Günümüzde pek çok resmî işlemlerin dijitalleşmesiyle firma kaşelerinin de elektronik ortama dönüştürülmesine ihtiyaç duyuldu. Böylece mali mühür, bu dijitalleşme içerisinde yerini aldı. Mali mühür, bir firma kaşesinin elektronik hâlidir. Elektronik platformda ilgili kişilere iletilen mali mühür, güvenlik ve gizliliği sağlar. Mali mühür, e-Fatura ve diğer yasal belgelerin bütünlüğü ile içeriğini garanti altına almaktadır. Mali mühür, TUBİTAK tarafından ilgili firmaya iletilir ve USB cihazı görünümündedir. Diğer bir deyişle mali mühür, elektronik kaşe yerine geçer. Bu anlamda kurumsal bir e-imza çeşididir de denebilir.
Mali mühür hakkında bilmeniz gereken bazı bilgiler şunlardır:
Mali mührün kullanım amacı; dijital ortamda alışverişi yapılan belgelerin ilgili yere iletilmesinde, alınması ve muhafaza edilmesinde güvenliğin ve gizliliğin sağlanmasıdır. Öte yandan mali mühür, tüzel kişiler ile kurum, kuruluş ve firmalar tarafından e-Belge şeklinde düzenlenecek fatura ve diğer resmî evrakların kaynağının ve muhteviyatının korunması amacıyla kullanılır. Bunun dışında dijital ortamda ilgili muhataplara gönderilmesi ve elektronik ortamda muhafazası sırasında güvenlik ve gizliliğin sağlanması için kullanılır.
Diğer yandan mali mühür, e-Fatura başvurusunda firmayı sisteme tanımlamak amacıyla kullanılır. e-Fatura ve diğer belgelerin kaynağını, bütünlüğünü ve içeriğini garanti altına alır. Söz konusu belgelerin, gönderilmesi, saklanması esnasında güvenlik ve gizlilik sağlar.
Fakat firma unvanının değişmesi halinde, mali mühür geçerliliğini yitirmiş olur. Yeni unvanla birlikte yeniden mali mühür başvurusu yapılması gerekir. Ayrıca Mali Mührün, 3 yılda bir yenilenmesi gerekmektedir.
Mali mühür başvurusu yapmak için:
e-Fatura veya e-Defter kullanmak isteyen firmalar, öncelikle Gelir İadesi Başkanlığı’na başvuruda bulunmalıdır. Başvurusu olumlu sonuçlananların TUBİTAK bünyesinde Kamu Sertifika merkezine mali mühür için başvurması mümkündür. Mali mühür; Tübitak bünyesinde bulunan, Kamu SM yani Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından verilmektedir. Gerekli başvurular yapılır, formdaki bilgilerin doğruluğunun teyit edilmesi ardından, uygun görülen firmalara mali mühür verilmektedir. Bununla beraber beş yıl geçerliliği söz konusu olan belgeler bir adet akıllı kart içinde bulunmaktadır. Bu kartlar, USB kart okuyucu ile beraber yetkili kişiye teslim edilir.
Mali mühür yenileme süreci, sertifika süre bitimine 3 ay kala başlar. Kamu SM, sistemde kayıtlı e-posta adresi üzerinden bildirim yapar. Süre bitimi uyarı e-postası alan yetkililer, yenileme başvurusu talebi için başvuru süreci maddeleri ile aynı adımı uygulayacaktır.
Mali mühür yenileme süreci, sertifika süre bitimine 3 ay kala başlar. Kamu SM, sistemde kayıtlı e-posta adresi üzerinden bildirim yapar. Süre bitimi uyarı e-postası alan yetkililer, yenileme başvurusu talebi için başvuru süreci maddeleri ile aynı adımı uygulayacaktır.
Mali Mührün süresinin dolması sebebiyle e-Defter beratlarının yasal süresinde yüklenememesi; mücbir sebep hali olarak değerlendirilmemektedir ve defter beratlarının yüklenmesi için ek süre verilmemektedir. Bu nedenle, Mali Mührün geçerlilik süresinin dolmasıyla ilgili e-Posta alan mükellefler, sürenin dolmasını beklemeden yeni Mali Mühür başvurusunda bulunmaları gerekmektedir.
Mali Mühür Sertifikası(MÜS) kurulumu 3 yıllık olarak alınabilir. 1 Ocak 2021 itibariyle Mali mühür sertifika fiyatları gerçek ve tüzel kişi için şu şekildedir:
En iyi ön muhasebe programını ilk 14 gün ücretsiz kullanın! Şimdi KolayBi’ yi Kullanmaya Başlayın ve Ücretsiz 1000 veya 3000 e-Fatura Kontörü Fırsatından Yararlanın!
