İşletmelerin dijitalleşmesiyle birlikte sıklıkla duyduğumuz bir kavram olan e-fatura, çeşitli düzenlemelerle birçok sektör ve iş koluna zorunlu tutulurken, işletme sahiplerinin de bilmesi gereken bir kavram haline gelmiştir.

Kâğıt faturalarla aynı geçerliliğe sahip olan ve elektronik ortamda kesilen fatura türü olarak tanımladığımız e-fatura, içerisinde birçok ayrıntıyı barındırmaktadır. Blog içeriğimiz ile; e-Fatura nedir? Nasıl kesilir? e-Faturaya nasıl başvuru yapılır gibi onlarca soruyu okuyucularımız için cevaplandıracağız.

‍e-Fatura Nedir?

e-Fatura, dijital ortamda kesilen faturalara denmektedir. Kağıt fatura ile aynı niteliklere sahip olan ve elektronik ortamda hazırlanıp ilgili kişilere gönderilen e-Fatura, satılan malın miktarının, türünün, fiyatının ve toplam maliyetinin satıcı tarafından düzenlenip, alıcıya dijital ortamda sunulmasıdır.

2010 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınladığı 397. sıra numaralı Veri Usul Kanunu ile beraber uygulamaya konulan e-fatura satıcı ile alıcı arasındaki iletişimin merkezi bir platform üzerinden gerçekleştirilmesine olanak sağlayan elektronik bir belgedir.

2023 yılında e-fatura kullanım zorunluluğu ile ilgili ayrıntıları ilgili blog içeriğimizden okuyabilirsiniz.

e-Fatura'nın Avantajları Nelerdir?

Teknolojinin gelişmesi ve pek çok finansal işlemin dijitalleşmesiyle birlikte hem daha pratik hem de çevre dostu bir çözüm olan e-Fatura kullanımının birçok avantajı bulunmaktadır.

e-Fatura; hazırlanma, paketlenme, kargo işlemleri ve saklama gibi zorlu süreçlerden geçmeden gerekli bütün işlemlerin kısa sürede gerçekleşmesini sağlayarak üstün avantaj sağlar. E-Fatura kullanımı ile kâğıt faturanın hazırlanma sürecindeki; kağıt, mürekkep ve basım gibi maliyetler de ortadan kalkmaktadır.

Bütün bunların yanında e-faturanın işletmenize sağlayacağı faydalar şu şekilde başlıklandırılabilir;

e-Fatura Tahsilat süreçlerini hızlandırır

e-Fatura programı geleneksel fatura yöntemlerine son vererek fatura işlemlerinin, çok daha pratik ve kolay bir şekilde gerçekleşmesini sağlar. E-Fatura ile işletmeler hız kazanacağı için ticari süreçlerin faturalarındırması da hızlı bir şekilde gerçekleşmektedir.

Satıcı ve alıcı arasında gerçekleşen hızlı faturalama süreci, tahsilat süreçlerinin hızlanmasında da önemli bir etmendir. Kargo takip süreçlerini ortadan kaldıran e-Fatura ile tahsilat ve ödeme süreçleri kısaldığı gibi nakit işlemleri de oldukça hızlanmaktadır.

e-Fatura ile Hatalar Ortadan Kalkmaktadır

Şüphesiz e-fatura geleneksel fatualama süreçlerinden kaynaklanacak olan hataları en aza indirmiş, manuel işlemlerin getirdiği hata payı, e-fatura uygulaması ile birlikte ortadan kalkmıştır. Hazırlanması ve iletilmesi elektronik ortamda gerçekleştiğinden, hata payı kağıt faturaya göre çok daha azdır.

e-Fatura Kullanımı Kağıt Tüketimini Azaltmaktadır

e-Fatura kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Ancak e-Fatura ile kağıt tüketimin azaltıldığı görüldüğünde e-Fatura tercihi daha çevreci bir seçenek olarak değerlendirilmektedir. e-Fatura aynı zamanda iş ve elektrik gücü tasarrufunu da beraberinde getirmektedir. Fatura basımında kullanılan makinelerin tükettiği elektrikten de tasarruf sağlanır.

