Özlük Dosyası Nedir? Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Sultan Erat

İnsan Kaynakları Yöneticisi

İnsan Kaynakları
18.12.2022
0 dk okunma süresi

İnsan kaynakları departmanları, personelleri en iyi tanıyan departmanların başında yer almaktadır. Bir şirket içerisinde çalışan personeller hakkındaki her bir bilgi, bu departmanda toplanan bir veri alanında saklanır. Bu veriler sayesinde şirketler personelleri hakkında detaylı bilgileri edinebilir ve ihtiyaç duyduğu anlarda kolayca ulaşımını sağlayabilir. Personeller ve departmanlar arasındaki denge, insan kaynakları sayesinde sorunsuz bir şekilde sağlanabilir. Bu belgeler sayesinde şirketler çalışanlarını en iyi şekilde tanıyabilir ve uygun iş akışının sağlanmasına imkan tanıyabilir.

Çalışanını tanımayan bir şirket; çalışma ortamında düzeni sağlayamaz. Personellerine gerekli olan ilgiyi gösteremez ve iş akışının bozulmasına neden olabilir. Bu sebeple işe girişlerde her bir belge eksiksiz bir şekilde tamamlanmalıdır. Eğer en başta tamamlanamaz ise çok fazla süre geçmeden çalışma esnasında da toparlanması sağlanabilir.

Özlük Dosyası Nedir? Ne İşe Yarar?

Özlük dosyası, bir şirket içerisinde çalışan personellerin detaylı olarak bilgilerini içeren belgeler denilmektedir. Özlük dosyasının ne olduğu sorulduğunda ise akıllara tek bir belge mi sorusu gelebilir. Fakat özlük dosyası, birden fazla belgeyi içinde barındırır ve her personel için ayrı bir şekilde oluşturulmaktadır. Şirketler bu belgeleri bir istek doğrultusunda değil, yasal bir zorunluluk olarak saklamaktadır. Yasal bir zorunluluk olan bu belgelerin zamanında toplanmaması, işverenin ceza almasına neden olmaktadır. Bu sebeple belgeler bir istek doğrultusunda değil, zorunluluk olarak personellerden alınmaktadır. Eğer personel, bu belgeleri vermek konusunda isteksiz bir tavır sergilerse; işveren tarafından iş sonlandırması gerçekleşebilir. Bir çalışan, şirket içerisinde çalışmak istiyorsa kişisel bilgileri, adresi veya eğitim durumu gibi bilgileri içeren verileri işverenine teslim etmelidir. Hem çalışan hem de işveren için güvenli bir çalışma ortamı sağlanması için bu belgeler oldukça gereklidir.

Bu dosyalar genellikle departmanlara göre ayrılır. Her departmanda çalışan personel için ayrı bir dosya içeriği oluşturulur. Yasal olarak istenilen belgeler personelden temin edildikten sonra özenli ve kaybolmayacak şekilde arşivde saklanır. Özlük dosyası neden gerekli diye sorulduğunda ise şirketlerin, bu dosyalar sayesinde çalışanlarına kolayca ulaşabilmesi ve oluşabilecek olan acil durumlarda da önlemini alabilmesini oluşturuldukları söylenebilir.

 beyaz renkli metal kulplu çekmece içerisinde dosyalar
Ofis işlerinizi KolayBi' Ön Muhasebe ile Optimize Edin!

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Personel özlük dosyası, işe alım sürecinin başlamasıyla birlikte yavaş yavaş hazırlanması da başlayabilir. İşe alım sürecinde personel adayı, kişisel bilgiler ve eğitim durumu gibi birçok detayı paylaştığı özgeçmişini şirkete teslim etmektedir. Bu ilk teslim edilen belge bile özlük dosyasının bir parçası olarak sayılmaktadır. Daha sonrasında olumlu olarak geri dönüş yapılan adaydan bazı belgelerin tamamlanması istenir.

Personellerden alınacak olan belgelerin eksiksiz bir şekilde temin edilmesi için kapsamlı olarak sınıflandırılması yapılmalıdır. İnsan kaynakları departmanı, şirkete giriş yapacak olan personellerden belirli belgeleri almalıdır. Her bir personelden farklı belgeler istenirse özlük dosyalarında eksiklik oluşma ihtimali oldukça yüksektir. Bu sebeple belgeler, belirli listelerde hazırlanmalıdır. Örneğin şirkete giriş yapacak her personelden eksiksiz olarak alınacak ana belgeler şeklinde bir sıralama yapılabilir. Sonrasında ise bazı departmanlar için özel olarak istenecek olan belgelerin de bir sıralaması yapılabilir. Bunun sonucunda ise ortaya çıkacak olan karışıklıkların da önüne geçilebilir.

Personel Özlük Dosyasında Neler Bulunur?

