Stok Yönetimi Nedir? Stok Çeşitleri Nelerdir?

Stok yönetimi; deponuzdaki ham madde, yarı mamul veya ticari malların miktarını, maliyetini ve hareketlerini takip ederek siparişleri tam zamanında karşılama sürecidir. Rafınızda ne kadar mal olduğunu bilmediğinizde ya müşteriye "ürün bitti" demek zorunda kalırsınız ya da satılmayan mallara nakit bağlayıp deponuzu kilitlersiniz. Dengeyi kurduğunuzda ise sermayeniz raflarda erimez, siparişler gecikmeden sevk edilir.

Stok yönetimi, satış hedefleriyle tedarik sürelerini aynı çizgide buluşturur. Hangi rafta hangi ürünün durduğunu ve bir siparişin ne kadar sürede hazırlandığını takip etmek için Depo Takip Programı Nedir? Avantajları Nelerdir? başlıklı yazıda anlattığımız depo kontrol adımlarını kurmak gerekir.

Stok Çeşitleri Nelerdir?

Her işletmenin stok yapısı aynı değildir. Bir mobilya üreticisi için kereste temel malzeme iken, beyaz eşya bayisi için paketli buzdolabı satılmaya hazır üründür. Ticari hayatta stoklar işlenme durumuna ve tutulma amacına göre ayrılır:

1. Ham Madde Stokları

Üretim yapan işletmelerin mamul üretmek amacıyla satın aldığı, henüz üzerinde işlem yapılmamış malzemelerdir. Örneğin bir konfeksiyon atölyesi için kumaş ve iplik ham maddedir. Ham madde tutarken sipariş teslim süresi, mevsimsel fiyat dalgalanmaları ve toptan alım indirimleri göz önünde bulundurulur.

2. Yarı Mamul Stokları

İşleme alınmış ancak henüz nihai ürün hâline gelmemiş malzemeleri kapsar. Çok adımlı üretim hatlarında bir sonraki tezgâha geçmeyi bekleyen parçalar bu gruptadır. Örneğin montajı bekleyen araba kaportası veya boyası yeni atılmış sandalye iskeleti yarı mamuldür. Yarı mamul stoku, üretim hattındaki bir aksaklık durumunda sonraki istasyonların durmasını engeller.

3. Mamul Stokları

Üretim aşamaları tamamlanmış, kalite kontrolü yapılmış ve müşteriye teslime hazır hâle getirilmiş ürünlerdir. Beyaz eşya, ambalajlı gıda ya da ayakkabı gibi doğrudan satışa sunulan her ürün mamul stoku sayılır. Satış hacminiz ve teslimat taahhütleriniz bu stok seviyesini belirler.

4. Ticari Mallar ve Sarf Malzemeleri

Üretim yapmadan al-sat yapan toptan ve perakende firmaların elindeki tüm ürünler ticari maldır. Bununla birlikte üretim makinelerinin bakımında kullanılan yedek parçalar, koli bantları ve sevkiyat paletleri gibi yardımcı sarf malzemeleri de operasyonun kesintiye uğramaması için stok kalemleri arasında izlenir.

5. Sezonluk ve Emniyet Stokları

Yılın belirli aylarında talebi sıçrayan kırtasiye, mayo ya da kış lastiği gibi ürünler sezonluk stok olarak yönetilir. Emniyet stoku ise tedarikçinin gecikmesi ya da ani sipariş artışı durumunda işletmeyi siparişsiz bırakmayan güvence payıdır.

Stok Yönetimi Nasıl Yapılır?

Stok kontrolü rastgele sipariş vererek yürümez. Adım adım bir plan kurarak deponuzdaki giriş ve çıkışları kontrol altına alabilirsiniz:

1. Fiziksel sayımla fiili envanteri çıkarın: Depodaki her kalemi sayıp barkodlayın veya benzersiz bir stok kodu atayın.
2. ABC analiziyle ürünleri sınıflandırın: Yıllık cironuzun yüzde 70-80'ini getiren yüksek değerli A grubu kalemleri sık aralıklarla, düşük değerli C grubu sarf malzemelerini ise daha geniş periyotlarla kontrol edin.
3. Minimum ve maksimum stok sınırlarını tanımlayın: Bir ürün için rafta durması gereken en az miktarı (yeniden sipariş noktası) ve depo kapasitesini zorlamayacak tavan adedi sisteme girin.
4. Tedarik teslim sürelerini (lead time) hesaplayın: Sipariş verdiğiniz an ile malın depoya girdiği an arasındaki gün farkını bilin. Tedarikçiniz 10 günde teslimat yapıyorsa, 10 günlük ihtiyacınızın altına indiğiniz gün sipariş butonuna basmanız gerekir.
5. Kayıtları anlık güncelleyin: İrsaliye veya faturası kesilen her satışı ve depoya inen her alımı eş zamanlı işleyin.