Kolay Arşivlenir ve Kaybolmaz!

e-Fatura sayesinde faturaların kaybolması, fiziksel zarar görmesi gibi sorunlar ortadan kalkmaktadır. e-Fatura ile faturaların oluşturulması, gönderilmesi ve gerekli yerlere ulaştırılmasındaki süre minimum seviyeye düşürüldüğü için iş verimi de otomatik olarak artmaktadır.

E-Faturanın kazandırdığı zaman tasarrufu günümüzün hızlı dünyası düşünüldüğünde oldukça önemlidir. Üstelik kestiğiniz e-faturalar, güvenli ağlarda 10 yıl süre ile dilediğiniz zaman ulaşabileceğiniz şekilde korunmaktadır.

‍e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır ?

Yaygınlaşan dijital dönüşüm süreçleriyle birlikte e-Fatura kullanımı Gelir İdaresi Başkanlığınca her geçen gün daha fazla teşvik edilmektedir. E-Faturaya geçiş kapsamında yıllık ciro limitleri her yıl daha da alt sınırlara çekilmekte ve e-fatura kullanımının zorunlu tutulduğu sektörler her geçen gün daha da çeşitlenmektedir. E-Faturaya geçiş zorunluğu çeşitli işletmelerin yıllk ciro limitlerine göre belirlenirken, isteyen her işletme herhangi bir şart aranmaksızın e-fatura mükellefi olabilir.

e-Fatura programına başvuru yapmak için, ilk olarak GİB e-fatura portal sistemine kayıt işlemlerinizi yaptırmanız ve e-fatura aktivasyon adımlarını tamamlamanız gerekir. Peki e-faturaya geçiş ve aktivasyon süreci adımları nelerdir?

• Tüzel kişiler, e-fatura uygulamasına erişim sağlayabilmek için Kamu Sertifikasyon Merkezinden (KAMUSM) mali mühür almalıdırlar. Tubitak tarafından tüzel şirket sahiplerine gönderilen bu USB kurumsal  imza olarak değerlendirilir ve başvuru esnasında bilgisayarınıza takılı olmalıdır.  Başvuru esnasında mali mührün bulunduğu USB, bilgisayara takılı ve çalışır vaziyette olmalıdır.
• Şahıs şirketi sahipleri, e-fatura başvurusu için yapacakları başvuruda e-imza kullanmalıdırlar. E-İmza nasıl alınır, hangi yol izlenmelidir ve e-İmza ile ayrıntılı bilgiyi E-imza nedir? Nasıl Alınır adlı blog yazımızdan öğrenebilirsiniz. Aktivasyon için gerekli olan teknik ayrıntıların tamamlanmasının ardından, e-fatura sistemi için gereken işletim sisteminin uygunluğu kontrol ederek tarafınıza gönderilen yönergeyi dikkatlice uygulamalısınız.
• Mali Mühür ya da e-İmza edinme işlemini tamamladıktan sonra efatura.gov.tr bağlantısına gidilerek sol alt ksımda yer alan ''BAŞVURU panelinden, e-Fatura Uygulamasına Başvuruda Bulunmak İçin Tıklayınız.'' seçeneğine gidilir.

• Daha hızlı bir seçenek olarak özel entegratör ile e-fatura mükellefi olabilirsiniz. KolayBi' ile 10 dakika içerisinde e-fatura sistemine geçiş yapabilir üstelik 14 gün ücretsiz deneyerek faturalama süreçlerinizi dijitalleştirebilirsiniz.

e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki farklar nelerdir?

