e-Arşiv Nedir? e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

Reading Time: 2 minutes

Ön muhasebe süreçlerinin internet ortamına taşınması ile e-Arşiv veya e-Arşiv Fatura, adından sürekli söz ettiren bir kavram haline geldi. Geniş bir merak ve sorguya ile e-Arşiv kavramının ne olduğunu ve e arşiv nedir sorusunun yanıtını sizler için derledik. e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki farkı anlattığımız detaylı blog yazımızı da E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar blog yazımızdan öğrenebilirsiniz.

e-Arşiv Nedir?

e-Arşiv Fatura, elektronik ortamda hazırlanmış faturaya denmektedir. Genellikle, e-fatura uygulamasına geçmemiş kişi ve kurumların karşılıklı kestikleri veya son kullanıcıya gönderilen e-fatura türüdür. e-Arşiv uygulamasının kapsamı, Vergi Usul Kanunu 397 sıra numaralı tebliği ile, Gelir İdaresi Başkanlığınca (GİB) belirlenmiştir. Elektronik Arşiv uygulaması, düzenleme zorunluluğu bulunan faturanın, internet ortamında kesilmesi, saklanması ve GİB’e raporlanması sürecinden teşekkül bir uygulamadır.

e-Arşiv Fatura Uygulaması Kullanmanın Avantajları Nedir?

e-Dönüşüm kavramlarından olan e-Arşiv Fatura, e-Fatura, e-Defter gibi uygulamalar, internet olgusu sayesinde hız kazanmış ve devlet düzenlemeleri ile ciro limitleri alt sınırlara çekilerek e-ticaretten, otel işletmelerine kadar birçok işletme için zorunlu kılınmıştır. e-Fatura uygulaması birçok kurum ve işletme için hız sağlamaktadır. Bunların yanısıra;

  • İşletmeler, bütün fatura işlemlerini elektronik ortama taşıyacağı için kağıt fatura saklama, gönderme ve üretme gibi koçan masraflarından tasarruf sağlamaktadırlar.
  • KAğıt tüketini azaltır, dolayısıyla çevre dostudur.
  • Manuel fatura oluşturma işlemlerinden kaynaklanan hatalar en aza indirgenmektedir.
  • İşletmeler, bulut sistemlerinin verdiğ güvenli ağlarda sakladıkları e-arşiv faturalarına diledikleri zaman ulaşabileceklerdir.
  • Faturaların saklanacağı yerden tasarruf sağlamış olursunuz

e-Arşiv Fatura Sistemine Geçiş Zorunlu mu?

e-Arşiv uygulamasına geçiş kuralları Gelir İdaresi Başkanlığının tasarrufundadır. Geçiş süreci ve şartları, işletmenin gelir durumuna, ciro haddine ve türüne göre değişebilmektedir. Ancak isteyen özel ve tüzel kişiler e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına geçebilmektedir. Konu ile ilgili ayrıntılı yazıyı, ilgili değişikliklerin yapıldığı 2022 yılı için E-Fatura Geçiş Zorunluluğu Şartlarında Değişiklikler yazımızda bulabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Kesmek için e-Fatura Mükellefi Olmak Zorunlu mu?

Vergi Usul Kanunu’nun (509 sıra numaralı tebliğinde belirlediği şartlara göre, e-arşiv uygulamasını kullanabilmek için e-fatura mükellefi olmak gerekmekteydi. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığınca alınan kara doğrultusunda, bu zorunluluk kaldırıldı. Bu düzenlemeye göre, GİB ile anlaşmalı özel entegratörler aracılığıyla e-Arşiv Fatura kesilebilmektedir.

e-Arşiv Faturası Kimlere Gönderilir?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’yı doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden kesebileceğiniz gibi, GİB ile anlaşmalı özel entegratörler aracılığıyla da oluşturabilirsiniz. e-Fatura sistemine geçtikten sonra e-Fatura kullancısı olmayan kurum, kişi ve işletmelere e-Arşiv Fatura gönderebilirsiniz.

e-Arşiv | e-Fatura Uygulamasına Başvurusu Nasıl Yapılmaktadır?

e-Fatura uygulamasına geçmek isteyen şahıs şirketleri e-imza yoluyla e-Fatura mükelelfi olabilirken, Tüzel kişiler, e-fatura uygulamasına erişim sağlayabilmek için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden (KAMUSM) mali mühür almalıdırlar.

Mali Mühür ya da e-İmza edinme edinme sürecinin ardından sonra Gelir İaresi Başkanlığı üzerinden başvuru yapabilirler. Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden iki şekilde e-Arşiv uygulamasına başvuru yapılabilir.

1) eArşiv Uygulamasını Bilgi İşlem Sistemini Entegre Ederek Kullanmak Amacıyla Başvuru

e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanmak isteyen mükellefler, “e-Arşiv Başvuru Kılavuzu” nda belirtilen belgeler ile birlikte “Gelir İdaresi Başkanlığı’ na posta yoluyla başvurmaları gerekmektedir2

2) Özel Entegrasyon Yöntemi ile Başvuru

Özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, Başkanlıktan e-Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. e-Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır

e-Fatura ve e-Arşiv başvurusuyla işlemlerini hızlandırmak isteyen her türlü işletme çin KolayBi’ her türlü işletme için diledikleri yerden fatura kesme özgürlüğü sunmaktadır. Ücretsiz e-Fatura e-Arşiv Programı KolayBi’ ile zaman ve mekandan bağımsız şekilde e-Arşiv Faturalarınızı anında müşterilerinize gönderin.

e-Arşiv Fatura Sorgusu Nasıl Yapılır?

Bu tür bir sorgulama işlemi Gelir İdaresi başkanlığı Üzerinden yapılmaktadır. Ancak GİB’in de burada önemle hatırlattığı üzere, bir sorgulama yapmadan önce faturanın e-Arşiv Fatura uygulaması üzeridne düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmak gerekmektedir. Aynı zamanda fatura üzerinde yer alan fatura numrasının doğru bir şekilde girildiğinden emin olunmalıdır. Sorgulama işlemini GİB’in e-Arşiv Fatura Sorgulama adresinden yapabilirsiniz.

Ücretsiz kullanmaya başlayın!

En iyi ön muhasebe programını ilk 14 gün ücretsiz kullanın! Şimdi KolayBi’ yi Kullanmaya Başlayın ve Ücretsiz 1000 veya 3000 e-Fatura Kontörü Fırsatından Yararlanın!