Elektronik fatura, işletmelerin iş akışları içerisindeki gerçekleşen birçok işlemde muhasebe süreçlerinin ayrılmaz bir parçası haline geldi. Bu sayede e-fatura ve e-arşiv sorgulama ve doğrulama işlemleri, e-Fatura mükellefleri tarafından sıklıkla sorulan sorular arasında yerini aldı. Bu yazımızda, mükelleflerin merak ettiği e-fatura ve e-arşiv sorgulama ve doğrulama işlemlerini nasıl yürüteceklerini ele alacağız.
e-Fatura ve e-Arşiv sorgulama işlemleri; satıcı ve alıcı açısından büyük önem taşır. Yanlış kesilen, alıcıya ulaşmayan veya teknik bir sebeple GİB sistemi tarafından reddedilen faturalar; KDV, gelir/kurumlar vergisi, BA–BS mutabakatları ve stok/maliyet kayıtlarınızı doğrudan etkiler. Bu nedenle, ay ve yıl kapanışlarında faturalarınızın durumunu kontrol etmek işletme sağlığı açısından kritik bir adımdır.
e-Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?
GİB tarafından uygulamaya geçilen e-Fatura portalı ile e-Fatura kullanıcısı olan mükelleflere birçok kolaylık sağlandı. Mükellefler e-Fatura resmi sitesinden (efatura.gov.tr) VKN veya TC kimlik numaralarını girerek e-Fatura sorgulama işlemini yapabilir. E-Arşiv sorgulama için ise e-Fatura resmi sitesine girerek fatura numarası veya firma adıyla işlem yapabilirsiniz.
Mükellefler, e-Fatura portalına giriş yaptıktan sonra “sorgula” bölümünden e-Fatura sorgulama ve e-Fatura mükellef sorgulama işlemini gerçekleştirebilir. Sorgulama işlemiyle ilgili faturanın Gelir İdaresi Başkanlığınca onaylanıp onaylanmadığı veya alıcıya ulaşıp ulaşmadığını öğrenebilirler. Adım adım e-Fatura sorgulama (GİB Portal üzerinden):
- 1. Adım: efatura.gov.tr adresine girin.
- 2. Adım: “e-Fatura Portalı” bağlantısını seçerek sisteme giriş yapın (Kullanıcı kodu, şifre ve mali mühür/e-imza gerektirebilir).
- 3. Adım: Menüden “Gelen Faturalar” veya “Giden Faturalar” bölümünü seçin.
- 4. Adım: Tarih aralığı, fatura numarası, alıcı/satıcı VKN–TCKN gibi filtreleri doldurarak sorgu çalıştırın.
- 5. Adım: Listelenen faturaların durum sütunundan; “Onaylandı”, “Reddedildi”, “İletildi” vb. statüleri kontrol edin.
- 6. Adım: İlgili satıra tıklayarak faturayı PDF veya XML formatında indirebilir, yazdırabilir veya saklayabilirsiniz.
Kimler için e-Fatura sorgulama önemlidir?
- Tedarikçi firmalar (faturanın alıcıya ulaştığından emin olmak için),
- Muhasebe ve mali müşavirlik birimleri (defter kayıtları ve beyanname öncesi kontrol için),
- Finans ekipleri (cari mutabakat, BA–BS ve nakit akışı planlaması için),
- Denetim süreçleri olan orta ve büyük ölçekli işletmeler.
e-Arşiv Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?
e-Arşiv faturalarını sorgulamak ve doğrulamak isteyen mükellefler, efatura.gov.tr adresi üzerinden fatura numarası veya firma ismini sisteme girerek sorgulama işlemlerini hızlıca gerçekleştirebilirler.
Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi portalı üzerinden pek çok sorgulama işlemi yapılabilmektedir. E-Arşiv sorgulama, e-arşiv mükellef sorgulama işlemlerine kadar birçok işlem, GİB Portalı üzerinden hızlıca gerçekleştirilebilmektedir.
Adım adım e-Arşiv sorgulama (GİB e-Arşiv Portalı):
- 1. Adım: GİB e-Arşiv Portalı sayfasına girin.
- 2. Adım: Giriş türünüzü (şahıs şirketi, sermaye şirketi vb.) seçerek sisteme giriş yapın.
