Bir müşterinin satın aldığı bir ürünü, satıcıya iade etmesi halinde iade faturası düzenlenir. Müşteri isterse satın aldığı bir ürünü, ürünlerin bir kısmını veya hepsini iade etme hakkına sahiptir. İade edilen ürün ve oranı esas alınarak iade faturası kesilir.
Ek olarak iade faturası sadece müşterinin isteğine göre değil, eğer yanlış fatura kesilirse de düzenlenebilir. Yanlış düzenlenmiş faturanın iadesinden sonra ürün iade edilir ve doğru fatura ile tekrardan satış işlemi gerçekleşir.
İade faturasının adında her ne kadar ‘iade’ sözcüğü geçse de, aslında bir fatura türü değildir. Bunun sebebi olarak iade faturası; bir malın üretilmesi, satılması veya temin edilmesi karşılığında düzenlenip kesilmemektedir. Bunun karşıtı olarak iade faturası, alıcının satın aldığı malın tamamını ya da bir kısmını kabul etmemesi, bir sebeple iade etmesi halinde düzenlenmektedir.
İade faturasını düzenleyen alıcıdır. Yasal koşullara uygun olarak düzenlenen iade faturası ile tüketici malı kabul etmediğini belirtir ve bu işlemin muhasebeleştirilmesini sağlar. Türk Ticaret Kanunu’nun 23.maddesinin 2.hükmüne göre kanuni karine, iade faturasında uygulanmaz çünkü bir malın üretimi, satışı veya bir menfaat temini karşılığı olarak verilmez.
Örneğin, şirketin bir üreticiden 10 birim ürün aldığını varsayalım. Bu ürünün 4 birimini ya da 10’unu birden bir sebeple satıcıya iade etmeye karar verdik. Bu işlemi bir iade faturası hazırlayıp keserek iade ettiğimizi belgeleyebilir ve muhasebeleştirebiliriz.
İade faturası ile iade edilen malın birim bedeli satıcı tarafından kesilen ilk faturadaki bedelin aynısı olmak zorundadır. Diğer bir ifade ile müşteri iade ettiği mal üzerinden kar ederek iade faturası kesemez.
İade Faturası Kesilirken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Öncelikle faturanın görünür bir yerinde “İade Faturasıdır” ibaresi yer almalıdır.
- İade edilen mal miktarı, satıcı tarafından müşteriye satılan mal miktarından fazla olmamalıdır.
- Satış faturasının kesildiği koçan ile kesilebilir.
- İade faturasındaki mal bedelinin satın alma yapılırken kesilen faturadaki mal fiyatıyla aynı olması gerekir. Yani ürün hangi fiyattan alındı ise aynı fiyattan iade edilir.
- Eğer faturanın tamamı değil de bir kısmı iade ediliyorsa satış faturasındaki birim fiyatına bakılır ve iade edilecek miktar ile çarpılarak iade faturası oluşturulur. İade işleminde kâr veya zarar söz konusu olamaz.
- Satış faturasındaki tüm şartlar iade faturasındakilerle aynı olmalıdır.
İade Faturası Nasıl Kesilir?
İşletmenin müşterisinden iade aldığı bir ürün için düzenlenen iade faturasını keserken, iade faturası ile ilgili mevzuatlara ve düzenleme yönetmeliklerine uyması gerekmektedir. İade faturası, işletmenin finansal kayıtlarında ve vergi beyannamesinde doğru bir şekilde yer almalıdır.
Herhangi bir müşteri bir işletmeden aldığı malı iade etmek isterse, kendisine iletilen faturanın kağıt çıktısını aldıktan sonra iadeye ilişkin bölümü doldurarak, malı satan kişiye geri iletmek duurmundadır. İadeye ilişkin faturanın alt bölümünde, malı iade eden kişinin;
• Adı, soyadı, adresi, imzası
• İade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve ürünün tutarı yer almalıdır.
İade faturası keserken, aşağıdaki unsurlara dikkat edilmelidir:
- İade faturası kesmek için satış faturası koçanı ya da e-Fatura kullanılır. İade faturasının farklı bir koçanı yoktur.
- İade faturasının Maliye Bakanlığı veya noter onaylı olması gerekmektedir.
- Fatura üzerinde "İade Faturasıdır" ibaresi yer almalıdır.
- İade faturasını alıcı, satıcıya yönelik düzenler. İade faturasındaki ürün fiyatı, satış esnasında düzenlenen faturadaki ürün fiyatıyla aynı olmak zorundadır. Zira ürün satın alındığı fiyat üzerinden iade edilir.