E-Arşiv faturası da tıpkı e-Fatura gibi elektronik ortamda düzenlenen ve gönderilen bir uygulamadır. E-Fatura, yalnızca e-Fatura kullanıcısı olan işletmelere gönderilebilir. Görsel olarak e-Fatura ve e-Arşiv faturası arasında belirgin farklar yoktur fakat kapsamları ve süreçleri açısından birbirinden farklıdır. E-Fatura ve e-arşiv fatura arasındaki temel farklar aşağıdaki gibidir:

• E-Fatura yalnızca e-fatura mükelleflerine gönderilirken; e-arşiv, e-fatura kullanıcı olmayan firmalara ve hatta son kullanıcı olan müşterilere gönderilebilmektedir.
• e-Arşiv Fatura, kağıt çıktı alınarak ya da e-posta yoluyla alıcısına gönderilirken, e-Fatura Gelir İdaresi sistemi üzerinden uçta uca şifreli şekilde doğrudan e-fatura kullanıcısına iletilir.
• e-Arşiv Fatura mali mühür ve zaman damgası kullanılarak onaylanır. Sistemde 6 ay süre ile saklanırken, e-Fatura mali mühürle imzalanır ve zaman damgası kullanılmaz. E-Fatura yasal olanaklar dahilinde 10 yıl süreyle sistemde saklanır.
• e-Arşiv Fatura 2Bin 5Bin TL ve üzeri fatura kesen firmalar için zorunluyken, e-Fatura; 2022 yılı ve sonrası 500 Bin TL ve üzeri olan turizm işletmelerine, oto alım-satım ve kiralama firmalarına, e-ticaret satıcılarına ve emlak gayrimenkul işi yapan işletmelere zorunludur. Bunun dışında kalan ve 2022 ve sonrası yıllık cirosu 3 Milyon TL ve üzeri satış yapan firmalara e-fatura kullanım zorunluluğu getirilmiştir.
• E-Arşivde format zorunluluğu yokken, e-faturada UBL-TR format zorunluluğu vardır.

e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki farkları ele adlığımız 10 soruda e-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki farklar adlı blog içeriğimiz ile konu hakkında daha detaylıca bilgi edinebilirsiniz.

e-Fatura Mükellefi Kimlerdir?

Gelir idaresi Başkanlığınca belirlenen kanun, prosedür ve şartları sağlayan tüm e-fatura kullanıcılarına, e-fatura mükellefi denmektedir.

Teknolojik gelişmelerle birlikte oldukça yaygınlaşan ve kullanıcılarına büyük kolaylık sağlayan e-fatura sistemi, bazı sektörlerde ve iş kollarında mecburi hale getirilmiştir. Zorunlu geçiş yapması gereken mükelleflerin yanı sıra dileyen her işletme belirli şartları yerine getirerek e-fatura sistemine dahil olabilir.

Konu ile alakalı blog içeriğimiz: e-Fatura mükellefi ne demek? e-Fatura mükellef sorgulama nedir?

Zorunlu olarak e-fatura mükellefi olması gereken işletmeler hangileridir?

İçeriğimizin önceki bölümlerinde bahsettiğimiz üzere, dileyen her işletme e-fatura sistemine kendi rızası ile dahil olabilir. Ancak bazı sektörlerde de e-fatura kullanım zorunluluğu bulunmaktadır.  

E- ticaret ile uğraşan vergi mükellefleri için 2020 ve 2021 yılında 1 milyon TL, 2022 veya onu takip eden hesap dönemleri için ise 500 bin TL ve üzerindeki brüt satış hasılatı şartı ile e-fatura kullanım zorunluluğu oluşturulmuştur.

Emlak & Gayrimenkul sektörü ve tüm motorlu taşıtların; alım, satım, kiralama ve işleri ile uğraşan meslek gruplarının ; 2020 ve 2021 yıllarında 1 milyon TL, 2022 ve takip eden dönemler için ise 500 bin TL ve 500 bin TL’yi aşan brüt satışlarında yine e–fatura kesme zorunluluğu bulunmaktadır.

Konaklama hizmetleri sunan turizm işletmelerden de e-fatura kullanımı istenmektedir.

Ayrıca 2021 cirosu 4 milyon TL’yi aşan tüm işletmeler için de e -fatura sistemine dahil olma zorunluluğu getirilmiştir. 2022 yılı için ise bu rakam 3 milyon TL'ye düşürülmüştür.