- 3. Adım: “e-Arşiv Fatura Sorgula” veya “Gelen/Giden e-Arşiv Faturalar” menüsünü açın.
- 4. Adım: Fatura numarası, alıcı/satıcı bilgisi, tarih gibi kriterleri girerek sorgulama yapın.
- 5. Adım: Faturanın sistemde kayıtlı olup olmadığını, tutarının ve diğer bilgilerinin doğru yansıyıp yansımadığını kontrol edin.
Bireysel kullanıcılar için e-Arşiv sorgulama örnekleri:
- İnternetten yaptığınız bir alışverişin e-Arşiv faturası size e-posta ile geldiyse, üzerindeki karekod veya link üzerinden GİB sistemine gidip faturanın doğruluğunu kontrol edebilirsiniz.
- İade veya garanti işlemi sırasında, satıcının sizin adınıza gerçekten e-Arşiv fatura kesip kesmediğini teyit etmek için fatura numarası ile sorgu yapabilirsiniz.
e-Fatura ve e-Arşiv Doğrulama/Sorgulama
e-Fatura doğrulama işlemi sayesinde oluşturulan e-Fatura yanıtı XML imzalarının doğrulanıp doğrulanmadığı teyit edilir. e-Fatura görüntülendikten sonra kullanıcılar doğrulama işlemine geçebilir. E-Fatura dosyası açıldıktan sonra “doğrula” bölümüne tıklayarak doğrulama sonucuna erişebilirsiniz.
- GİB üzerinden e-fatura görüntüleyici dosyasını bilgisayarınıza indirin.
- İndirmiş olduğunuz EFaturaGoruntuleyici.jnlp dosyasına tıklayarak dosyayı .xml formatında açın
- Açılan alanda e-fatura görüntüleme/sorgulama ve doğrulama işleminizi kolayca gerçekleştirebilirsiniz.
XML ve mali mühür neden önemlidir?
Bir faturanın PDF veya çıktısı yalnızca “görsel” bir kopyadır; hukuken esas alınan asıl belge, fatura XML dosyasıdır. XML üzerinde bulunan mali mühür ya da elektronik imza, faturanın;
- Yetkili mükellef tarafından oluşturulduğunu,
- İmzalandıktan sonra üzerinde değişiklik yapılmadığını,
- GİB sisteminden usulüne uygun şekilde geçtiğini
ispat etmeye yarar. Bu nedenle geçmiş dönem denetimlerinde, çoğu zaman PDF’ten ziyade XML ve mali mühür doğrulama kayıtları dikkate alınır.
E-Fatura doğrulama işleminden sonra 2 sonuç ile karşılaşabilirsiniz, bunlar:
- “Mali mühür doğrulandı.”: Bu seçenekle karşılaştıysanız fatura imzalandıktan sonra üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmadığı anlamına gelmektedir.
- “Mali mühür geçersiz.”: Bu seçenekle karşılaştıysanız fatura imzalandıktan sonra üzerinde değişiklikler yapıldığı anlamına gelmektedir. Yapılan düzenlemeler, sorgulama sonucunda görüntülenir ve söz konusu fatura geçersiz sayılır.
“Mali mühür geçersiz” uyarısı aldığınızda;
- Faturayı kayıtlara almadan önce tedarikçi ile mutlaka iletişime geçin,
- Gerekirse yeniden fatura düzenlenmesini isteyin,
- Şüpheli durumlarda mali müşavirinizle veya GİB çağrı merkezi ile görüşün.
e-Fatura ve e-Arşiv sorgulama ve doğrulama yaparken nelere dikkat edilmelidir?
e-Fatura ve e-Arşiv sorgulaması yaparken dikkat etmeniz noktalar aşağıdaki gibidir:
- Sorgulayacağınız faturanın e-Arşiv sistemi kapsamında düzenlenip düzenlenmediğine dikkat edin.
- Faturanızı düzenleyen mükellefin Vergi Kimlik Numarası ve TC kimlik numarası bilgilerini doğru girdiğinizden emin olun.
- Faturanızın üzerinde yer alan, sıkça sorulan 'fatura numarası nerede yazar' sorusunun da cevabı olan fatura numarası bilgilerini doğru olarak girdiğinizden emin olun.
- Faturalar üzerinde ödenecek tutar ile genel toplam/toplam tutar bilgilerini fatura sorgularken doğru girdiğinizden emin olun.