- Ürünün yalnızca bir bölümü iade edilecekse, satış faturasındaki birim fiyatı temel alınarak iade edilecek kısmın karşılığı hesaplanır ve bu bedelin iadesi yapılır.
- Satış faturasındaki bütün koşulların iade faturasındaki koşullarla aynı olması gerekir.
- İade faturasının açık mı yoksa kapalı mı düzenleneceği, alıcı ve satıcı arasındaki ticari ilişkiye bağlıdır.
Bilgisayar ve yazıcı yardımıyla kesilen iade faturasından herhangi bir farkı yoktur.
e-Arşiv Sisteminde İade Faturası Nasıl Kesilir?
Alıcı bir şirkete sahipse: 2025 yılı itibarıyla ticari e-Faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı uygulamalarına göre düzenleme tarihinden itibaren en geç 8 gün içinde “Ret Uygulama Yanıtı” ile reddedilebilir. e-Arşiv faturalar için ise GİB ve ilgili ikincil düzenlemelerde, faturanın düzenlendiği/alıcıya iletildiği tarihten itibaren genellikle 7–8 günlük bir yasal iptal/itiraz süresi öngörülmektedir; uygulamada mükellefler bu süre içinde ya sistem üzerinden iptal talebi açmakta ya da süresi geçmişse iade faturası ile mahsuplaşma yoluna gitmektedir. Dolayısıyla alıcının da e-Fatura ya da e-Arşiv faturayı, faturanın resmileştiği tarihten itibaren bu yasal süreler içinde reddetme veya iade faturası ile düzeltme hakkı saklıdır. Eğer bu süreler aşılırsa, yeni bir e-Fatura oluşturarak müşteriye göndermesi ve önceki işlemi muhasebede iade/mahsup ile düzeltmesi gerekir. Bu işleme mahsuplaşmak denir. e-Arşiv belgelerini düzenlemek ve süreçleri daha pratik yönetmek için e-Arşiv programını da inceleyebilirsiniz.
Alıcı bireysel müşteri ise: Faturası kesilip gönderilmiş bir ürünü iade etmek isteyen müşteri, firması yoksa iade faturası kesemez. 2025 yılı itibarıyla mesafeli satış sözleşmelerinde tüketici, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği gereği kural olarak 14 gün içinde hiçbir gerekçe göstermeden cayma hakkını kullanarak ürünü iade edebilir. (Ayıplı mal, hiç teslim edilmeme vb. özel durumlarda farklı süreler ve haklar bulunabilir.) Alışveriş yaptığı firmanın daha önce ibraz ettiği şartlara ve ilgili mevzuata uyarak itiraz ve iade işlemlerini gerçekleştirebilir.
Satış internet üzerinden gerçekleştiyse müşteri ürünü iade etmek istediğinde elektronik ortamdan kendisine gönderilen faturanın kâğıt çıktısını alıp iadeye ilişkin bölümünü doldurabilir ve ürünle birlikte satıcıya gönderebilir. Kimi e-Arşiv faturalar ise kendiliğinden iade bölümüne sahiptir. Müşteri iade etmek istediği ürünü, eline ulaşan e-Arşiv faturanın bu bölümünü doldurarak satıcıya geri gönderebilir.
İade Faturasında Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?
İade faturasında bulunması gereken belli başlı bilgiler yer alıyor. Peki, bu bilgiler neler? Gelin birlikte inceleyelim. Bir iade faturasında bulunması gereken bilgiler;
- Satıcının faturasındaki seri numarası ve tarihi
- İade edilen malın miktarı
- İade edilen malın birim bedeli
- İade edilen malın toplam bedeli
İade Faturasında Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?
Eğer satın alınan ürün iade edilecekse alıştan iade faturası kesilmelidir. Satılan ürün için tarafınıza iade faturası gelmişse, satıştan iade faturası düzenlemeniz gerekmektedir.
Satıştan iade muhasebe kayıtlarında:
- Satın alınan ürünün sağlam veya bozuk biçimde iade edilmesine göre,
- İade edilme zamanında üstünden geçici vergi dönemi geçmiş olmasına göre,
- Bir önceki yılda satışı gerçekleşmiş, cari yılda iadesi yapılmış ise ayrı ayrı değerlenmesi gerekiyor.
Alış iadeleri muhasebe kayıtlarında:
- Ürün alımları iadelerine göre,
- Tüketim malzemelerinin iadelerine göre,
- Hizmet alımlarının iadelerine göre, ayrı ayrı muhasebe kayıtları yapılmaktadır.