Genel olarak bakıldığında, personel özlük dosyaları aynı çeşit belgeleri içerir. Her pozisyon ve departman için farklı belgeler de istenebilir fakat yasal zorunluluk olarak şirketlerin personellerden temin etmesi gereken başlıca belgeler bulunmaktadır;

● SGK işe giriş belgesi,

● Kimlik kartı veya nüfus cüzdanı fotokopisi,

● Şirket tarafından hazırlanan iş sözleşmesi,

● İş başvurusunu belirten belge,

● Çalışanın güncel olan 2 adet vesikalık fotoğrafı,

● Erkek çalışanlar için askeri durumunu bildiren belge,

● Adli sicil kaydı,

● Çalışanın güncel ikametgahı,

● Hastaneden alınan sağlık raporu,

● Eğer lisans mezunuysa diploması veya fotokopisi,

● Medeni durumu evli olan personeller için evlilik cüzdanı fotokopisi,

● Eğer çocukları var ise çocukların ikametgah belgeleri de özlük dosyasına eklenen belgeler arasında yerini almaktadır.

Bu belgelerin dışında ise özlük dosyasına farklı belge girişleri de yapılabilir. Personellerden, çalıştıkları departman ve pozisyonlara özel belgeler de istenebilir. Bu belgeler eğitim durumunu yansıtan belgeler de olabilir. Örneğin, eğer bir personel yüksek lisans ve doktora gibi belirli eğitim aşamalarından geçtiyse; bu eğitimlerini belgeleyen diploma veya tezlerinin yayınlandığını belirten bazı belgeler de özlük dosyasına eklenebilir. Bunun yanı sıra sertifika gibi pozisyon yeterliliği için ihtiyaç duyulan birçok belge de dosyanın içeriğine eklenebilir.

Çalışan personellerin özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler nelerdir?

İşe giriş sırasında eksik olarak alınan belgeler sonrasında tamamlanabilir. Fakat çok fazla süre aşmadan, personelden detaylı olarak belgelerin temin edilmesi gerekmektedir. Öncelikli olarak şirket içerisinde çalışan personelin kimlik bilgileri, adres verileri ve sağlık raporları gibi çalışmasına engel olmayacak her bir detay özlük dosyası içerisine eklenmelidir. Çünkü bu bilgiler içerisinde yer alan eksiklikler, personelin çalışmasına engel olabilmektedir. Aynı zamanda şirketi de zor bir duruma sürükleyebilir.

Örneğin sağlık raporu almayan bir personelin, çalışma esnasında ortaya çıkan bir sağlık problemi, şirketin sorumluluğunda gerçekleşir. İşe alımdan önce personelin, ilgili pozisyona hem fiziksel hem de psikolojik sağlık açısında uyumlu ve yeterli olması gerekmektedir. Tüm bunların yanı sıra çalışanların adli sicil kayıtları gibi önemli belgeler de, iş yerinde güvenliğin sağlanması için oldukça önemlidir. Bir işveren çalışanını en iyi şekilde tanımalı ve diğer personelleriyle birlikte huzurlu şekilde çalışması için gerekli ortamı oluşturmalıdır.,

Personel Özlük Dosyası İşletmeler için Gerekli mi?

Personel özlük dosyası, içerisinde bir ve birden fazla çalışan bulunduran her bir işletme için geçerli olmaktadır. Bu belgeler için illa ki kurumsal bir şirket olma zorunluluğu bulunmamaktadır. Küçük bir işletme, içerisinde çalışan bulunduruyorsa; tüm bu belgeleri almalı ve arşivinde saklamalıdır. Alınmayan belgeler, yasal zorunluluk çerçevesinde belirli cezaların alınmasına neden olabilir. Bu durum ise işletmenin geleceğini olumsuz yönde etkileyen bir durum oluşmasına da zemin oluşturabilir.

Özlük Dosyası Bulundurmama Cezası Nedir?

Özlük dosyası bulundurmamak, kanunlar tarafından belirli cezalara tabi olmaktadır. Her işveren, çalışan veya çalışanlarının özlük dosyasını bulundurmalıdır. Çalışanlarından gerekli olan belgeleri istemeli ve bu belgeleri iş uygunluğu doğrultusunda denetlemelidir. Eğer denetleme yapılmaz ve belgelerin doğruluğu saptanmaz ise farklı cezalar da uygulanabilir. İşletme içerisinde özlük dosyası bulunmamasının cezası, para cezası üzerinden hesaplanır. 2022 yılı için ceza miktarı 4.173,00 TL olarak belirlenmiştir. Bu miktar, çalışanlarının özlük dosyasını belgelendirmeyen işverenlere uygulanmaktadır.

Günlük iş akışınızı yönetmenin KolayBi' Yolu Var!


KolayBi' Ön Muhasebe ile cari bilgilerinizi, stok durumuzu ve tüm finansal verilerinizi optimize ederken, işletmenize ait bütün verileri tek ekrandan yöneterek iş verimliliğinizi artırın. Siz de KolayBi'li olun, ofis işlerinizi anbean kontrol altında tutarak hızınızı artırın. KolayBi' Ön Muhasebe Uygulamasını Şimdi 14 Gün Boyunca Ücretsiz deneyin.

Bu içeriklerimiz de ilginizi çekebilir: 

Puantaj Nedir? Puantaj Cetveli Nasıl Doldurulur?

Bir Personelin İşletmeye Maliyeti Nasıl Hesaplanır?

Özlük Dosyası Nedir? Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Sultan Erat

İnsan Kaynakları Yöneticisi