Zorunluluk kapsamında e-faturaya geçiş yapan şahıs ve işletmelerin, e-defter sistemine geçmeleri zorunludur.

E-Fatura Nasıl Kesilir?

Gerekli başvuru süreçleri, mali mühür ve e-imza teminlerini gerçekleştirdikten sonra, işletmeniz adına e-fatura kesmek isterseniz, bunun için üç seçeneğiniz bulunmaktadır.

Bunlar;

1) Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB Portal)

Dilerseniz Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB Portal) sistemi üzerinden giriş yaparak, gerekli alanları işaretledikten sonra e-faturalarınızı oluşturabilirsiniz. GİB Portal üzerinden kesilen faturalar, aylık 500 adet ile sınırlıdır ve sistemde 6 ay süre ile saklanmaktadır. GİB Portal üzerinden e-fatura kesmek genellikle küçük işletmelerin tercih ettiği bir yöntem olarak karışımıza çıkmaktadır.

2) Entegrasyon Yöntemi

e-Fatura hizmetlerini kendi bünyesinde geliştirdiği uygulama ve yazılımlarla gerçeklştirmek isteyen firmaların kullandığı yöntemdir. Kendi e-Fatura yazılımlarını kullanarak fatura kesmek isteyen işletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan onay almak zorundadırlar. Bu seçenek oldukça maliyetli ve iş yükü olan bir tercih olarak kabul edilmektedir.

3) Özel Entegratör Sistemi

e-Fatura süreçlerini GİB Portal ile gerçekleştirmek yerine GİB Onaylı özel entegratörlerle faturalarınızı oluşturabilirsiniz. Özellikle çok sayıda fatura kesen işletmeler için avantajlı bir yöntem olan özel entegratör seçeneği ile, sınırsız e-fatura kesebilirken, kestiğiniz faturaları 10 yıl boyunca sistemde saklayabilirsiniz.

e-Fatura ile alakalı sıkça sorulan sorular

e-Fatura mükellefine e-arşiv kesebilir miyim?

Vergi Usul Kanununa göre, e-fatura mükellefi olan bir işletmeye yine e-fatura düzenlemekle mükelleftir. Ancak, e-fatura mükellefi olmayan bir işletme/şahıs e-fatura mükellefi olan işlletme/şahsa e-arşiv fatura düzenleyebilmektedir.

e-Arşiv Fatura ve e-Fatura arsındaki temel fark nedir?

e-Faturalar, e-fatura mükellefileri için düzenlenirken; e-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan kurum ve şahıslar adına düzenlenmektedir.

e-Fatura mükellef sorgulama işlemi nasıl yapılır?

Size ulaşan bir e-faturanın ya da adınıza düzenlenmiş bir e-arşiv faturanın bir e-fatura mükellefi tarafından hazırlanıp hazırlanmadığını merak ediyorsanuz efatura.gov.tr adresinden, vergi kimlik numarası ya da Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasını sorgulatarak mükellef sorgulama işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

e-Fatura sistemine nasıl kayıt olabilirim?

e-Fatura başvuru işlemini şu şekilde sıralayabiliriz; mali mührün temin edilmesi, başvuru formunun doldurulması, GİB üzerinden başvuru yapılması ve gerekli işlemlerin ardından gerçekleşen hesap aktivasyonu. Bu işlemleri KolayBi’ aracılılığıyla kolay bir şekilde gerçekleştirmek için e-fatura çözümlerimizden yararlanabilir ve bizden yardım alabilirsiniz.

e-Fatura doğrulaması nasıl yapılır?