İşletmeler Neden Stok Tutar?

Depoda mal bekletmek belirli masraflar getirse de işletmeler bazı ticari zorunluluklar yüzünden stok tutar.

Gelen müşteri talebini anında karşılamak bunların başında gelir. Sipariş verdiğinde "stokta yok, 15 gün sonra gelir" cevabını alan alıcı çoğu zaman rakip firmaya yönelir. Hazır stok bulundurmak satış kaybını önler.

Tedarik zincirindeki beklenmedik gecikmeler de stok tutmayı gerektirir. Fabrikanın hammadde göndermemesi, gümrükte uzayan işlemler ya da kargo aksaklıkları sırasında eldeki emniyet stoku üretimi sürdürmenizi sağlar.

Enflasyonist dönemlerde fiyat artışlarından korunmak veya toptan alımlardaki iskonto baremlerinden faydalanmak için de işletmeler belirli dönemlerde malzeme bağlamayı tercih eder.

Stok Tutmanın Maliyeti Nedir?

Stok yalnızca satın alma faturasındaki tutardan ibaret değildir. Malı depoda tuttuğunuz her gün işletmenizin kasasından şu maliyetler çıkar:

• Elde tutma ve depo maliyeti: Depo kirası, elektrik, forklift masrafları, yangın ve hırsızlık sigortası bu kaleme girer. Ayrıca stoklanan mala bağlanan nakit para, vadeli hesapta veya başka bir karlı yatırımda değerlendirilemediği için sermaye fırsat maliyeti yaratır.
• Sipariş ve sevkiyat maliyeti: Satın alma tekliflerinin toplanması, sipariş formlarının hazırlanması, nakliye ve depoya indirme işçilikleri her siparişte tekrar eden masraflardır.
• Kayıp ve yıpranma maliyeti: Süresi geçen gıda ürünleri, modası geçen giysiler ya da rafta beklerken ezilen ambalajlar doğrudan zarar yazar. Elektronik sektöründe 6 ay depoda bekleyen bir ürünün piyasa değeri hızla düşebilir.
• Stoksuzluk maliyeti: Müşteri sipariş verdiğinde rafta ürün bulamamanın getirdiği kâr kaybı ve müşteri güveninin zedelenmesidir.

Stok Takibinde Muhasebecilerin En Sık Gördüğü Hatalar

Destek ekiplerimize ve mali müşavirlere en çok gelen şikayetlerin başında fiili stok ile resmi defter stokunun birbirini tutmaması gelir.

İşletmeler faturasız ürün girişi yaptığında veya gelen irsaliyeyi sisteme geç kaydettiğinde, rafta olan mal kayıtlarda görünmez. Benzer şekilde kırılan, bozulan ya da numune olarak verilen mallar zayi formu düzenlenmeden depodan çıkarıldığında yıl sonu sayımında açık çıkar. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu uyarınca dönem sonu envanter çıkarmak yasal bir zorunluluktur; fiili sayımla kaydi envanter arasındaki açıklanamayan farklar vergi incelemelerinde matrah farkı olarak karşınıza çıkabilir.

Bir diğer hata, personelin ürün kodlarını karıştırarak yanlış barkodla çıkış yapmasıdır. İki tıkla faturaya yanlış ürün seçildiğinde bir kalemde fiktif fazlalık oluşurken diğerinde stok eksiye düşer.

Stok Takibini Ön Muhasebe ile Birleştirin

Depo hareketlerini defterde veya karmaşık Excel tablolarında tutmaya çalışmak zaman kaybına ve kayıt hatalarına yol açar. KolayBi kolay ön muhasebe programı kullandığınızda kestiğiniz her satış faturası stok bakiyenizden otomatik düşer, alış faturası işlendiğinde ise miktar anında artar.

Ürünlerinize barkod ve kritik stok seviyesi tanımlayabilirsiniz. Depodaki miktar belirlediğiniz kritik seviyenin altına indiğinde sistem uyarı vererek sizi zamanında uyarır. Böylece müşterinize yok satmaz, satılmayan malları da gereksiz yere depolamazsınız. Stok yönetimini cari hesaplarınız ve faturalama süreçlerinizle birlikte yürütmek için KolayBi Ön Muhasebe Uygulamasını 14 Gün Ücretsiz Deneyin! ve ilk adımı hemen atın.