- Güvenlik kodu karmaşık harf ve sayılardan oluştuğu için bu bilgileri doğru bir şekilde girdiğinizden emin olun.
Ek olarak dikkat edilmesi gereken önemli noktalar:
- Size e-posta ile gelen faturaların eklerinde veya linklerinde “sahte site” olma ihtimaline karşı mutlaka alan adını kontrol edin (GİB portalı taklidi sitelere dikkat edin).
- Fatura tutarı, tarih, döviz cinsi, vergi oranları gibi bilgiler, sipariş ve sözleşmelerinizle uyumlu olmalıdır. Uyuşmazlık varsa sorgulama yaptıktan sonra satıcıyla yazılı teyit alın.
- Yüksek tutarlı veya olağandışı işlemlerde, fatura sorgulamasını yalnızca PDF üzerinden değil mutlaka resmi kanallar (GİB, entegratör yazılım vb.) üzerinden yapın.
- E-Fatura ve e-Arşiv faturalarınızın XML dosyalarını düzenli arşivleyin; olası vergi incelemelerinde bu dosyalara hızlı erişim büyük avantaj sağlar.
KolayBi’ Ön Muhasebe Programının işletmelere sağladığı e-Fatura çözümleri nelerdir?
KolayBi’nin gelişmiş e-fatura görüntüleyici programı sayesinde pek çok işleminizi tek bir ekran üzerinden zaman kaybetmeden halledebilirsiniz. E-Fatura görüntüleme programı faturanın GİB üzerinden başarıyla geçip geçmediğinin sorgulanması bu program aracılığı ile gerçekleştirilir. KolayBi’ sunduğu birçok kullanım avantajı ile en etkin e-fatura çözümleri sunmakta ve işletmelerin ofis işlerini kolaylaştırarak onların büyümeye odaklanması için kendini her gün geliştirmektedir.
- Her gün gelişen ve yaygınlık kazanan e-fatura ve benzeri e-dönüşüm uygulamalarına entegre olmak firmanız için karlılık sağlayacaktır.
- Mali uzmanlar, zorunlu e-fatura ciro haddinin gelecek senelerde daha da düşürülerek, e-fatura uygulamalarının en küçük işletmeden en büyük işletmeye yayılacağını öngörmektedir.
- KolayBi’nin etkin ve kullanışlı ara yüzü sayesinde manuel işlemlerin getirdiği hata payı ortadan kalkacaktır.
- KolayBi’nin güvenilir bulut sistemi ile verilerinizi, mali bilgilerinizi uzun yıllar boyunca güvenle saklayabilecek, gerektiğinde kullanabileceksiniz. Bu sayede yer tasarrufu sağlar ve faturaları saklamanız gereken yeri daha verimli şekilde kullanabilirsiniz.
- KolayBi’ üzerinden keseceğiniz e-Faturalar kağıt faturalara oranda daha çevreci çözümler sunar. Karbon emisyonunu azaltır ve koçan maliyetlerini düşürür.
- KolayBi’ ile XML üzerinden fatura sorgularınızı gerçekleştirebilirsiniz. XML , faturanın geçerli halinin GİB üzerinden sorunsuz bir şekilde geçmesi olarak açıklanabilir. Bu görüntüleme programıyla faturanın sorunsuz ve usullerine uygun bir şekilde kesilip kesilmediği pratik bir şekilde tespit edilmektedir.
KolayBi ile e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerinizi nasıl kolaylaştırabilirsiniz?
- Gelen ve giden tüm e-Fatura/e-Arşiv faturalarınızı tek panelden takip ederek GİB’e gidip gelmeden hızlı sorgulama yapabilirsiniz.
- Fatura kesildiği anda cari hesap, stok ve KDV kayıtlarınızın otomatik güncellenmesini sağlayarak muhasebe ve ön muhasebe arasındaki kopuklukları azaltırsınız.
- Periyodik olarak faturalarınızı Excel, PDF veya farklı formatlarda dışa aktarıp mali müşavirinizle kolayca paylaşabilirsiniz.
- Filtreleme, raporlama ve geçmişe dönük arama özellikleri sayesinde belirli bir döneme veya müşteriye ait faturaları birkaç tıklama ile bulabilirsiniz.
