Elektronik ortamda hazırlanan; fatura, arşiv ve çeşitli belgeler yer almaktadır. Bu belgeler belirli kurallar doğrultusunda hazırlanır ve kanun yürürlükleri kapsamında bir zorunluluğa dönüşür. Her firmanın işleyişine bağlı olarak farklı şekillerde işleyen bu süreç firmaların e-fatura kullanımı ile yeni bir boyut kazanmaktadır.
e-Fatura nedir? Ne zaman kesilir?
E-Fatura, elektronik ortam üzerinden düzenlenen ve kesilen bir fatura çeşididir. İnternet ortamında çevrim içi belge olarak düzenlenmesi, gönderilmesi ve incelenmesi mümkündür. Geçerliliği aynı kağıt fatura gibidir ve yasal sorumlulukları bulunmaktadır.
Kağıt fatura yerine e-fatura kullanılması hem çevreye daha az kağıt zararının bulunmasından dolayı avantaj sağlamaktadır hem de iş gücünün düşük olması ve hızlı bir şekilde işleme alınabilmesi için kolaylık sağlar.
Ayrıca, matbaa, kağıt, mürekkep ya da diğer malzeme maliyetlerinin de bulunmaması e-fatura döneminin yaygınlaşmasını sağlamıştır. E-fatura ticaret yapan firmaların kullanması gereken bir belge olduğundan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği gereğince zorunlu hale getirilmiştir.
Bu kanun çerçevesinde e-fatura mükellefi olan kişi veya kişiler arasında her iki tarafın da bu belgeyi düzenlemesi zorunludur. Ancak bu kişi veya kişilerden biri e-fatura mükellefi değil ise e-arşiv belgesi de kesilebilir.
Kısaca ticaret gerçekleşen kişilerin her iki tarafı da e-fatura mükellefi ise e-fatura kesilmesi gerekir. Biri bu mükellefin dışında ise e-arşiv kesilerek işlem yerine getirilebilir.
e-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir?
Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca e-arşiv kesmek için üç farklı yöntem bulunmaktadır. Bu yöntemleri şu şekilde açıklayabiliriz:
- Gelir İdare Başkanlığı (GİB) Portalı
- Entegrasyon
- Özel Entegrasyon
E-Fatura kesmek için kişilerin e-fatura mükellefi olma zorunluluğu bulunmaktadır. Ancak, e-arşiv kesmek için bu zorunluluk bulunmamaktadır. E-arşiv fatura düzenleyebilmek için göndericinin e-fatura mükellefi, alıcının ise kağıt fatura kullanıcısı olması yeterlidir.
Bu durumda e-arşiv düzenlemek için kişinin e-fatura kullanıcısı olmaması gerektiğini söyleyebiliriz. E-arşiv ticaret yapıldıktan 7 gün sonrasına kadar düzenlenebilir. Geçmişe dönük olarak düzenlenen e-arşiv faturalarının 7 gün ile sınırlandırılması mevcuttur. Eğer kullanıcı bu kuralı ihlal ederse usulsüzlük kapsamında belirli cezai işlemlere tabi tutulur.
Vergi Usul Kanunu kapsamında e-arşiv faturalarının da iptal, iade ya da itiraz süreçleri bulunmaktadır. E-arşiv faturası kesilen bir kişi 7 gün süre zarfında bu fatura hakkında bu taleplerde bulunabilir ve iptal işlemlerini aynı süre zarfında gerçekleştirebilir.
Bir mal veya hizmet karşılığında kesilen e-arşiv faturası ile alınan malın iade durumunda çevrim içi gönderilen faturanın kağıt çıktısı alınarak firma sahibine ibraz edilmesi gerekir. İade veya değişim yapılacak ürün içerisinde bu fatura belgesinin gösterilmesi itiraz veya iade işlemlerinin gerçekleşmesi için yasal sorumluluktur.
e-Fatura Mükellefine e-Arşiv Kesilir Mi?
E-Fatura mükellefi olan bir işletme, e-Arşiv belgesi düzenleyebilir. E-Arşiv belgesi düzenlenen kişinin e-Fatura mükellefi olmaması gerekir. Eğer her iki tarafta e-fatura kullanıyorsa, taraflar birbirine e-Fatura düzenlenmek zorundadır.
Bu zorunluluk Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan e-Arşiv uygulama izni başlığında açıklanmaktadır. Bu başlık kapsamında kişi e-Fatura mükellefi değil ise e-Arşiv düzenlenir. Ancak kişi e-Fatura mükellefi olmasına rağmen e-Arşiv düzenlendi ise belgeyi düzenleyen kişi tarafından iptal edilerek yeniden e-Belge düzenlenmesi gerekir.
Yanlış Düzenlenen e-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?
Yanlış düzenlenen ya da e-Fatura mükellefine düzenlenen e-Arşiv belgeleri iptal edilebilir. Bu iptal işlemini e-Arşiv fatura uygulamasından gerçekleştirebilirsiniz.
Eğer e-Arşiv faturası iptal ederseniz fatura iptalinin gerçekleştiği günün ilerleyen saatlerinde Gelir İdare Başkanlığı portalı üzerinden iptal edilen e-Arşiv belgelerinin raporlanması gerekmektedir.
Farklı nedenlerle iptal edilen faturaların bilgileri, iptal gerekçesi bu e-Arşiv iptal raporunda ilgili alanlara yazılarak belirtilmelidir. E-Arşiv faturasının iptal edilirken dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir:
- E-Arşiv fatura düzenlenen kişinin faturanın iptal edileceğine dair bilgilendirilmesi gerekmektedir.
