt döküm olarak ulaştırılır. Bu faturaların resmi teyidi ise GİB e-Belge Doğrulama ekranı veya e-Devlet kapısı üzerinden yapılır. Düzenleme öncesinde karşı tarafın mükellefiyet durumunu ebelge.gib.gov.tr adresindeki Kayıtlı Kullanıcılar Listesi’nden VKN girerek görebilirsiniz.

GİB Portalı Üzerinden e-Fatura Nasıl Sorgulanır?

GİB portal yöntemini kullanan mükellefler, gelen ve giden faturalarını sistem üzerinden doğrudan denetler.

1. efatura.gov.tr adresinden e-Fatura Portalı giriş ekranını açın.
2. Mali mühür veya e-İmza ile oturum açtıktan sonra menüden Gelen Faturalar sekmesine geçin.
3. Belge tarihi, fatura numarası ya da satıcının VKN/TCKN bilgisini filtre alanına girin.
4. Fatura satırındaki onay, ret veya bekleme durumunu kontrol edin.
5. Resmi kayıt ve yasal arşivleme için faturanın imzalı XML dosyasını bilgisayarınıza indirin.

Sorgulamada faturanın senaryosu işlem adımlarını değiştirir. Ticari e-Fatura senaryosunda alıcı, faturayı sistem üzerinden kabul veya reddetmek için Türk Ticaret Kanunu uyarınca 8 günlük yasal süreye sahiptir. 8 gün içinde işlem yapılmayan Ticari e-Faturalar sistemde kendiliğinden onaylanmış sayılır. Temel e-Fatura senaryosunda ise sistem üzerinden ret yanıtı verilemez; faturaya itiraz faturanın tesliminden itibaren 8 gün içinde noter, KEP veya GİB e-Fatura İptal/İtiraz Bildirim Portalı üzerinden yapılır.

e-Arşiv Fatura Sorgulama ve Doğrulama Adımları

GİB e-Belge Doğrulama ekranı, sisteme şifreli giriş yapmadan belge geçerliliğini teyit etme imkânı verir.

1. ebelge.gib.gov.tr veya earsivportal.efatura.gov.tr adresindeki e-Belge Doğrulama alanını açın.
2. Fatura üzerinde yer alan 16 haneli fatura numarasını yazın.
3. Düzenleyen şirketin vergi kimlik numarasını veya şahsın TCKN bilgisini girin.
4. Fatura tarihi ile kuruş hanesi dâhil toplam ödenecek tutarı ekleyin.
5. Güvenlik kodunu doğrulayıp sorgulama sonucunu görüntüleyin.

Faturanın sağ veya sol üst köşesinde karekod bulunuyorsa telefon kamerasıyla kodu taratarak belge detaylarına doğrudan ulaşabilirsiniz. Şahıslar adına düzenlenen belgeler ise e-Devlet Kapısı'ndaki Gelir İdaresi Başkanlığı e-Arşiv Fatura Sorgulama hizmetiyle listelenir.

e-Fatura Durum Kodları Ne Anlama Gelir?

Sorgulama sırasında sistem yanıtlarında yer alan sayısal durum kodları, belgenin GİB ve alıcı posta kutusu arasındaki teknik akışını açıklar.

1215 veya 1220 kodu alan faturalar alıcıya ulaşmış sayılmaz. Bu durumda faturayı kesen tarafın teknik düzeltmeyi yapıp belgeyi yeniden iletmesi gerekir.

XML Dosyası ile e-Fatura Görüntüleme ve İmza Doğrulama

Elektronik faturanın tahrif edilip edilmediği GİB e-Fatura Görüntüleyici uygulamasıyla anlaşılır. Bilgisayara ebelge.gib.gov.tr adresinden indirilen EFaturaGoruntuleyici.jnlp dosyası Java altyapısıyla çalışır. İndirdiğiniz imzalı XML dosyasını programa yüklediğinizde sistem iki farklı doğrulama sonucu üretir:

Mali mühür veya e-İmza geçerli uyarısı, belgenin yetkili sertifikayla mühürlendiğini ve içeriğindeki rakamların sonradan değiştirilmediğini gösterir. Mali mühür geçersiz uyarısı ise XML dosyasındaki veriler üzerinde oynama yapıldığını ya da sertifikanın yetkisiz olduğunu işaret eder; bu belge hukuken geçersizdir.

Destek ekiplerimize gelen başvurularda en sık rastlanan hata, muhasebeleştirme sürecinde XML yerine e-posta ekindeki PDF çıktısının esas alınmasıdır. PDF üzerindeki görsel bilgiler kolayca düzenlenebildiğinden, şüpheli işlemlerde XML doğrulaması yapmadan ödeme çıkışı vermemek gerekir.

Ön muhasebe süreçlerinde gelen belgeleri tek tek portallara girerek teyit etmek ciddi bir iş gücü gerektirir. KolayBi e-Fatura sistemi, gelen ve giden tüm faturalarınızı GİB servisleriyle eşzamanlı sorgular; durum kodlarını, onay ve ret yanıtlarını faturanın satırında doğrudan gösterir. Böylece faturanın alıcısına ulaşıp ulaşmadığını ayrı bir kontrol yapmadan cari hesap ve stok kayıtlarınıza yansıtabilirsiniz.

Vergi Usul Kanunu uyarınca faturaların 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl boyunca elektronik formatta saklanması zorunludur. Denetimlerde yalnızca XML dosyalarının ibrazı kabul edilir; doğrulamasını yaptığınız faturaları onaylı XML formatlarıyla arşivlemeyi sürdürün.