Proforma fatura nedir? Nasıl hazırlanır ve nasıl kesilir?

Proforma fatura, bir ürün veya hizmet satılmadan önce alıcıya gönderilen bağlayıcılığı olmayan bir teklif belgesidir.

Gerçek bir fatura değildir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) kapsamında tanımlanmış mali bir geçerliliği bulunmaz; dolayısıyla deftere işlenmez, KDV doğurmaz ve vergi dairesine bildirilmez. Temel işlevi, alıcıya “Bu şartları kabul ederseniz size bu fiyattan, şu vadede ve şu teslim koşullarıyla satış yapacağım” demektir. Alıcı şartları kabul edip ödeme veya sipariş onayını verdiğinde işlem kesinleşir ve asıl ticari fatura kesilir.

Proforma Fatura Hangi Durumlarda İstenir?

Özellikle yüklü siparişlerde, kurumsal alımlarda ve ihracatta şirketler sözlü anlaşmayla yetinmez; şartları yazılı görmek ister.

Alıcı şirket, satın alma bütçesini onaylatmak ya da bankasından kredi veya akreditif açtırmak için satıcıdan proforma talep eder. Belge üzerinde fiyat, miktar, iskonto ve ödeme vadesi net biçimde yazar. İki taraf da ne ödeyeceğini ve ne teslim alacağını baştan bilir.

İthalat ve ihracat işlemlerinde ise proforma neredeyse vazgeçilmez bir ön evraktır. İthalatçı ülke gümrüğü malın tahmini değerini bu belge üzerinden inceler, alıcı da kendi ülkesindeki ithalat izinlerini veya döviz transferlerini satıcının kestiği proforma faturaya dayanarak başlatır.

Proforma Faturada Hangi Bilgiler Yer Almalı?

Proforma fatura için Maliye Bakanlığı tarafından belirlenmiş matbu bir şablon yoktur. A4 bir kâğıda, Excel tablosuna veya kullandığınız fatura kesme programı şablonuna yazabilirsiniz.

Hazırlayacağınız taslakta şu bilgilerin yer alması yeterlidir:

• Sayfanın en üstüne büyük harflerle “Proforma Fatura” (yurt dışı için “Proforma Invoice”) yazın. Bu ibare, belgenin maliye nezdinde resmî fatura gibi algılanmasını önler.
• İç takibinizi kolaylaştırmak için belgeye bir numara ve düzenleme tarihi verin.
• İki firmanın da unvanını, açık adresini, vergi dairesini, VKN'sini ve iletişim bilgilerini eksiksiz ekleyin.
• Ürünün cinsini, modelini, teknik özelliklerini, miktarını ve birim fiyatını tek tek yazın.
• Para Birimi: Fiyatın Türk lirası, dolar veya avro cinsinden olduğu açıkça gösterilmelidir.
• Fiyat dalgalanmalarına karşı kendinizi korumak için “Bu teklif 15 gün geçerlidir” ya da “30 Kasım 2026 tarihine kadar geçerlidir” gibi kesin bir son gün belirtin.
• Ödemenin peşin, vadeli veya akreditifle mi yapılacağını ve ürünün hangi depoya ne zaman teslim edileceğini açıkça yazın. Dış ticarette Incoterms teslim terimi (FOB, CIF, DAP gibi) mutlaka eklenir.
• Alıcının avans veya sipariş bedelini gönderebilmesi için IBAN ve yurt dışı satışlarda Swift kodunuzu ekleyin.

Örnek Senaryo: Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Diyelim ki endüstriyel mutfak ekipmanları üreten bir işletmesiniz. Bir restoran zinciri sizden 5 adet konveksiyonel fırın talep etti. Satış öncesi şartları netleştirmek için bir proforma hazırlıyorsunuz.

Fırınlar için hazırlanan teklif hesabı:

1. Fırın birim fiyatı: 80.000 TL
2. Toplam mal bedeli (5 adet × 80.000 TL): 400.000 TL
3. İskonto tutarı (%5): 20.000 TL
4. İskonto sonrası ara toplam: 380.000 TL
5. Nakliye ve montaj bedeli: 20.000 TL
6. KDV matrahı: 400.000 TL
7. KDV (%20): 80.000 TL
8. Genel toplam: 480.000 TL

Belgenin altına şu notları düşersiniz: “Teklifimiz düzenlenme tarihinden itibaren 14 gün süreyle geçerlidir. Ödemenin %30’u sipariş teyidinde peşin, kalan %70’i teslimat öncesi havale ile tahsil edilir. Teslimat süresi sipariş onayından itibaren 10 iş günüdür.”

Alıcı bu belgeyi kaşeleyip imzalayarak size geri gönderdiğinde sipariş kesinleşir. İşi bitirip teslimatı yaptığınızda ise bu proformayı baz alarak e-Fatura ya da e-Arşiv faturanızı kesersiniz.

Proforma Fatura ile Resmî Fatura Arasındaki Farklar

İki belge sık sık birbiriyle karıştırılır. Farkları netleştirmek muhasebe hatalarını önler.

İhracatta Proforma Fatura Neden Şarttır?

İhracatta proforma fatura olmadan operasyon başlatmak zordur. Yurt dışındaki alıcıyla e-posta üzerinden el sıkıştıktan sonra hazırlanan bu belge, uluslararası satış sözleşmesinin özeti sayılır.

Alıcı, ülkesindeki bankaya gidip akreditif (Letter of Credit) açtırırken banka yetkilileri proformada yazan şartları harfiyen inceler. Ödeme vadesi, sevkiyat limanı, malın GTİP (Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu) kodu ve ambalaj adedi proforma ile birebir uyumlu olmalıdır. Fiyat teklifine nakliyenin ve sigortanın dâhil olup olmadığını belirtmek için mutlaka Incoterms 2020 kural kodlarından biri (örneğin İstanbul limanı teslimi için FOB İstanbul Port) açıkça yazılır.

Proforma Faturayı Resmî Faturaya Dönüştürürken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Müşteri teklifi onaylayıp parayı gönderdikten sonra sıra asıl faturayı kesmeye gelir. Burada en sık yapılan hata, proforma üzerindeki döviz kuru ile resmî faturanın kesildiği günkü kur arasındaki farkı atlamaktır.

Dövizli bir proforma hazırladıysanız ve fatura kesim tarihi arasında süre geçtiyse, faturayı kestiğiniz günkü Merkez Bankası döviz alış kurunu kullanmanız gerekir. Proformayı referans alarak resmî faturanızı düzenlerken fatura notu alanına "… tarihli ve … numaralı proforma faturaya istinaden düzenlenmiştir" ibaresini eklemek iki tarafın da mutabakatını kolaylaştırır. Satış kesinleştiğinde faturayı kesip ön muhasebe programı üzerinden cari hesaba işleyin; fatura numarasını da proformanın üzerine not edin.