Proforma fatura, bir mal veya hizmet satışından önce düzenlenen, bağlayıcılığı olmayan ancak teklif niteliği taşıyan ön fatura türüdür. Satıcı ile alıcı arasındaki işlem henüz kesinleşmeden, fiyat, miktar, teslim ve ödeme koşullarının alıcıya bildirilmesi amacıyla hazırlanır. Bu nedenle proforma fatura, gerçek bir ticari fatura yerine geçmez; KDV, muhasebe kaydı veya resmi belge niteliği taşımaz. Satış görüşmeleri sırasında karar sürecini hızlandırdığı için ticari hayatta sıkça kullanılır.
Bir proforma fatura hazırlarken fiyatlandırma detayları, ürün veya hizmet açıklamaları, teslim koşulları, ödeme vadesi, teklif geçerlilik süresi ve alıcı bilgileri doğru ve eksiksiz şekilde yazılmalıdır. e-Fatura sistemine gönderilmediği için yalnızca bilgi amaçlı düzenlenir. Satış kesinleştiğinde ise proforma fatura esas alınarak resmi fatura kesilir.
Proforma Nedir?
Proforma, ticari bir işlem gerçekleşmeden önce alıcıya sunulan ve teklif niteliği taşıyan ön belgedir. Satıcı, ürün veya hizmetin fiyatını, miktarını, teslim şartlarını ve ödeme koşullarını alıcıya bildirmek amacıyla proforma düzenler. Bu belge, sipariş sürecini başlatmak için kullanılsa da resmi bir fatura değildir ve muhasebe kayıtlarında yer almaz.
Proforma, taraflar arasında anlaşma sağlanmadan önce maliyet ve koşulların netleşmesini sağlayarak satış sürecine rehberlik eder. Bu nedenle proforma, ithalat–ihracat işlemlerinde, proje tekliflerinde ve yüksek tutarlı ticari anlaşmalarda sıkça kullanılan bir bilgilendirme belgesidir.
Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, bir mal veya hizmet satışından önce düzenlenen, teklif niteliği taşıyan ön faturadır. Alıcıya; ürün ya da hizmetin fiyatını, miktarını, teslim ve ödeme koşullarını bilgilendirme amacıyla sunulur. Proforma fatura resmî bir belge değildir, KDV içermez, muhasebe kaydına alınmaz ve vergi açısından bağlayıcılığı bulunmaz.
Bu belge, satış gerçekleşmeden önce tarafların şartları netleştirmesine yardımcı olur ve çoğu zaman sipariş veya anlaşma sürecinin ilk adımı olarak kabul edilir. Satış kesinleştiğinde ise proforma fatura esas alınarak ticari fatura düzenlenir.
Proforma Faturaya Neden İhtiyaç Duyulur?
Proforma fatura, satıcı ile alıcı arasındaki ticari sürecin netleşmesini sağlayan bir ön bilgilendirme belgesidir. Resmî bir fatura olmamasına rağmen satış öncesinde maliyet ve koşullar hakkında şeffaflık sağladığı için pek çok durumda ihtiyaç duyulur. Ürün veya hizmetin fiyatının, teslim şartlarının ve ödeme koşullarının karşı tarafça önceden görülmesi gereken işlemlerde önemli bir role sahiptir.
İşletmeler proforma faturayı; teklif sunmak, sipariş onayı almak, müşteriye maliyet analizi göstermek veya ithalat–ihracat işlemlerinde gümrük süreçlerini başlatmak için kullanır. Bu belge, taraflar arasında yanlış anlaşılmaları önleyerek sürecin daha hızlı ve düzenli ilerlemesini sağlar. Satış kesinleştiğinde ise proforma fatura referans alınarak ticari fatura düzenlenir.
Proforma Faturası Nasıl Hazırlanır?
Proforma faturası, alıcıyı işlem öncesinde bilgilendirmek amacıyla düzenlenen bir teklif belgesi olduğundan; içerdiği bilgilerin açık, doğru ve ticari süreci yansıtır nitelikte olması gerekir. Hazırlama aşaması, resmi fatura kadar ayrıntılı olmasa da belirli standartlara göre yapılmalıdır.
Bir proforma fatura hazırlarken öncelikle satıcı ve alıcı bilgileri doğru şekilde yazılır. Ardından teklif edilen ürün veya hizmetlerin açıklaması, birim fiyatı, miktarı ve toplam tutarı net bir biçimde belirtilir. Proformada KDV gibi vergiler zorunlu değildir; ancak teklifin daha anlaşılır olması için çoğu zaman gösterilir. Bunun yanında teslim şekli, ödeme koşulları, teklifin geçerlilik süresi, para birimi ve gerekiyorsa teslim adresi gibi ticari detaylar eklenir.