- Hangi amaç ve nedenle bu faturanın iptal edildiği alıcıya bildirilerek, gerekçeler açıklanmalıdır.
- Alıcının bilgisi olmadan iptal edilen e-Arşiv faturalarının tüm yasal zorunlulukları iptal eden firmaya ait olduğundan doğabilecek hukuki sorunlarla mücadele etmesi gerekebilir.
- E-Arşiv faturasını iptal etmek için fatura kesildikten sonra 7 gün içerisinde işleme alınması gerekir. 7 günü aşan faturalarda iptal işlemi yapılmamaktadır.
- E-Arşiv faturasını iptal etmek için gerekli olan süreyi geçirdiğiniz takdirde fatura iptalini gerçekleştirmek için alıcı tarafından iade işlemi yapılmalıdır. Bu durumda e-Arşiv iptali yerine e-Arşiv iade faturası kesilir. Ayrıca iadesi faturası kesilmesi durumunda gider pusulası oluşturulması da gerekmektedir.
e-Fatura iptal portalı kullanımı ile ilgili kaleme aldığımız blog içeriğimizi okuyarak konu hakkında detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.
e-Fatura Mükellefi e-Arşiv Fatura Kesebilir Mi?
E-Fatura mükellefi belge düzenlemesi gerektiğinde karşı taraf e-Fatura mükellefi ise e-fatura belgesi kesmelidir. Ancak alıcı taraf e-Fatura mükellefi değil ise e-Arşiv faturası düzenlemesi gerekir.
Bu durumda e-Fatura mükellefi olan kişi e-Arşiv faturası kesebilir. Kullanıcıların e-Arşiv düzenleyebilmesi için de e-Fatura sistemde dahil olması gerekir. Ancak bu sisteme dahil olunduğunda e-Arşiv faturası kesebilirler.
Özetlemek gerekirse; e-Fatura kullanıcılarına e-Fatura kesilirken e-Fatura kullanıcı olmayan ve son kullanıcı olan kişilere ise e-Arşiv faturası düzenlenmektedir.
E-Arşiv mükellefleri daha geniş bir alanı kapsamaktadır. Mal ve hizmet satan firma ya da kişiler e-Fatura kullanıcısı ise fakat mal ve hizmet alan kişi e-Fatura kullanıcısı değilse kişiye e-Arşiv düzenlenmesi gerekir. Yalnızca her iki tarafında e-Fatura mükellefi olması durumunda e-Fatura düzenlenmesi gerekmektedir.
e-Fatura Mükellefine e-Arşiv Kesmenin Cezası Var Mı?
1 Mart 2022 tarihinden itibaren yürürlüğe giren ve e-Arşiv fatura sistemine dahil olmayan, vergi mükellefi kişi ya da kurumların da satış yapması durumunda yapılan mevcut satışın vergiler dahil toplamının 5.000 TL’nin üzerinde olması durumunda ya da vergi mükellefi olan kişilerin yıl içerisinde 4.400 TL’nin üzerinde bulunan faturalar kapsamında e-Arşiv belgesi düzenlenmesi zorunludur.
Bu durum söz konusu olmasına rağmen e-Arşiv fatura düzenleme cezası olarak her bir kağıt fatura için 2.200 TL özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.
Ayrıca e-Fatura mükellefinin e-Arşiv düzenlemesi sonucunda yine Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca belirli cezai işlemler uygulanması gerekir.
Özellikle geriye dönük kesilen e-Arşiv faturaları için 2023 yılında uygulanan usulsüzlük cezası 2.200 TL olarak belirlenmiştir. Bu ceza, hiç e-Arşiv faturası düzenlenmemiş satışlar ya da geriye dönük 7 günden uzun süreye sahip olan faturalandırmalar için geçerlidir.
Konuyla benzer içerik olan, fatura kesmeden satış yapmanın cezası ile ilgili ayrıntılı bilgiye, Faturasız ürün satmanın cezası nedir? blog içeriğimizden ulaşabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Nereden Kesilir?
E-Arşiv fatura kesmek için Gelir İdare Başkanlığı portalı, entegrasyon ve özel entegrasyon yöntemlerinden birini kullanmanız yeterlidir. GİB portalına giriş yaparak e-Arşiv faturaları hızlı ve kolay bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
İşletmelerden bazıları entegrasyon bazıları ise özel entegrasyon yöntemleri kullanarak e-Arşiv fatura kesmektedirler. Bu yöntemlerle e-Arşiv işlemlerini kendileri yürütebilir, şirket adına özel uygulama geliştirilerek GİB portalı ile entegre şeklinde işlemlerini yürütebilirler.
E-Arşiv portalı kullanarak mali mühür almadan tamamen ücretsiz bir şekilde faturalarınızı düzenleyebilirsiniz. Ayrıca bunun için elektronik fatura sistemine geçme zorunluluğu da bulunmamaktadır.
Oluşturduğunuz faturaların 6 ay süresince arşivde bekletilmesi ve saklanması oluşabilecek hukuki işlemler ve çeşitli problemleri önüne geçilmesi için önemli bir avantajdır.
e-Fatura mükellefi olmak istiyorsanız doğru adrestesiniz. İşletmenizi dijitalleştirirken KolayBi' Ön Muhasebe Programı yanınızda. Şimdi 14 Gün Ücretsiz Deneyin, beğenirseniz abone olun!