İletilen e-faturanın XML imzalarının doğru olup olmadığının kontrolüne e-fatura doğrulaması denmektedir. Yapılan doğrulamada ''Mali Mühür Doğrulandı'' ise işlem geçerli sayılırken, ''Mali Mühür Geçersiz'' uyarısı ise işlemin gerçekleştirilmediğini gösterir

‍
KolayBi’ ile XML üzerinden fatura sorgularınızı gerçekleştirebilirsiniz. XML, faturanın geçerli halinin GİB üzerinden sorunsuz bir şekilde geçmesi olarak açıklanabilir. Bu görüntüleme programıyla faturanın sorunsuz ve usullerine uygun bir şekilde kesilip kesilmediği pratik bir şekilde tespit edilmektedir.

e-Fatura nasıl iptal edilir?

Gönderilen e-faturayı iptal etmek için efatura.gov.tr adresinden ''Fatura İptal'' bağlantısına tıklayınız. Fatura bilgileriniz, ödenecek tutar, kart bilgisini girdikten sonra “talep oluştur” seçeneğine tıklayınız.

Bundan sonra sistem bilgilerinize erişip, fatura iptal sürecini başlatılmaktadır. Fatura iptalinin gerçekleşebilmesi için, gönderilen e-fatura iptaline onay vermesi gerekmektedir. Fatura iptal süresi, fatura kesim tarihinden itibaren 7 gündür.

Konu ile alakalı içerik: e-Fatura Nasıl İptal Edilir? E-Fatura İptal Portalı Kullanımı

‍e-Fatura kimlere zorunlu?

2021 yılı 4 milyon TL gelir elde eden tüm işletmeler için e-fatura sistemine dahil olma zorunluluğu getirilmiştir. 2022 yılı için ise bu ciro haddi 3 milyon TL'ye düşürülmüştür. Bunun haricinde; 2022 ve sonrası dönemler için 500 bin TL ve üzeri gelir elde eden: Emlak & gayrimenkul, oto alım satım ve kiralama, otel ve turizm işletmeleri ve e-ticaret pazaryeri satcılarına e-fatura kullanımı zorunlu tutulmuştur. Zorunlu olarak e-fatura sistemine geçen kişilerin, e-defter sistemine geçiş yapmaları zorunludur.

Geriye dönük e-fatura kesebilr miyim?

Vergi Usul Kanunu uyarınca geriye dönük düzenlenecek faturanın, gönderilen malın teslim tarihinden itibaren 7 günlük bir süresi vardır. Eğer bu süre aşılmışsa ve fatura düzenlenmemişse, fatura tutarının %10'u tutarında cezai hüküm uygulanmaktadır.

‍

‍

e-Fatura mükellefi olmanın KolayBi' yolu var!

Yenilikçi ve pratik e-fatura çözümleri sunan KolayBi' ile 10 dakikada e-Fatura mükellefi olun. E-Faturaya geçiş sürecinizde destek ekibimizden yardım alabilir, çok kısa süre içerisinde e-fatura kullanmaya başlayabilirsiniz. KolayBi’ ile dakikalar içerisinde e-fatura mükellefi olmak için uzmanlarımızdan destek alabilirsiniz. En uygun fiyatla, yerinizden kalkmadan e-faturaya geçmenin KolayBi’ Yolu Var!

KolayBi' ile bütün faturalama süreçlerinizi, internet bağlantısı olan her yerden, ister mobil cihazlarınızdan isterseniz bilgisayardan dilediğiniz zaman gerçekleştirebilirsiniz. KolayBi' ile dakikalar içinde e-fatura mükellefi olabilir, e-Fatura kesebilirsiniz.

Üstelik KolayBi' ile e-Fatura mükellefi olmanız halinde, GİB Portal e-fatura başvuru işlemlerine gerek kalmadan kolayca e-fatura oluşturabilirsiniz. KolayBi' Ön Muhasebe ve Finans Uygulamasını 14 gün ücretsiz kullanabilir ve kazandığınız hediye kontörler ile e-fatura oluşturabilirsiniz.,

‍

Bu içeriklerimiz de ilginizi çekebilir:

• İade Faturası Nedir? Nasıl Kesilir? 

• 10 Soruda e-Arşiv ve e-Fatura Arasındaki Farklar

• Serbest bölgeye e-Fatura Nasıl Kesilir?