Kasa Defteri Nedir? Ön Muhasebe Programı ile Nasıl Tutulur?

Kasa defteri, bir işletmenin gün içinde kasasına giren ve çıkan nakit parayı, tahsilatları ve elden yapılan harcamaları günü gününe gösteren iç takip çizelgesidir. Kasadaki fiziksel nakit ile defterdeki bakiyenin birbirini tutup tutmadığını kontrol etmeye yarar.

Vergi Usul Kanunu (VUK) açısından kasa defteri tutma zorunluluğu, 4369 sayılı Kanun ve 266 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile 1 Ocak 1999'da genel vergi mükellefleri için kaldırıldı. Bilanço esasına tabi olanlar yevmiye defteri, ikinci sınıf tüccarlar ise işletme defteri tutar. Kasa defterini ceza yememek için değil; kasada açık ya da fazla olup olmadığını gün bitmeden görmek için tutarsınız. 5362 sayılı Kanun kapsamındaki esnaf odaları gibi belirli meslek kuruluşları ise kendi mevzuatları gereği bu kaydı tutmaya devam eder.

Kasa defterine hangi bilgiler yazılır?

Kasa defteri iki ana sütundan oluşur: tahsilatların yazıldığı gelir (borç) tarafı ve ödemelerin yazıldığı gider (alacak) tarafı.

Her satıra işlem tarihini, fiş ya da makbuz numarasını ve paranın kimden alınıp kime, ne için ödendiğini yazarsınız. Giren parayı tahsilat sütununa, elden ödediğiniz tutarı da gider sütununa yazarsınız. Kalan bakiye, önceki günden devreden tutarla gün içindeki nakit hareketlerinin net sonucunu gösterir.

Kasa Defteri Nasıl Tutulur?

Güne dünün kapanış parasıyla başlarsınız. Gün boyu peşin satışları, elden aldığınız tahsilatları ve kasaya koyduğunuz sermayeyi gelir tarafına yazarsınız; toptancı ödemesini, kargoyu, dükkân masrafını ya da bankaya yatırdığınız parayı da gider tarafına düşersiniz. Akşam mesai bitiminde çekmecedeki parayı sayıp defterle karşılaştırırsınız.

Diyelim ki bir mahalle fırını işletiyorsunuz:

• Sabah çekmecede 1.500 TL bozuk para vardı. Gün boyu tezgâhtan 6.800 TL nakit satışı yaptınız.
• Gün boyu tezgâhtan yapılan nakit ekmek ve unlu mamul satışı: 6.800 TL.
• Un tedarikçisine teslimat anında elden ödenen tutar: 2.200 TL.
• Temizlik malzemesi alımı için fiş karşılığı yapılan harcama: 250 TL.

Kasada sabahki 1.500 TL ile gün boyu giren 6.800 TL toplanır; 2.200 TL tedarikçi ödemesi ve 250 TL masraf düşüldüğünde geriye 5.850 TL kalır.

Akşam çekmeceyi açtığınızda elinizde tam 5.850 TL nakit olmalı. Sayılan para bu tutarın altındaysa kasa açığı, üstündeyse kasa fazlası vardır. Fark varsa ya kasadan fişsiz bir harcama yapılmıştır ya da tezgâhta para üstü yanlış verilmiştir.

Ön Muhasebe Programı ile Kasa Takibi

Kasa hareketlerini çizgili defterde ya da Excel'de tuttuğunuzda işlem sayısı arttıkça satır atlar, toplarken hata yaparsınız. Kaydı tutan personelin yazdığı rakam ile çekmecedeki para uyuşmadığında geriye dönük yüzlerce fişi tek tek kontrol etmek gerekir.

Programda gelir ve gider takibi için tahsilat makbuzu veya masraf fişi kestiğiniz anda tutar kasaya doğrudan yansır. KolayBi'de Nakit > Kasalar menüsünden nakit tahsilat ya da masraf fişi girdiğinizde sistem bakiyeyi otomatik hesaplar, yürüyen bakiyeyi ekranda gösterir. Birden fazla şubeniz veya merkez kasanız varsa her biri için ayrı sanal kasa açabilir, kasalar arasındaki virmanları tek adımda işleyebilirsiniz.

Kayıtları her gün çekmeceyle denk tutarsanız dönem sonunda envanter defteri sayarken açık aramakla uğraşmazsınız. Gün sonunda saatlerce hesap kontrol etmek yerine kasayı birkaç dakikada kapatıp çıkarsınız.