Belgenin üst kısmında “Proforma Fatura” ibaresinin yer alması önemlidir, çünkü bu ifade proformanın resmi bir belge olmadığını açıkça belirtir. Proforma fatura elektronik ortamda da düzenlenebilir; e-Fatura gönderimi yapılmaz çünkü proforma sistemsel bir fatura niteliği taşımaz. Satış kesinleştiğinde ise proforma, ticari faturanın hazırlanması için temel alınır.
Proforma Faturası Hazırlanırken Nelere Dikkat Etmeli?
Proforma fatura, teklif niteliğinde bir ön belge olduğu için alıcıya net ve doğru bilgi sunması gerekir. Resmî bir belge olmamasına rağmen ticari sürecin temelini oluşturduğu için hazırlanırken bazı kritik noktalara dikkat edilmelidir. Proforma hazırlarken şu hususlar göz önünde bulundurulmalıdır:
- Belgenin üstünde mutlaka “Proforma Fatura” ibaresi bulunmalıdır. Bu ifade, belgenin resmî fatura olmadığını açıkça belirtir.
- Satıcı ve alıcı bilgilerinin doğru yazılması gerekir. Firma unvanı, adres, iletişim bilgileri ve vergi numarası gibi bilgiler eksiksiz olmalıdır.
- Ürün veya hizmet detayları açık şekilde belirtilmelidir. Ürün adı, açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve toplam tutarı net bir biçimde yazılmalıdır.
- Varsa KDV oranı ve toplam tutar gösterilebilir. Proformada KDV zorunlu değildir, ancak fiyatlandırmayı netleştirmek için çoğu işletme eklemeyi tercih eder.
- Teslim ve ödeme koşulları açıkça belirtilmelidir. Teslim şekli (ör. kapıda teslim, EXW, CIF), ödeme vadesi ve ödeme yöntemi gibi bilgiler alıcıya güven verir.
- Teklifin geçerlilik süresi mutlaka yazılmalıdır. Bu, fiyatın hangi tarihe kadar geçerli olduğunu göstererek belirsizliği ortadan kaldırır.
- Para birimi ve teslim adresi netleştirilmelidir. Uluslararası işlemlerde anlaşmazlıkların önüne geçer.
- Gerekliyse ek açıklamalar ve özel şartlar eklenmelidir. Proje detayları, hizmet kapsamı veya özel anlaşma koşulları bu alanda belirtilir.
Proforma Faturası Nasıl Kesilir?
Proforma faturası, resmi bir fatura olmadığı için e-Fatura sisteminden gönderilmez; satış gerçekleşmeden önce alıcıya teklif sunmak amacıyla düzenlenir. Hazırlanma süreci ticari fatura kadar katı kurallara bağlı değildir, ancak doğru bilgi aktarımı sağlanması için belirli adımlar izlenmelidir. Proforma fatura kesme süreci genel olarak şu şekilde ilerler:
- Belgenin proforma olduğu belirtilir: Faturanın üst kısmına mutlaka “Proforma Fatura” başlığı yazılır. Bu ifade belgenin resmî fatura olmadığını gösterir.
- Satıcı bilgileri eklenir: Satıcı firmanın unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi numarası gibi temel bilgiler yazılır.
- Alıcı bilgileri eklenir: Teklif sunulan müşteri veya firmanın adı, adresi ve iletişim bilgileri eklenir.
- Ürün/hizmet bilgileri düzenlenir: Ürün veya hizmetin adı, açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve toplam tutarı net şekilde belirtilir.
- Fiyatlandırma ve vergi bilgileri yazılır: Proformada KDV zorunlu olmasa da, fiyatlandırmayı daha açık hâle getirmek için çoğu işletme KDV oranı ve KDV dâhil toplam fiyatı eklemektedir.
- Teslim ve ödeme koşulları belirlenir: Teslim şekli, ödeme yöntemi, ödeme vadesi ve teslimat süresi gibi bilgiler, alıcının teklifi değerlendirmesini kolaylaştırır.
- Teklif geçerlilik süresi eklenir: Proformanın hangi tarihe kadar geçerli olduğu belirtilerek belirsizliklerin önüne geçilir.
- Belge dijital veya fiziksel olarak paylaşılır: Proforma fatura PDF formatında iletilebilir, yazdırılabilir veya e-posta yoluyla müşteriye gönderilebilir.
Proforma fatura kesildikten sonra satış kesinleşirse, bu belge esas alınarak resmî ticari fatura düzenlenir. Proforma, yalnızca ön bilgilendirme ve teklif amacıyla kullanıldığı için muhasebe kaydına alınmaz ve vergi doğurmaz.
Proforma Fatura Ne İşe Yarar?
Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce alıcıya sunulan bir ön bilgilendirme ve teklif belgesidir. Resmî niteliği bulunmamasına rağmen ticari sürecin başlangıç noktasını oluşturur ve taraflar arasındaki koşulların netleşmesini sağlar. Bu belge sayesinde alıcı, ürün veya hizmetin fiyatını, miktarını, teslim şartlarını ve ödeme koşullarını önceden değerlendirir. Satın alma kararı daha sağlıklı verilir ve olası yanlış anlaşılmaların önüne geçilir.
Proforma fatura satıcı için sipariş onayının temelini de oluşturur. Alıcı teklifi kabul ettiğinde satıcı, proforma üzerinde yer alan bilgilere dayanarak resmi faturayı düzenler. İthalat ve ihracat işlemlerinde de proforma, malın değeri ve özelliklerinin gümrük süreçlerinde değerlendirilmesini sağlayan zorunlu bir ön doküman olarak kullanılır. Bu yönüyle maliyet hesaplaması ve bütçe planlaması için önemli bir referans niteliği taşır.
Proforma Faturanın Amacı Nedir?
Proforma faturanın temel amacı, satış gerçekleşmeden önce alıcıya sunulan teklifin tüm koşullarını yazılı ve anlaşılır bir şekilde ortaya koymaktır. Resmî bir fatura olmamakla birlikte, ürün veya hizmete ilişkin fiyat, miktar, teslim şartı ve ödeme koşullarını alıcıya önceden bildirerek ticari süreci planlamaya yardımcı olur.
Bu belge, yüksek tutarlı alışverişlerde, proje bazlı hizmetlerde veya ithalat–ihracat işlemlerinde tarafların süreci doğru değerlendirmesini sağlar. Alıcı, proforma sayesinde maliyet analizini yapabilir ve karar sürecini netleştirir; satıcı ise teklifin kapsamını açıklığa kavuşturarak satışın sağlıklı ilerlemesine zemin hazırlar.
Proforma Fatura ve Normal Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
Proforma fatura ile normal fatura, ticari süreçte farklı amaçlara hizmet eden iki ayrı belgedir. Proforma fatura bir teklif niteliği taşırken, normal fatura resmi bir mali belgedir. Bu iki belge arasındaki temel farklar şunlardır:
- Amaç ve kullanım: Proforma fatura, satış öncesi teklif sunmak için düzenlenir; normal fatura ise satış gerçekleştikten sonra hukuki ve mali kayıt için hazırlanır.
- Resmî geçerlilik: Proforma fatura resmî belge sayılmaz ve muhasebe kayıtlarında kullanılmaz. Normal fatura ise vergi mevzuatına tabi resmî bir belgedir.
- Vergi doğurucu işlem: Proforma fatura KDV veya diğer vergileri doğurmaz. Normal fatura, vergi hesaplamasının ve beyanının temelini oluşturur.
- e-Fatura sistemi kullanımı: Proforma fatura e-Fatura sistemine gönderilmez. Normal fatura ise mükellef durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv olarak elektronik ortamda oluşturulur.
- Bağlayıcılık: Proforma fatura hukuken bağlayıcı değildir; yalnızca teklif niteliği taşır. Normal fatura ise satıcı ve alıcı için bağlayıcıdır.
- Muhasebe kaydı: Proforma fatura defterlere işlenmez. Normal fatura, muhasebenin temel kayıt belgelerinden biridir.
- Teslim ve ödeme zamanı: Proformada belirtilen bilgiler teklif niteliğinde olup değişebilir. Normal faturadaki bilgiler ise kesinleşmiş işlemi temsil eder.
Yurt Dışı Satış Süreçlerinde Proforma Fatura Kullanımı
Yurt dışı satış işlemlerinde proforma fatura, satıcı ve alıcı için sürecin başlamasını sağlayan temel belgedir. Uluslararası ticarette teklif sunmak, fiyatlandırmayı netleştirmek ve gümrük işlemlerine hazırlık yapmak için proforma fatura zorunlu olmasa da yaygın ve kritik bir araç olarak kullanılır.
İhracat sürecinde alıcı, satın alacağı ürünün fiyatını, miktarını, teslim şekillerini (INCOTERMS), ödeme yöntemini ve tahmini sevkiyat tarihini proforma üzerinden görür. Bu bilgiler alıcının banka işlemlerinde, akreditif açılışlarında veya ülkesindeki ithalat izinlerinde kullanılır. Proforma fatura gümrük idarelerinin malın değerine ilişkin ön değerlendirme yapabilmesi için de önemlidir.
Satıcı açısından proforma fatura, teklifin resmî bir çerçeveye oturmasını sağlar ve ihracat sözleşmesinin hazırlanması için temel oluşturur. Proforma üzerinde yer alan malların tarife kodları, miktarları, birim fiyatları ve teslim koşulları, daha sonraki ticari fatura ve gümrük evraklarının doğru hazırlanması açısından kritik rol oynar.
