Çeşitli kurumlarda bordro uzmanlığı yapan kişilere sıklıkla sorulan puantaj nedir sorusunun cevabını KolayBi' Blog okuyucuları için derledik.
Puantaj Ne Demek?
Puantaj en genel tanımı ile, belirli bir kurumda çalışan personellerin çalıştığı sürelerin kayıt altında alınması işlemidir. Puantaj kayıtları genelde günlük olarak tutulurken, ay sonunda personel maaşının doğru bir şekilde hesaplanmasında ve bordro işlemlerinin yapılmasında katkısı büyüktür. Bu sebeple, oluşturulacak puantaj takibinin ve puantaj cetvelinin iyi bir şekilde hazırlanması gerekmektedir.
Puantaj Cetveli Nedir?
Puantaj cetveli, personelin kurumda çalıştığı sürenin kayıt altına alındığı tablo veya çizelgedir. Puantaj çizelgesi aracılığıyla personelin; devamsızlık günleri, raporlu olduğu günler, işe giriş-çıkış zaman dilimlleri, mesai süreleri gibi önemli bilgiler takip edilebilmektedir. Puantaj tablosu, excel dosyası olarak oluşturabileceği gibi el ile kağıt kalem ve cetvel yardımıyla oluşturabilmektedir. Bu yöntemler, personel sayısının az olduğu işletmelerde küçük işletmeler için kullanışlı yöntemlerdir. Orta ölçekli bir işletmeniz varsa, puantaj cetveli excel dosyası ile dijital ortamda oluşturulabilir.
Bu sayede ortaya çıkabilecek yazım yanlışları, otomatik doldurma yöntemleri ile giderilmiş olur. Personel devamsızlığı, iş ve personel takibi, bordrdo süreci, maaş hesaplaması gibi işletmeler için çok önemli olan kalemlerin doğru bir şekilde yürütülmesi için puantaj takibi önemli bir mesele olarak görülmektedir.
Büyük işletmeler, bünyelerinde puantaj şeflikleri oluşturarak, puantaj takibine önemle eğilmektedirler. Küçük ve orta ölçekteki şirketler için excel tablosu veya el ile hazırlanan puantaj çizelgeleri tercih edilmektedir. Ancak binlerce çalışandan oluşan büyük işletmeler ve özellikle vardiya sisteminde çalışan büyük şirketler için personel takibini yapmak çok karmaşık bir hal alabilmektedir. Bu tür şirketler, puantaj takibini tamamen dijital süreçlere entegre etmiştirler. Bu süreçlere Personel Devam Kontrol Sistemleri olarak denilmektedir. Personel kontrolü ve devamlılığını sağayan bir takım biyometrik cihazlardan yararlanılmaktadır;
Parmak İzi Okuyucu Cihazları: Bu cihazlar, personellerin işe giriş çıkışlarında saniyelik işlemlerle daha önceden tanımlanmış parmak izlerinin okuyucu cihaza tanıtılmasıyla gerçekleşmektedir. Pandemi sürecinde, birçok büyük işletme, parmak izi okuyucularını kart okuyuculara çevirerek bulaş riskini azaltmayı hedeflemiştir.
Elektronik Kart Okutma: Bir önceki maddede değindiğimiz pandemi şartları neticesinde, parmak izi okuyucuların yerini alan elektronik kart okuma cihazları, parmak izi okuyucu cihazlar gibi hızlı çalışan cihazlar, özellikle vardiyalı sistemlerde çalışan büyük işletmelerin tercih ettiği bir yöntemdir.
Yüz Tanıma Cihazları: Bir başka personel kontrol sistemi olan yüz tanıma, daha önceden taranarak sisteme kaydedilen çalışan yüzlerinin saniyeler içinde taranması ve sisteme kaydedilmesiyle hızlı bir personel ve puantaj takibi sağlanır.
7 Gün Ücretsiz Deneyin!
Puantaj Defteri Nedir?
Puantaj defter., bir işletmede çalışan kişilerin çalışma saatlerini kayıt altına alan deftere denmektedir. Çalışanların günlük mesailerinin kayıt altına alınmasını sağlayan bu defter ile işçilerin çalışma saatlerinin doğru şekilde tespit edilerek bordrolanmasında kritik öneme sahiptir.
Puantaj defteriyle çalışanların sadece mesai saatleri kayıt alına alınmaz. Ayrıca bu deftere; mola saatleri, özel izinler, mazeret durumları mola ve fazla mesai süreleri de eklenmektedir. Puantaj defteri, işletmedeki puantaj ofisindeki çalışanlar veya puantörler tarafından doldurulmaktadr. Bu veriler sayesinde maaş bordroları daha eksiksiz şekilde doldurulmaktadır.
Puantaj Takibi Ne İşe Yarar?
Puantaj cetveli ve defteri ile hem personel, hem de işveren arasında çalışma saatlerinin doğru şekilde kayıt altına alınması ve mesai sürelerinin eksiksiz olarak hazırlanması bakımından oldukça önemlidir.
Bordro hazırlarken önemli bir kaynak olan puantaj takibi, bir işletmede çalışan personelin mesai takibi, izin ve özel durumlarını kayıt altına almak için önemli bir metoddur. Bu sayee personelin iş yerindeki devamlılığı ve performansı da ölöümlenebilmektedir.
Puantaj cetveli ve puantaj defterinin hem işveren hem de çalışan tarafından eksiksiz şekilde tutulması, mesai süresinde oluşabilecek hataların önüne geçerek bir karşılaştırma sunmaktadır. Çalışanların hakkının korunmasını sağlayan puantaj takip sistemi ile çalışma süresinde doğru ve eksiksiz bir bordrolama sürecinin temeli hazırlanmaktadır. Böylece işveren de çalışanına sağlayacağı ücret ve izin haklarını doğru bir biçimde kayıt altına almış olur.
Puantaj Tablosu Neleri İçerir? Nasıl Hazırlanmalıdır?
Eksiksiz bir puantaj cetveli hazırlamak için, gerekli bütün bilgilere tablo içerisinde yer verilmelidir. Bu sayede eksiksiz bir puantaj ve personel takibi yapabiliriz. Puantaj çizelgesindeki temel amaç, personelin bir aylık süre içerisindeki çalışma sürecinin eksiksiz bir şekilde tamamlanarak alacağı ücreti belirlemektir.
Sektörel farklılıklar içerse de puantaj cetveli hazırlarken, şu bilgilere yer verilmeye dikkat edilmelidir;
- Personel Adı ve Soyadı
- Kimlik numarası
- Silil Numarası (genelde büyük işletmeler)
- Çalıştığı birime ait bilgiler
- Personelin çalıştığı gün sayısı
- Fazla mesai süresi
- İstirahat edilen gün sayısı
- Fazla mesai durumu
- Rapor-hastalık durumu
Bu içeriklerimiz de ilginizi çekebilir:
• İnsan Kaynakları Nedir? IK Görev ve Tanımı Nedir?
• Özlük Dosyası Nedir? Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
.jpeg)
