Proforma fatura nedir? Nasıl hazırlanır ve nasıl kesilir?

Proforma terimi genellikle dış ticarette kullanılmaktadır ve ön fatura niteliğinde olan teklif faturasıdır.

İçerik Üreticisi
Ahmet Karadeniz
Tahmini Okuma Süresi
{Reading Time}
 dakika

Teklif niteliği olan ön faturalara proforma denir. İşletmeler, kendi ihtiyaçlarına uygun olarak proforma faturaları düzenler ve bu faturaların yasal yükümlülükleri yoktur. İsteyen herhangi bir işletme, proforma faturaları hazırlamak ve kullanmaktadır.

Proforma Nedir?

Proforma terimi genellikle dış ticarette kullanılmaktadır ve ön fatura niteliğinde olan teklif faturasıdır. Bu faturaların karşılığında bir ürün verilmediği için ödeme de yapılmamaktadır. Kanunen ve mali açıdan bir sorumluluğu da yoktur. Eğer bir fatura, proforma olarak hazırlandıysa o faturanın üzerinde mutlaka “Proforma Fatura’ ibaresi yer almalıdır. Alıcı bu faturayı talep etmesi durumunda, alıcının istekleri doğrultusunda proforma faturaları düzenlenmektedir. Bu fatura sayesinde ticari hatalar minimuma indirgenebilmektedir.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, iş hayatında ticari faturalar emtia sahibi veya tacir tarafından tertip edilir. Bu vesikalar fatura olarak adlandırılır. Faturalarda seri ve sıra nolar, mühür işareti, Maliye Bakanlığı ibaresi, ticaret unvanı ve ilgili adresler yer alır. Ayrıca malın miktarı, birimi, parasal karşılığı, kaşe ve imza gibi hususları içerir. Bununla birlikte genel hususlar benzemekle beraber, bazı açılardan faturalar birbirlerinden ayrılır. Proforma fatura da diğer fatura çeşitlerinden ayrılan, teklif sürecini başlatan bir belge olarak tanımlanabilir ve alıcı ile satıcı arasındaki anlaşmanın kanıtı olarak görülür.

Proforma fatura; söz konusu siparişe yönelik fiyat, miktar, cins gibi bilgilerin yer aldığı ve daha çok teklif fiyatına odaklanılan ve herhangi bir resmi statüsü bulunmayan vesikalardır. Örneğin bir ihracatçı firma elma siparişi aldı. İthalatçı firma da belli miktardaki elma için fiyat bilgisi istedi. Bu ise proforma fatura şeklinde hazırlanarak karşı tarafa sunulur. Ancak proforma faturanın kesinlikle resmi bir değeri yoktur.

Dolayısıyla proforma faturalarda herhangi bir taraf mesuliyet altına girmez. Sadece tarafların konuyu ciddiye alması ve fiyat teklifinin vesika şeklinde sunulması amaçlanır. Zaten Vergi Hukuku açısından proforma faturaya ilişkin ne bir düzenleme ne de bir sorumluluk atfetme vardır. Bununla birlikte satıcı, teklifi hazırlamada bir vesikaya ihtiyaç duyuyorsa bu tür faturaya başvurabilir. Ancak hazırlayacağı bu vesikanın üstünde Proforma fatura şeklinde bir ibare mutlaka bulunmalıdır.

Proforma Faturaya Neden İhtiyaç Duyulur?

Yukarıda değinildiği üzere alıcı tarafa fiyat teklifi sunmak öncelikli amaçtır. Ayrıca iki taraf arasında iş ilişkisi ciddileştirilir. Yani süreç bir plan çerçevesine sokulur. Bunun dışında fiyatta anlaşıldığında akreditife işlemlerine temel olması ve mal sevkiyat işlemlerinin ön hazırlığında kullanılır. Böylece anlaşma öncesi alıcı ve satıcı miktar ve fiyat konularında prensipte anlaşmış olur. Bundan sonraki aşama ise proforma faturanın resmi faturaya dönüştürülmesi işlemidir. Resmi fatura ise, proforma faturadaki bilgiler eşliğinde hazırlanılarak karşı tarafa iletilir. Resmi fatura ile artık ticari işleme sorumluluk atfedilmiş olur.

Proforma Faturası Nasıl Hazırlanır?

Bu  faturanın genellikle hazır bir şeması bulunur ve bu şemaya uygun olarak fatura kesimi gerçekleşmektedir. Aşağıdaki görselde proforma fatura örneği gösterilmiştir.

Proforma Fatura Örneği

Proforma Faturası Hazırlanırken Nelere Dikkat Etmeli?

Faturaları hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar;

Proforma Faturada Neler Olmalıdır?

Tarih, mal veya hizmetin türü, tercih edilen ödeme opsiyonu, tarafların isim ve adresleri, teslimat bilgileri, telefon numaraları, mallarla ilgili bilgiler, taşıma ücreti ve sigortaya ilişkin bilgiler ve düzenleyenin imzası yer almalıdır.

Proforma Faturası Nasıl Kesilir?

Proforma faturalarının kesilmesinde herhangi bir yasal sorumluluk yoktur. Fakat faturanın kesiminde birtakım bilgilere yer verilmelidir, bu bilgiler aşağıdaki gibidir:

Proforma Fatura Ne İşe Yarar?

Bu faturalarının herhangi bir mali özelliği bulunmamaktadır. Satış öncesinde teklif ve anlaşma özellikleri taşımaktadır. Satış işlemi yapıldıktan sonra bu faturaları, gerçek satış faturasına çevirmek mümkündür.

Proforma Faturanın Amacı Nedir?

Proforma faturasının düzenlenmesindeki amaç, alım yapılacağı zaman teklif veya planlama ihtiyacı doğmasından dolayıdır. Yani, herhangi bir alımın öncesinde izin veya ön ödeme alınması gerekli olan durumlarda bu faturayı talep eder. Faturalar satış sonrası değil, öncesinde hazırlanarak müşterilerle paylaşılırlar.

Ahmet Karadeniz
Digital Copywriter